公路項目檔案管理存在的問題及建議探析

郭存存

摘要：本文通過查閱相關資料。對公路項目檔案管理中不重視檔案工作、檔案管理工作在工程施工前期的投入和管理不足、人員素質不足、檔案管理體制和制度不健全、管理模式不一、管理機構對檔案管理重視不夠等管理工作上存在的問題進行了總結，提出了相應的管理措施，以保證檔案管理工作的質量。

關鍵詞：公路項目;檔案管理;問題;措施

一、研究的背景及意義

工程檔案是在公路項目建設活動中直接形成的，公路項目建設項目的檔案資料有立項、可研、設計、決策、施工、驗收到試運行等過程形成的資料組成，是具有保存價值的各種載體的文件材料。這些文件資料不僅是公路項目規劃與建設的重要依據，同時也包含著建設過程中的諸多經驗教訓。完善公路項目檔案管理體系不僅有利于這些寶貴資料的保護，還有助于相關部門和建設單位正確的做出決策。對我國公路項目檔案管理工作比較滯后的現狀進行分析，對其中存在的問題采取相應的解決對策，對促進水利事業跨越式發展具有重要意義。

二、公路項目檔案管理存在的問題

（一）不重視檔案工作

工程檔案是伴隨著公路項目而形成的，然而就目前來看，許多公路項目企業在工程建設過程中看重的是進度管理，對工程建設過程中產生的資料、信息往往不重視，導致許多檔案信息不能及時地記錄下來，甚至出現許多檔案信息都是臨時、隨意撰寫的，使得公路項目檔案信息不真實、不全面。

（二）檔案管理工作在工程施工前期的投入和管理不足

很多公路項目的檔案管理在施工的前期并沒有相應的投入和管理，而且對于檔案管理工作十分不重視，導致很多重要的檔案都被忽視。在工程項目的建設后期，才逐漸的認識到檔案管理工作的重要性，并開始著手進行檔案資料的收集和整理，但是這樣收集檔案容易出現施工前期內容的缺失。而且很多收集的檔案都是復印件，導致檔案存在較為嚴重的缺失問題。

（三）人員素質不足

實察各參建單位主要人員的專業，基本上都是工程技術類，缺少專業的檔案管理人員。現在各單位承擔檔案工作的人員基本上也都無檔案工作經驗，只是臨時擔任檔案管理人員，平時主要負責一些資料的正常收發以及一些日常資料的收集，至于在收集過程中關于資料的質量以及資料的整理則不在他們的負責范圍之內，根本沒有真正發揮檔案管理人員的責任，無法做到對收集的資料質量進行把關。

（四）檔案管理體制和制度不健全

目前很多公路項目檔案管理單位都在進行法規的宣傳，但是仍舊存在體制和制度不健全的問題，所以在開展檔案管理業務時，存在力度較小的問題。很多檔案資料的流向都無法控制，再加上工程建設技術人員頻繁調動，所以導致檔案出現了流失和遺留問題。

（五） 管理模式不一

各個單位的檔案管理模式存在差異，有的單位檔案員只負責綜合管理資料的管理，而工程質量檢驗資料則由相應專業的工程師管理，有的單位所有資料由檔案員統一管理，還有的單位檔案員只負責統一指導，所有的資料分散在各個專業工程師手里，因此，使得檔案管理比較混亂。

（六）管理機構對檔案管理重視不夠

近年來，隨著公路項目建設項目數量的迅速增加，國家檔案行政管理部門加大了公路項目檔案管理力度，加強了對公路項目檔案管理的指導與監督。但是各參建單位對檔案管理的重視程度還遠遠不夠，大多數單位沒有設置專門的檔案管理部門。部分單位工程檔案管理仍由單位的安全、財務、人力資源等部門的行政人員兼職管理，這直接影響到建設單位的檔案管理水平。此外，由于基層單位的檔案管理機構缺乏專業性，而國家層面的檔案管理機構又沒有條件全程參與公路項目建設，兩層管理機構之間無法銜接也直接影響到公路項目的檔案管理質量。

三、公路項目檔案管理的處理建議

對工程檔案管理過程中存在的問題，采取科學有效的處理措施，對我國公路項目的建設具有重要意義。

（一）正確認識檔案管理工作

公路項目檔案管理是一項重要的工作，它與公路項目整體效益息息相關。對此，工程企業應當高度重視檔案管理工作。在公路項目項目確立之初，檔案就已經產生，工程企業只有具備了良好的檔案管理意識，才能更好地收集、整理這些檔案信息。一方面，工程企業要將檔案管理工作上升到戰略高度，將檔案管理提上日程，加大宣傳，使得相關人員了解公路項目檔案在整個工程建設中的重要作用;另一方面，要結合檔案管理需要，構建與之相匹配的檔案管理機制，明確檔案工作流程，確保檔案及時記錄、及時歸檔。

（二）加大投入，實現檔案管理手段的現代化

目前很多以往的公路項目檔案管理技術都在進行革新，主要是目前的電子技術的廣泛運用，改變了檔案的收集和整理方式。目前現代化檔案管理方式，主要是從載體材料的現代化管理入手，提升檔案的整體收集水平，做好多方面數據的綜合管理和網絡化管理，確保公路項目的檔案管理從多個方面進行控制。提升整體檔案的處理水平，實現檔案的高效管理，改變原有的管理方式。

（三）強化對工程建設檔案管理人員的培訓力度

通過邀請檔案專家培訓指導、組織檔案管理人員積極參加檔案部門組織的培訓、參觀優秀單位檔案等方式，提高檔案管理人員的理論知識水平，使之在實踐工作中能做到靈活運用專業知識;同時，在培訓過程中逐漸提高檔案人員對檔案工作的重視程度和增強責任性，嚴格把關工程檔案質量管理工作。

（四）完善公路項目檔案管理制度

建設單位在工程開工建設初期就應按照國家檔案管理的有關規定，結合工程實際情況，制定相應的檔案管理制度，形成一套完整的檔案管理網絡，并堅持統一領導、分級管理的原則，將檔案管理制度落實到個人。檔案管理制度應覆蓋工程相關的各個單位，包括施工、監理、設計、監控等單位，明確各個單位的檔案職責和檔案責任人。

（五）推行統一的檔案管理模式

從眾多成功的工程管理模式中提取一套有效的檔案管理模式，在工程中統一推行，有利于檔案管理工作的開展，確保檔案管理的規范。

（六）健全基層檔案管理機構

公路項目參建單位在其項目部內設立檔案管理部門，配齊所需設備和專職檔案管理人員。對于重特大公路項目，各參建單位要建立由直接領導參與的檔案管理領導小組，對本項目的檔案管理工作負責。通過建立基層檔案管理機構，實現領導統籌、各單位分管、檔案部門具體負責、全員參與的四級檔案管理網絡，為公路項目檔案管理系統化、科學化和標準化提供有力的組織保障。公路項目檔案管理是貫穿工程建設全過程的復雜工作，僅僅依靠建設單位加強檔案管理是不夠的。需要國家檔案部門以及水務部門加強對建設單位檔案管理的監督和指導，提高檔案材料的收集管理質量，確保檔案材料的準確性和完整性，提高基層檔案管理工作質量。

四、結語

公路項目檔案管理工作對于工程建設是一項不可忽視的工作，只有認真做好檔案工作，工程中間過程檢查、交工驗收以及檔案工程驗收才能順利進行，工程的整體質量才能有所保障。因此，統一公路項目檔案標準，使公路項目建設的整體質量管理水平有一個更大的提升，將是檔案管理工作努力的方向。

參考文獻：

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