探討機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

周玉興

摘要：機(jī)關(guān)行政事務(wù)任務(wù)多、內(nèi)容雜，要求高，服務(wù)性強(qiáng)，要做好機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理，必須 注重效率，提升質(zhì)量，才能保證機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有序運(yùn)轉(zhuǎn)。然而，隨著時(shí)代發(fā)展，機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理中面臨的問(wèn)題不斷出現(xiàn)，管理中暴露不少問(wèn)題，對(duì)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理運(yùn)作造成很大影響。為此，本文分析了機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出了改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理;精準(zhǔn)服務(wù);管理效率

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，組織面臨的內(nèi)外事務(wù)更加復(fù)雜，從而增加了機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作難度，對(duì)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理人員的要求不斷提高，需要相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升素質(zhì) ，轉(zhuǎn)型管理觀念，改進(jìn)服務(wù)方式，保證機(jī)關(guān)行政事務(wù)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。然而，只從人員素質(zhì)的角度改善還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，必須結(jié)合機(jī)關(guān)實(shí)際，做好機(jī)構(gòu)優(yōu)化配置，制定好崗位職責(zé)，做好人力資源融整合，加強(qiáng)部門團(tuán)結(jié)協(xié)作，推動(dòng)服務(wù)型機(jī)關(guān)建設(shè)，促進(jìn)機(jī)關(guān)服務(wù)效率得以提升。

一、機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理中存在的主要問(wèn)題

機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作性質(zhì)比較特殊，工作任務(wù)多，管理內(nèi)容雜，以事務(wù)性和服務(wù)性工作事項(xiàng)為主，主要是進(jìn)行上傳下達(dá)和做好協(xié)調(diào)工作。然而，在改革情況下，受機(jī)構(gòu)編制、職責(zé)權(quán)限、人員素質(zhì)等多方面因素影響，一部分機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下，內(nèi)部運(yùn)行不暢，對(duì)機(jī)關(guān)形象造成很大影響。綜合分析，機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理中主要存在如下問(wèn)題：

1. 機(jī)構(gòu)配置不科學(xué)

機(jī)關(guān)行政事務(wù)事項(xiàng)多、范圍廣、涉及內(nèi)容比較雜，管理難度大。主要是一些事務(wù)雖然交由機(jī)關(guān)行政部門辦理，而實(shí)際上本部門只是負(fù)責(zé)傳達(dá)作用，需要由其他科室、部門具體承辦、落實(shí)，而對(duì)外、外上卻需要機(jī)關(guān)行政去做好解釋工作，進(jìn)行內(nèi)外協(xié)調(diào)。然而，在機(jī)構(gòu)改革中，一些組織的機(jī)關(guān)行政職能比較弱化，機(jī)構(gòu)配置不科學(xué)，運(yùn)行機(jī)制不完善，管理權(quán)限小，難以有效完成協(xié)調(diào)服務(wù)工作。在現(xiàn)階段的實(shí)際情況中，有的組織不重視行政事務(wù)工作，機(jī)構(gòu)內(nèi)部職責(zé)不分，機(jī)關(guān)行政職能未落實(shí)，工作職責(zé)與工作內(nèi)容比較模糊，從而影響著工作效率提升。

2. 管理流程不完善

在一部分組織中，機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作沒(méi)有理順，機(jī)關(guān)行政規(guī)章制度不健全，管理流程不完善，工作執(zhí)行中依據(jù)不足，出現(xiàn)事務(wù)性工作都不愿意負(fù)責(zé)，工作上踢皮球，相互推諉等。從機(jī)關(guān)行政的職能上看，它是組織的運(yùn)行中樞，職能多、責(zé)任大，在組織各部門中具有較高的權(quán)威性，如可代表行政負(fù)責(zé)人“發(fā)號(hào)司令”，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖，然而，這需要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，在組織中要進(jìn)一步明確管理事項(xiàng)，厘清職責(zé)，得到內(nèi)部各部門認(rèn)可，發(fā)揮溝通紐帶作用。然而，在實(shí)際管理活動(dòng)中，部分組織的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)機(jī)關(guān)行政工作不很重視，行政事務(wù)處于維持狀態(tài)，對(duì)行政事務(wù)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致機(jī)關(guān)行政在組織中的權(quán)威受到影響，從而不利于行政事務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。有的組織在機(jī)關(guān)行政管理流程不清晰，事務(wù)管理運(yùn)行雜亂無(wú)章，一部分事務(wù)幾天工作在此受阻，行政事務(wù)管理陷入困境，影響著單位業(yè)務(wù)進(jìn)一步發(fā)展。

3 .人員配備不合理

出于精簡(jiǎn)的需工，一些組織中機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理人員減少了，而相應(yīng)的工作任務(wù)沒(méi)有調(diào)整，反而增加了，增加了機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作量，這對(duì)工作人員極大壓力。有的機(jī)關(guān)行政與其他科室、部門合并，職能雜亂，由于編制緊張，受編制限制，工作人員較少，出現(xiàn)一人多崗位，一人多職，責(zé)任模糊。由于事無(wú)巨細(xì)，工作繁瑣，一部分工作人員疲于勞作，而又感覺(jué)無(wú)績(jī)可表。有的組織在人員不足的情況下，從其他科室抽調(diào)人員進(jìn)入機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理崗位，有的人對(duì)行政事務(wù)處理流程不熟，又沒(méi)有受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，在事務(wù)處理中顧此失彼，工作難以跟上節(jié)奏，造成差錯(cuò)時(shí)有發(fā)生，管理與服務(wù)效率大打折扣，難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

二、完善機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理的具體對(duì)策

1. 優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置，完善機(jī)構(gòu)職能

在改革背景下，各個(gè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)必須保持精簡(jiǎn)高效，有利于工作效率提升。各個(gè)單位必須根據(jù)各自實(shí)際，結(jié)合改革總體目標(biāo)，對(duì)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能進(jìn)行重新優(yōu)化。 一是機(jī)關(guān)行政機(jī)構(gòu)力量必須加強(qiáng)，不能削弱。將與行政事務(wù)有關(guān)的事項(xiàng)統(tǒng)一歸集到行政事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，保持職能的統(tǒng)一性，增強(qiáng)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理的調(diào)控能力。二是要明確行政事務(wù)管理機(jī)構(gòu)的權(quán)責(zé)。

要做好行政事務(wù)管理機(jī)構(gòu)的責(zé)任分工，進(jìn)行職能定位，從而保證機(jī)構(gòu)運(yùn)行職責(zé)清晰，工作內(nèi)容明確，減少工作中部門間扯皮現(xiàn)象發(fā)生，保證機(jī)關(guān)運(yùn)往的整體性。三是強(qiáng)化行政事務(wù)管理機(jī)構(gòu)的綜合協(xié)調(diào)功能。行政事務(wù)管理機(jī)構(gòu)是機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，要發(fā)揮其職能作用，就要賦予其更多的“權(quán)限”，強(qiáng)化其綜合協(xié)調(diào)功能，在一些具體的事務(wù)性業(yè)務(wù)中，由其負(fù)責(zé)牽頭，協(xié)調(diào)內(nèi)部各科室、各部門進(jìn)行參與，完成相關(guān)工作，達(dá)到提速增效目標(biāo)。

2. 明確職責(zé)權(quán)限，精簡(jiǎn)優(yōu)化管理流程

要保證機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有序運(yùn)行，必須建章立制，統(tǒng)一流程，規(guī)范行政事務(wù)管理，推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)有序完成。為此，必須抓好如下幾個(gè)方面的工作：一是做好制度建設(shè)。要根據(jù)單位實(shí)際與行政事務(wù)管理的要求，構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)事務(wù)管理制度，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)行有章可行，有據(jù)可依。一方面，要針對(duì)行政事務(wù)管理機(jī)構(gòu)自身建立內(nèi)部業(yè)務(wù)運(yùn)行規(guī)范，保障機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范運(yùn)行;另一方面，要制定全組織的管理制度，特別是要做好與行政事務(wù)機(jī)構(gòu)運(yùn)行相關(guān)的制度銜接工作，保持制度間的協(xié)調(diào)，從而保證業(yè)務(wù)有序?qū)印６且M(jìn)一步精簡(jiǎn)優(yōu)化管理流程。管理程度復(fù)雜、流程圖不清晰，會(huì)造成機(jī)構(gòu)運(yùn)行成本增長(zhǎng)，運(yùn)行面臨困難，為此，必須結(jié)合具體的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，盡量簡(jiǎn)化管理流程，減少中間環(huán)節(jié)，提高服務(wù)辦事效率。三是實(shí)行行政管理方式創(chuàng)新。在行政事務(wù)管理中要大膽應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，推行現(xiàn)代行政管理方式，促進(jìn)行政管理效能提升。如構(gòu)建組織工作群、官網(wǎng)聯(lián)系渠道，加快內(nèi)部信息傳遞通道，改變過(guò)去電話溝通、會(huì)議交流，上門征求意見(jiàn)等傳統(tǒng)行政方式，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)行政事務(wù)管理效率提升。

3. 做好人才培訓(xùn)工作，做好人員科學(xué)配置

機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作多、內(nèi)容雜，有人認(rèn)為工作人員是“勤雜工”，不需要專業(yè)水準(zhǔn)，是人人都可做的一項(xiàng)工作。事實(shí)上，這一觀點(diǎn)是非常錯(cuò)誤的。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的情況下，社會(huì)各方對(duì)行政事務(wù)管理提出了更高要求，需要工作人員具有較高的綜合素養(yǎng)與應(yīng)變能力，工作人員不僅要“能說(shuō)會(huì)道”，還要“能寫會(huì)算”。要了解“上意”，準(zhǔn)確把握上級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，能夠做好傳達(dá)解釋工作;要領(lǐng)會(huì)“下情”，對(duì)部門及員工的動(dòng)態(tài)了如指掌，了解他們的想法與要求，從而在工作中能夠采取正確的方法，做好應(yīng)對(duì)，促進(jìn)工作效率提升。為此，在行政事務(wù)管理中，人員要優(yōu)選，專業(yè)素質(zhì)要高，綜合能力要強(qiáng)，要不斷加強(qiáng)工作人員專業(yè)培訓(xùn)，幫助他們提升綜合素質(zhì)。同時(shí)，要做好管理人員綜合搭配，保證隊(duì)伍配置科學(xué)，人員性格、素質(zhì)相互互補(bǔ)，從而提升綜合服務(wù)能力。

結(jié)語(yǔ)

在形勢(shì)下，機(jī)關(guān)行政事務(wù)工作更加復(fù)雜，管理難度更大，而社會(huì)各方對(duì)機(jī)關(guān)行政事務(wù)的要求更高，機(jī)關(guān)事務(wù)管理工信顯得尤其重要。必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理建設(shè)，進(jìn)一步明確權(quán)責(zé)關(guān)系，創(chuàng)新行政事務(wù)管理方式，對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，促進(jìn)管理能力提升，推動(dòng)單位業(yè)務(wù)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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