淺析檔案規范管理可行措施

肖亮

【摘要】隨著我國城鎮化進程不斷加快及經濟快速發展，各地人才政策的變化，我國各地區人才流動日趨頻繁，人事檔案信息的多樣性、復雜性、變化性不斷增強，給人事檔案的規范化管理提出了嚴峻的挑戰。作為對一項系統性要求高、特殊性強的工作，人事檔案管理已經超越了傳統的收集、保管、利用等職能，人才興國戰略的實施對于人事檔案規范化管理機制建設提出了更高的要求。本文從人事檔案管理規范化的必要性出發，探索加強人事檔案規范化管理的有效對策。

【關鍵詞】檔案;規范管理;人事;可行措施

前言：近年來，隨著我國人才興國戰略的深入實施，以及各層級、領域人才流動的日益頻繁，我國人事檔案管理改革的必要性日趨凸顯。目前，我國人事檔案管理還存在著機制落后、規范化程度、質量差等問題，隨著社會經濟發展及公眾思想觀念的變化，人事檔案管理工作重要性更加突出。尤其是信息大爆炸的時代背景下，如何更好地保護、使用人事檔案信息，成為社會廣泛關注的課題。

一、人事檔案規范化管理的必要性

人事檔案的規范化管理必要性主要表現在以下幾個方面。

一是對于公民個體而言，人事檔案信息包含了其個人自身的成長、學習、教育、工作、獎懲、勞動信息，同時，也記錄了其與社會發展之間的關系，人事檔案信息能夠較為客觀地對個體進行分析、評價，通過規范化的管理，才能更加全面地、系統地展現人才特征，保護個體信息與隱私權。

二是對于社會發展而言，人才的檔案信息不僅是考察、使用人才的重要參考，同時為國家制定相關政策、制度提供了必不可少的依據，通過人事檔案規范化管理，才能保障相關信息的有效性、真實性，為社會人才的充分應用奠定堅實的基礎。

二、人事檔案管理規范化機制建設策略

1.建立健全規范化管理制度

目前，我國關于人事檔案規范化管理的相關法律法規雖然陸續出臺，但是存在重宏觀規劃輕細化指導，在規范化管理的具體操作性上較弱，為此，國家及各地應針對人事檔案規范化管理的主體、職責、隊伍、環境建設等，形成更加細致、全面的標準，通過標準化、規范化的制度，為人事檔案的規范化管理提供充分依據。同時，人事檔案管理部門，也應結合自身實際，建立更加全面、科學的管理制度，包括職責范圍、人員配置、獎懲制度等，在人事檔案的收集、保護、利用、信息化、數字化等各個環節完善相關制度，使各個層面都能有相應的制度依據，保障規范化管理機制有序運行。

2.充分利用現代化信息技術

一是結合當前移動互聯網的迅猛發展，建立更加高效的移動服務平臺，包括移動閱讀、推送、檢索、導航、應用等服務，使用戶能夠突破時空地界限，及時地檢索應獲得相關的數字人事檔案資源，同時，建立與個體、單位用戶的聯系，形成更加精準、智能化的推送服務，增強用戶與人事檔案信息資源的黏性，進而為用戶認識并利用相關人事檔案提供便捷的通道。

二是利用大數據及時將公共的人事檔案信息資源與公共服務與發展形成更加緊密的聯系，充分挖掘公共人事檔案信息資源的價值，人事檔案管理部門在提升相關數據信息的開放度的同時，也應該針對人事檔案信息資源的類型，為政府制定相關政策、構建公共服務體系提供更加全面、準確的數據支持。如在建設公共服務設施時，可引入相關的歷史數據及公共調查結果，建立相關模型，為政府公共服務設施選址、模式構建以及服務效果評價等提供依據，確保公共資源能夠得到最大程度的應用。

三是充分利用“互聯網 + 人事檔案”的創新模式，為用戶提供更具個性化的人事檔案信息服務。人事檔案管理部門應結合自身的館藏實際，明確自身服務對象的特點及需求，并提供層次化、個性化的檢索及應用服務，包括人事檔案的類型、展現方式、推送內容、引導策略等，使不同需求的用戶能夠在最短的時間里找到自己需要的人事檔案信息，“互聯網+人事檔案”促進了“以用戶為中心”的服務理念的形成，通過個性化的服務，使人事檔案信息資源類型更加細化、專業，在推動人事檔案信息高效傳輸的同時，也能夠進一步優化用戶體驗。

3.加強人事檔案管理資源整合

一方面，人事檔案管理部門應在遵循工作準則、紀律的基礎上，加強相關的人事檔案組織之間的聯系，促進人事檔案信息的共享。我國目前的人事檔案管理采取分級制，但是由于不同地區的人事檔案管理差異較大，公眾在檢索自身人事檔案時，可能存在查閱受阻的問題，為此，“互聯網 + 人事檔案”環境下，人事檔案管理部門可以利用互聯網，增強不同地區、人事檔案管理部門之間的聯系，促進異地、館際之間人事檔案資源的共享，進而為公眾提供更加高效、全面的人事檔案查閱及利用服務。

另一方面，現代社會不同類型、形式的人事檔案信息層出不窮，僅僅憑借人事檔案管理部門自身的力量，不可能完成人事檔案信息資源建設。在此情形下，人事檔案管理部門可以充分引入互聯網思維及運作模式，主動引入社會的人事檔案信息資源，如與行管的行政部門合作，或者增強與公眾的聯系，使人事檔案管理部門更加積極地引入社會中更多的人事檔案資源力量，拓寬自身的信息資源整合渠道，不斷充實自身的信息資源庫 ， 在此基礎上，進一步創新人事檔案管理服務運作模式，包括加強與不同部門之間的合作、推進個性化服務、增強移動服務等。

三、結語

綜上所述，人事檔案規范化管理是現代社會實現人才發展需求、推動人才興國戰略實施的重要基礎，目前，我國人事檔案管理還存在著過于隨意、制度建設落后等問題，嚴重影響了人事檔案信息的充分利用。本文認為，國家及相關部門應盡快完善相關制度，使人事檔案規范化管理有法可依，同時人事檔案管理部門應充分利用互聯網信息技術，加大對硬軟件的投入，強化認識檔案信息的利用價值。

參考文獻：

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