Ｓ研究院人力資源管理信息化優化研究

何晶晶 王維平

摘要：隨著當前各種新型技術的迅速發展，企業人力資源管理的信息化發生了根本的變化，人力資源管理信息化屬于企業的一項重要課題。現代大部分的企業日益重視企業內部的人力資源管理中的信息化系統，積極對人力資源信息化管理在企業中的現狀進行完善，使企業適應現代社會的發展需要，同時不斷提升人力資源在企業內部的應用價值。因此本文對人力資源管理系統信息化進行分析并提出優化方案。

關鍵詞：人力資源管理;事業單位;信息化

近年來，中組部、人力資源和社會保障部相繼發文，要求各級單位加快人事管理的信息化建設，利用信息化手段規范各級人事工作流程，提高人事工作效率。在這一形勢下，各企事業將人事管理信息化列入工作日程，開始積極探索科學的人事管理信息化之路。

1.當前背景和信息化現狀

隨著事業單位體制改革的不斷深入，S研究院在如何更好地選拔人才、培養人才、激勵人才;如何實現科學化、精細化管理，如何提高管理效能，對機關事業單位傳統的人事管理工作提出了新的挑戰。

自2008年人力資源管理系統升級以來，該系統在S研究院人員管理、工資管理、教育培訓管理和人事勞動教育統計方面發揮了重要作用，但近年來，人事管理工作在工資結構、績效管理、人員統計等方面都發生了較大變化，而S研究院現在所使用的系統在軟件結構、功能設置等方面已無法滿足部委要求和日常工作需要，因此亟需引入一套有效的人事管理信息系統。

2.存在的主要問題

目前S研究院在人事管理存在的主要問題可歸納為以下幾點：

1.人事管理相關業務處室眾多，人事管理按職能“條塊分割”的現象比較嚴重，各處室負責的的人事信息難以在系統中有效集中、實時共享。

2.審批等人事流程業務環節多，辦事周期長。還會涉及很多表格資料，系統參與度少，過程比較復雜，不容易進行跟蹤和監管。

3.紙質為主的檔案文件管理也有諸多的不便，系統中的統計信息更新不及時，下屬單位和個人很難在第一時間獲取所需信息。

4.由于目前的人事管理信息系統不能有限的輔助管理，每月人事檔案、工資、報表等繁瑣的事務性工作，耗盡大量的時間和精力，難以投入到從事人才的激勵、考核、開發等工作。

5.雖然引入了績效考核，考但核的工作強度決定了考核頻率的有限性，基本是一年考核一次，由此而帶來的近視效應等問題愈發突出，使考核的公平、公正受到質疑。

6.單位的領導在進行人事決策時，不容易取得及時的統計數據和深入的圖表分析，影響了決策的時效性和科學性。單位的職工也難以隨時了解與自己相關的人事信息，對人事服務滿意度較低。

3.優化框架

基于對目前人事管理存在問題的分析，S研究院解決這些問題需要要借助更有效的信息系統，實現以下管理方式的轉變：

1.人事信息由分散管理轉變為集中管理，建立統一的人事信息數據庫，為各級領導、人事工作者方便、快速、準確、全面地提供人事信息。

2.實現人事統計信息的自動生成和匯總，使人事信息由傳統的手工處理轉變為計算機處理，由單機應用轉變為網絡化應用，實現網上自動生成和網上填報，提高數據的準確性和時效性，同時大幅度降低統計成本和統計人員的工作負荷。

3.根據機關事業單位管理規范，建立人事綜合職能管理系統，實現編制、調配、職稱、考錄、工資、考核、任免、離退休等人事業務的計算機網絡化管理，提高工作效率與質量。改變目前系統處理方式速度慢、效率低的弊端。

4.實現人事審批等業務流程電子化，在系統中方便地跟進審批等業務進展，對人事流程的每個環節進行追蹤管理，提高工作人員的辦事效率，優化業務流程。

5.利用信息技術對績效考核情況、人才結構和能力水平進行深入分析，為上級領導和人事部門在進行選拔任用等人事決策時提供可靠的數據支持。

4.改進措施

4.1整合單位人事信息，打造一個信息共享的網絡平臺

改進目前的HR人事系統構建單位人事信息數據庫，按照管理范圍組織層級，授予相應的權限，對人員的基本信息進行全方位、深層次、多角度的查詢與分析，相關領導能夠對單位的人才狀況和人才的分配、使用情況更加準確的掌控，從而挖掘本單位人才潛力，進一步從整體上進行組織機構與人員配置的優化，將合適的人安排到適合的崗位上，同時，包括院領導、人事部門領導、各部門領導以及職工都能夠從這個平臺上獲取自己所需要的相關信息，促使全體人員都夠參與到單位人事管理當中來，在很大程度上減輕了人事部門在事務性工作上所花費的時間和精力。

4.2業務流程電子化，架起全面人事管理溝通的橋梁

通過B/S模式應用系統建立單位的電子化業務流程平臺，將人事管理業務流程通過信息化平臺管理起來，然后對各級管理人員、人事業務人員和廣大員工進行授權，使人事審批等業務辦理可以不受時間和地點的限制，在這個過程中，以往業務流程中不合理的環節也會隨之暴露出來，可以重新加以優化，使人事業務流程與單位管理實際更充分地整合。

4.3運用薪資系統，高效完成晉級晉檔調資等勞資工作

機關事業的晉級晉檔工作需要套用很多條件和復雜的計算，費時費力，效率低下，極易出現偏差和失誤。利用人事管理信息系統處理后，對于職務變動引起的工資變動以及每年按期晉升薪級工資，只要使用預先定義好的模板，即可自動計算出變化后的職務工資、薪級工資等，包括“雙肩挑”的情況也可以使用相關模板自動計算出結果，不再需要查閱相關的標準表和文件規定，大大提高了工作效率。利用HR系統，工資的核算、統計、發放等工作 “一鍵式”完成，對工資發放情況按照相應的統計規則進行統一的分析處理，生成各類工資分析報表，對工資報表和各種工資數據進行自動審核。同時，職工可以在自助平臺上查看自己的工資表，結合自己的出勤情況與績效考核結果，核對自己的工資。

4.4運用績效系統，讓績效考核輕松高效進行，結果更加公平，公正，具有公信力

傳統的考核模式，由于缺乏計算機的輔助，考核成本巨大，管理者不得不選取簡單的考核模式，但簡單的考核模式勢必難以實現量化、多角度的衡量評價，過低的考核頻率必然帶來“近視效應”，“暈輪效應”等，再加上“老好人”等人為因素的干擾，考核工作的公平、公正很難保證。這些令管理者頭疼的問題通過使用eHR系統就可以迎刃而解。運用HR系統，可以在線完成績效考核的打分，自動計算考核結果，還可以就考核結果進行多角度的智能對比分析，幫助領導選拔優秀人才;通過員工自助平臺，員工還可以在線查詢個人的績效考核結果，員工的每一次考核結果都會記錄在系統里，是優秀的，還是不能勝任的，通過系統一目了然，如有不同意見，還可以通過系統直接進行反饋，使員工及時了解自己的績效情況。此外，系統后臺的各項參數設置可以有效的控制“老好人”“泄私憤”等人為因素的干擾，使考核結果更加公平與公正。

4.5運用培訓系統，有效的管理和最大化的使用培訓資源

以往都是各部門、各下屬單位各自規劃培訓體系，造成許多培訓資源的浪費。事實上，所有的培訓課程及記錄都可以由相關人事部門進行統一規劃及管理，統籌規劃一個開放式的培訓平臺，將所有的培訓資源、培訓計劃、培訓教材、培訓教師、培訓場所進行統一管理，并把即將進行的培訓課程發布到信息平臺上，讓全體職工充分了解這些信息，然后有選擇性地去報名參加某些培訓項目，并將培訓效果及最終的評估反饋都記錄在系統中。此外，有了這樣一套信息化平臺，培訓的方式也可以有所變化，改變傳統的課堂固定式培訓，將培訓資料及課件發布到網上，實現培訓資源在全單位范圍內的共享，達到價值利用的最大化，有效地解決了傳統培訓的諸多弊端，滿足隨時、隨地、不同群體的培訓需求。

4.6多角度人事信息圖表分析，為領導人事決策提供輔助

通過HR系統可實現對人事信息的全局把控，及時準確地完成各種人才狀況的靜態結構分析和動態趨勢分析。及時準確地掌握單位的人才結構情況、變化調整情況，為單位各級領導和人事部門制訂有關政策提供信息服務，為單位制訂整體人才開發規劃提供數據依據，在此基礎上合理配置人才，充分開發和利用人才。

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