企業(yè)單位人事檔案管理初探

摘要：企業(yè)人事檔案管理是針對企業(yè)的工作人員，對其工作信息的采集，包括工作經(jīng)歷，職業(yè)證書，專業(yè)特征等，對企業(yè)人員進(jìn)行人事檔案管理有利于全面了解企業(yè)工作人員的工作水平，對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展也有引導(dǎo)性作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案管理，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)單位;信息化管理;檔案;人事

企業(yè)人事檔案主要記錄著企業(yè)員工的個(gè)人經(jīng)歷、參與活動(dòng)以及綜合表現(xiàn)，人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性，可以更加全面的記錄員工的經(jīng)歷、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及工作表現(xiàn)等信息內(nèi)容。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的改革和完善，電力企業(yè)人事檔案管理工作需要緊跟時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，促進(jìn)入事檔案管理工作不斷創(chuàng)新，提高企業(yè)人員檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

一、企業(yè)人事檔案管理與人力資源的問題研究

（一）企業(yè)人事檔案管理和人力資源管理效率低下

企業(yè)人事檔案管理是由兩方面共同組成，其一是對企業(yè)員工的基本信息統(tǒng)計(jì)，其次是對于企業(yè)人力資源的管理，但是因?yàn)槠髽I(yè)的員工不太穩(wěn)定，所以無論是人事檔案管理和人力資源管理，都可能會(huì)出現(xiàn)問題，一些人員的流動(dòng)，可能其檔案在調(diào)整上也不太及時(shí)，這就是目前導(dǎo)致企業(yè)中人事檔案管理工作和人力資源管理工作效率低下的一大部分原因，在檔案中不難發(fā)現(xiàn)，有些檔案已經(jīng)作廢，更是有一部分反復(fù)更改，這也是目前企業(yè)中人事檔案管理和對人員分配時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)的情況。因?yàn)槟壳皺n案系統(tǒng)還不夠信息化，所以會(huì)導(dǎo)致一些人事信息不夠全面和準(zhǔn)確，因此企業(yè)人事檔案和人力資源的工作效率可想而知。

（二）企業(yè)人事檔案管理和人力資源管理機(jī)制不夠完善

就目前的形勢來看，企業(yè)中用人的機(jī)制越來越靈活，因此必須要改變傳統(tǒng)的用人模式，很多企業(yè)在招聘員工時(shí)只考慮應(yīng)聘者的學(xué)歷，不注重應(yīng)聘人員的內(nèi)在潛力，因此可能會(huì)流失很多的人才。當(dāng)確定接收應(yīng)聘人員時(shí)，部分企業(yè)的約束力度還是不夠的，僅僅是對員工的人事檔案進(jìn)行扣押，這就導(dǎo)致部分員工離職以后從原單位拿不到自己的檔案，到了新單位以后，出現(xiàn)了人事檔案脫節(jié)的問題。除此之外，很多大型的企業(yè)中會(huì)涉及部門，專管檔案，但是卻沒有按照員工類型進(jìn)行分類，其中少不了管理設(shè)備落后的原因，且企業(yè)在收集員工檔案的過程中，也可能會(huì)出現(xiàn)不健全的行為，所以長此以往必然會(huì)導(dǎo)致檔案的信息不再準(zhǔn)確，從而影響了人事檔案管理工作和人力資源分配工作的順利進(jìn)行。

二、企業(yè)人事檔案管理和人力資源創(chuàng)新的建議和要求

（一）優(yōu)化整合人事檔案信息管理資源

新時(shí)期背景下，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，人們逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，人們生活和工作發(fā)生著巨大的變化。電力企業(yè)人事檔案管理工作中，需要有效利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，有效優(yōu)化和整合認(rèn)識(shí)檔案管理資源，保證檔案資源的有效利用，充分發(fā)揮電力企業(yè)人事檔案的價(jià)值和作用，推動(dòng)電力企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。如OA系統(tǒng)的引入，OA系統(tǒng)主要是借助現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公工作的自動(dòng)化，將電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備有效的結(jié)合，形成的一種人機(jī)信息處理系統(tǒng)。借助OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作、業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)決策的智能化。電力企業(yè)人事檔案管理中，有效利用OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的有效結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在實(shí)際的工作中，借助OA系統(tǒng)形成各種類型的電力企業(yè)信息，結(jié)合人事檔案管理系統(tǒng)，促使文檔信息管理流程更加簡化，加強(qiáng)電子文件檔案的分類、整理和歸檔工作，形成覆蓋更加全面、管理控制更加有效的檔案信息資源體系。在具體的人事檔案管理中，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門之間溝通和交流，提高電力企業(yè)整體工作效率，不斷豐富人事檔案管理知識(shí)，促進(jìn)入事檔案管理工作不斷創(chuàng)新。同時(shí)借助OA系統(tǒng)的分析，可以根據(jù)企業(yè)不同的發(fā)展階段，完成人事檔案信息的整理和分析。電力企業(yè)需要深入考慮時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)人事檔案管理實(shí)際情況，堅(jiān)持相應(yīng)的管理原則，促進(jìn)管理理念和管理模式的創(chuàng)新，對檔案管理工作開展全面的規(guī)劃工作。

（二）加大信息化技術(shù)研發(fā)和利用力度

新時(shí)代背景下，信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸出現(xiàn)在人們的生活和工作中，成為新時(shí)期發(fā)展的重要標(biāo)志。在各種信息內(nèi)容處理中，現(xiàn)代化信息技術(shù)有著非常強(qiáng)的實(shí)用性，保證各項(xiàng)信息管理有效性。因此，企業(yè)人事檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的作用，促進(jìn)入事檔案管理工作有效開展。企業(yè)需要加大新技術(shù)的開發(fā)力度，有效利用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展。同時(shí)，可以借鑒其他相關(guān)專業(yè)的研究成果，促進(jìn)研發(fā)人員研發(fā)思路的擴(kuò)展，促使信息化檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，保證其更加的先進(jìn)、安全，為企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新做好準(zhǔn)備。企業(yè)人事檔案管理過程中，引入ERP信息系統(tǒng)，按照相應(yīng)的要求和方法完成材料和檔案的加工處理，完成檔案信息的分類，保證每個(gè)檔案內(nèi)容更加完整，具有條理性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理，促進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，為企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)企業(yè)人事檔案安全管理力度

人事檔案管理工作具有保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，在實(shí)際的檔案管理中，應(yīng)當(dāng)有效貫徹黨和國家的保密方針，保證人事檔案的安全性和保密性。企業(yè)作為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱產(chǎn)業(yè)，其人事檔案資料有著非常重要的作用和價(jià)值，需要加強(qiáng)各項(xiàng)檔案資料的保密工作，采取有效的保密措施。加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限設(shè)置，定期開展系統(tǒng)賬號(hào)審查工作，做好運(yùn)行維護(hù)賬號(hào)的備案工作，及時(shí)清理臨時(shí)賬號(hào)，保證檔案信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)授權(quán)學(xué)科更加的科學(xué)合理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的安全性和共享性。加強(qiáng)人事檔案信息資源存儲(chǔ)的安全性，制定完善的檔案安全備份策略，借助有效的檔案方案恢復(fù)措施，開展檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新。

三、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代給企業(yè)人事檔案管理帶來了諸多挑戰(zhàn)，企業(yè)要重視人事檔案管理工作，宣傳該工作的重要性，同時(shí)，也要優(yōu)化員工選拔體系，優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)，完善相關(guān)的管理制度，降低人事檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，為員工創(chuàng)造更加安全的工作環(huán)境。善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)以及其他管理技術(shù)，提高檔案管理效率。

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作者簡介：

殷逍（1987-）女，漢族，吉林省，本科，助理館員，國投新疆羅布泊鉀鹽有限責(zé)任公司、檔案專業(yè)，