推動線上報銷的實踐與思考

王潤潔

隨著經(jīng)濟(jì)市場的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭愈發(fā)激烈，已經(jīng)拓展到全方位的競爭。對于企業(yè)而言，開源節(jié)流更是管理領(lǐng)域中重要的基本功，費用控制則是最為關(guān)注領(lǐng)域。報銷是費用控制中頻率最高的工作，對報銷制度的合理規(guī)劃也是實現(xiàn)費用控制的一個重要方面，尤其是涉及每位員工的報銷流程。傳統(tǒng)報銷工作周期較長，審批流程冗長，手工操作的局限性、是否預(yù)算外支出無法簡潔明了地展現(xiàn)，這些都難以滿足企業(yè)財務(wù)管理的發(fā)展需求，在這種手工報銷模式下，費用控制儼然無法有效實施，要想有所作為，必須在模式上尋求新的突破。

因此，為解決日益突出的財務(wù)報銷問題，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)線下報銷缺陷與不足，通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)財務(wù)管理的科學(xué)性，同時能夠不斷強(qiáng)化財務(wù)管理中的風(fēng)險防范。

1.S公司報銷模式的演變

S公司是一家主營施工監(jiān)理服務(wù)的公司，主要特點為工地項目分散，員工大多分布在國內(nèi)外各地且員工年齡普遍偏大，半數(shù)為經(jīng)驗豐富的現(xiàn)場管理人員。以往S公司傳統(tǒng)報銷模式流程為報銷人員手工填寫報銷單據(jù)，通過郵寄方式將未簽字報銷單給到相關(guān)后勤人員，由后勤人員完成相關(guān)審批手續(xù)，最后由后勤人員將相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字后的匯總報銷單或差旅單、相關(guān)發(fā)票、明細(xì)單等材料交給財務(wù)專管員審核，整個流程約需要5-7個工作日。但隨著公司近年來業(yè)務(wù)量的不斷增大，由于提供材料的不完整或簽字不合格等現(xiàn)象而導(dǎo)致的報銷失敗，報銷人員反復(fù)郵寄報銷材料，這也容易引起報銷人員對財務(wù)審核工作的不滿，財務(wù)審核供給與報銷需求發(fā)生嚴(yán)重的供需不平。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，財務(wù)也逐漸實現(xiàn)信息化和智能化，S公司財務(wù)部門也開始推行網(wǎng)上報銷模式。在此模式下，報銷人員登錄財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)，選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)類型，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化表單內(nèi)容填寫項目編碼、金額、票據(jù)張數(shù)等信息，再把相應(yīng)的原始票據(jù)掃描上傳至該系統(tǒng)，再提交這些單據(jù)至項目負(fù)責(zé)人，項目負(fù)責(zé)人可在網(wǎng)上或者手機(jī)端上審批，后期的財務(wù)專管員初審以及財務(wù)負(fù)責(zé)人和相關(guān)公司管理層簽字審批均在網(wǎng)上或者手機(jī)上完成;待審批程序完成，報銷人員打印出網(wǎng)上報銷單，將紙質(zhì)票據(jù)和網(wǎng)上報銷單投遞至財務(wù)部門的投遞箱，財務(wù)專管員根據(jù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的審批結(jié)果復(fù)審報銷單，隨后完成人工完成制單、記賬及付款工作。對于有問題的業(yè)務(wù)，直接可以通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與報銷人員進(jìn)行溝通，通知對方進(jìn)行相關(guān)更改或完善，從而實現(xiàn)了“程序多走路，人員少走路”的新模式。每一個合理的報銷單據(jù)都可以按相應(yīng)審批類型在標(biāo)準(zhǔn)化的流程中自動流轉(zhuǎn)，員工不再為找不到領(lǐng)導(dǎo)簽字犯愁，還可實時查看單據(jù)審批狀態(tài)，越權(quán)審批的現(xiàn)象也徹底得到杜絕。

網(wǎng)上報銷可以大幅提高所有員工工作效率。網(wǎng)上報銷模式突破了手工報銷的時空局限，不管身處何地，只要能夠上網(wǎng)就可以提交、審批和審核單據(jù)，員工拿著報銷單到處找領(lǐng)導(dǎo)簽字的情景不再出現(xiàn)，只需要在系統(tǒng)提交單據(jù)，即使出差外地，領(lǐng)導(dǎo)也可以及時審批，從而大大縮短了報銷周期，員工的效率和滿意度自然也可以得到提高。

2.S公司推行網(wǎng)上報銷存在的問題

看上去有利于所有人的網(wǎng)上報銷，在實踐中遇到一定的阻力，給財務(wù)人員提出了新的問題。

2.1員工配合度低

在網(wǎng)上報銷模式下，報銷人員需要通過工號和密碼登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)后，自行填制報銷單，這需要報銷人員有一定的財務(wù)知識，也就意味著報銷人員需要花費時間和精力去認(rèn)真學(xué)習(xí)財務(wù)文件，并且能夠熟練使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，嚴(yán)格按照費用報銷的具體內(nèi)容與具體項目精準(zhǔn)填報，這尤其對于年長員工來說增加了難度，因此積極性不高。

2.2網(wǎng)絡(luò)安全問題

使用網(wǎng)上報銷模式，網(wǎng)絡(luò)信息安全顯得格外重要，這意味著對企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。面對層出不窮的網(wǎng)上病毒和黑客攻擊等行為，公司需要配備具有極強(qiáng)系統(tǒng)安全能力的系統(tǒng)人員，以及對所涉及的電腦進(jìn)行安全監(jiān)控，建立網(wǎng)絡(luò)信息安全預(yù)警機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。對網(wǎng)絡(luò)安全的重視和資源支持仍需要一個過程。

3.推動網(wǎng)上報銷的實踐

3.1工地設(shè)立兼職報賬人員

以項目為單位設(shè)立一名兼職財務(wù)專管員，負(fù)責(zé)協(xié)助項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行財務(wù)政策宣傳、預(yù)算編制、財務(wù)分析和項目費用的報銷、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。這樣由人人參與改成關(guān)鍵節(jié)點參與，兼職財務(wù)專管員也起到了橋梁作用。

3.2網(wǎng)上報銷的通過率納入考核

將網(wǎng)上報銷填報表單的準(zhǔn)確率、發(fā)票的合規(guī)性、報銷單的退回率作為績效考核目標(biāo)，按季度或者半年度或年度進(jìn)行統(tǒng)計，同時由財務(wù)專管員進(jìn)行橫向?qū)Ρ龋ㄟ^率最高的項目可考慮績效考核獎勵或指標(biāo)達(dá)成獎勵等以資鼓勵，從制度上提升線上報銷的質(zhì)量及推動多方的重視。

3.3功能需求建設(shè)更合理化，增設(shè)多元化表單

財務(wù)專管員協(xié)同網(wǎng)上報銷系統(tǒng)開發(fā)人員對報銷員工進(jìn)行深入調(diào)研，從原本單一標(biāo)準(zhǔn)化、強(qiáng)控設(shè)置多的表單改進(jìn)為多元化表單。例如差旅費表單，只需填寫出發(fā)時間、地點、回程時間等基礎(chǔ)信息，差旅補(bǔ)貼、住宿費、交通工具等標(biāo)準(zhǔn)會自動計算，不用員工查詢相關(guān)財務(wù)政策。再例如費用借支單，借支金額與授權(quán)權(quán)限直接掛鉤，總是有員工臨了到了財務(wù)審核環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)借支金額過大，授權(quán)權(quán)限不足以支撐完成報銷，延長了報銷周期。越是以員工為主的改變越是受到歡迎。

3.4優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

為保證報銷系統(tǒng)安全性的同時不影響員工使用，在系統(tǒng)中建立權(quán)限控制、信息加密等安全措施。同時加強(qiáng)備份工作，確保數(shù)據(jù)的安全性。

4.S公司網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對財務(wù)管理工作的影響

4.1轉(zhuǎn)變管理模式

網(wǎng)上報銷促使財務(wù)管理由粗放逐步轉(zhuǎn)向集約。提高了會計核算的效率和質(zhì)量，使會計業(yè)務(wù)處理實現(xiàn)了“人機(jī)”結(jié)合。原有手工式的管理模式已不能滿足財務(wù)的需求，財務(wù)管理中必須充分利用信息技術(shù)手段，向智能型管理方式轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的記賬功能向支持型和智能型轉(zhuǎn)變。網(wǎng)上報銷是轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)工作，隨之進(jìn)一步推動會計核算、資產(chǎn)管理等的自動化工作。隨著管理模式的轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的管理思維也發(fā)生潛移默化的變化，讓所有人員意識到信息化的趨勢和帶來的高效率，起到了統(tǒng)一思想的作用。

4.2在崗位職能與檔案基礎(chǔ)工作方面的改進(jìn)

以往會計工作全部依賴于手工操作，造成會計業(yè)務(wù)處理效率低，差錯率高。網(wǎng)上報銷把財務(wù)專管員從繁重的手工算賬、結(jié)賬的工作中解放出來，能夠有更多的時間和精力對企業(yè)財務(wù)分析、預(yù)算管理等管理工作。

直接受影響的還有財務(wù)檔案管理工作，財務(wù)檔案的安全、完整事關(guān)重大，直接體現(xiàn)著財務(wù)部門的管理水平和服務(wù)理念。啟用A4版式票據(jù)粘貼單等財務(wù)表單，停止使用原非A4版式票據(jù)粘貼單等財務(wù)表單。減少了因版式不符造成的原始單據(jù)的折疊，節(jié)省了員工粘貼原始單據(jù)時間。

4.3為深度推進(jìn)信息化奠定了基礎(chǔ)

建立在網(wǎng)上報銷成功推行基礎(chǔ)上，公司將加大對信息系統(tǒng)集成的研究和開發(fā)應(yīng)用，加快推進(jìn)與OA、NC、預(yù)算系統(tǒng)的整合，保證企業(yè)及時、準(zhǔn)確地跨職能部門與組織邊界實現(xiàn)企業(yè)資源和信息的最優(yōu)配置，達(dá)成數(shù)據(jù)信息一體化，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，更是讓數(shù)據(jù)信息發(fā)揮應(yīng)有的價值。

4.4 財務(wù)人員專業(yè)能力的培養(yǎng)

財務(wù)已經(jīng)成了受信息化影響變化最大的一個職業(yè)，也是推動信息化最合適的崗位，所以加強(qiáng)對會計信息化復(fù)合型人才隊伍的培養(yǎng)，對現(xiàn)有崗位財務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)以提高其信息化技能。同時對財務(wù)軟件開發(fā)人員進(jìn)行會計知識培訓(xùn)，開展如稅法、財務(wù)會計知識、審計知識等方面的培訓(xùn)，以滿足企業(yè)對會計信息化的要求。

5.網(wǎng)上報銷的進(jìn)一步改進(jìn)

相比實行網(wǎng)上報銷之前的傳統(tǒng)報銷方式，現(xiàn)階段的半自動化網(wǎng)報方式節(jié)省了報銷人員等待審批時間、反復(fù)郵寄時間、提升了財務(wù)報銷效率、突破了手動查看預(yù)算控制支出的局限、可以生成各類財務(wù)管理報告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。在此基礎(chǔ)上將推動幾個重要環(huán)節(jié)。

首先是電子發(fā)票的識別與管理，尤其是解決存在的重復(fù)報銷風(fēng)險;其次是紙質(zhì)報銷資料的處理流程，容易受報銷人員所在時間、空間的影響而無法做到實時化和高效化;再次是標(biāo)準(zhǔn)化表單的設(shè)計通常只能滿足大多數(shù)情況，需要考慮對特殊情況的容納;最后是需要實現(xiàn)系統(tǒng)的全方位對接預(yù)算系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、資金管理等系統(tǒng)，達(dá)到信息互聯(lián)互通。例如與集團(tuán)商旅管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，為了提升出差效率，降低差旅成本，由專業(yè)商旅管理服務(wù)公司訂票、訂酒店等，在不影響業(yè)務(wù)辦理情況下優(yōu)化差旅路線。