規(guī)范公文處理程序，提高公文辦理質(zhì)量

李蘭

摘要：提高辦公室政務(wù)工作的效率，最為主要的任務(wù)是提高公文處理的效率，這就需要規(guī)范公文處理程序，提高公文辦理的質(zhì)量和效率。而提高公文處理效率，提高公文辦理質(zhì)量就需要建立起規(guī)范化的公文處理制度和程序，以制度來(lái)規(guī)范程序，提高公文辦理效率;另外還需要針對(duì)公文處理程序進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，辦公室是公文運(yùn)轉(zhuǎn)的主要進(jìn)出口，是公文處理的主要地方，做好公文處理工作，還需要加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，做好各個(gè)部門(mén)之問(wèn)的協(xié)調(diào)，加強(qiáng)急事急辦的公文處理原則，提高公文辦理的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公文處理程序;公文辦理;質(zhì)量

公文是實(shí)施管理，進(jìn)行內(nèi)外溝通，上下溝通的重要渠道，并且公文還是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和外部信息溝通的重要橋梁。公文工作效率的提高必須依靠規(guī)范的辦理程序。國(guó)務(wù)院辦公廳針對(duì)公文處理工作已經(jīng)制定了一系列的措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)公文處理的規(guī)范化，并要求改進(jìn)機(jī)關(guān)單位的工作作風(fēng)，精簡(jiǎn)公文文件，以提高干部們的綜合素質(zhì)為基礎(chǔ)，增加科學(xué)技術(shù)含量為內(nèi)容，規(guī)范公文處理程序，提高公文辦理的質(zhì)量和效率。為了真正實(shí)現(xiàn)工作作風(fēng)的優(yōu)良，提高公文處理的效率，提高公文辦理的質(zhì)量和水平，需要對(duì)公文辦理程序進(jìn)行系統(tǒng)處理，總體以優(yōu)化為原則，發(fā)揮出公文處理過(guò)程中各個(gè)分系統(tǒng)、子系統(tǒng)的作用，完善和統(tǒng)一公文辦理程序，簡(jiǎn)化一些不必要的流程，切實(shí)提高公文辦理的質(zhì)量和效率。

一、公文處理程序規(guī)范化的意義

（一）提高公文處理效率

辦公室公文處理程序的規(guī)范化，可以把辦公室工作人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，實(shí)現(xiàn)各司其職，并且嚴(yán)格的按照規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行公文的處理，可以減少公文處理過(guò)程中的一些復(fù)雜不必要的程序，體感公文處理的效率。如一些簡(jiǎn)單的公文并不需要登記，辦公室工作人員如果過(guò)熟悉的掌握我了工作流程，就可以減少公文處理中的很多環(huán)節(jié)，解決時(shí)間，用在其他公文的處理上，從而提高了公文處理的效率。

（二）提高公文處理質(zhì)量

公文處理的質(zhì)量情況怎么樣，不僅和辦公室人員的公文寫(xiě)作能力、業(yè)務(wù)辦理經(jīng)驗(yàn)有關(guān)系，同時(shí)，還和公文規(guī)范處理的程序有關(guān)。如在一些公文中可以不用登記，但是如果辦公室辦理人員要對(duì)所有公文進(jìn)行登記，那么就會(huì)出現(xiàn)非常大的工作量，同時(shí)也會(huì)影響到后期的公文查找，甚至還會(huì)造成公文流轉(zhuǎn)效率，出現(xiàn)公文辦理滯后的效率，因此規(guī)范公文處理的程序，在很大程度上還可以有效的提高公文處理的質(zhì)量。

（三）提高上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策質(zhì)量

領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時(shí)候，一般都會(huì)對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行參考，在這些資料中就包括了上級(jí)或者是下級(jí)傳送過(guò)來(lái)的公文資料，而這些公文的有效處理可以更好的匯總各種資料和信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的參考資料，從而可幫助領(lǐng)導(dǎo)制定出正確的決策。

二、公文處理程序規(guī)范化措施

（一）提高辦公人員規(guī)范化操作的意識(shí)

提高辦公室工作人員規(guī)范化的操作意識(shí)，這就需要定期的對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行公文處理規(guī)范化的培訓(xùn)和交流，提高辦公室工作人員的思想意識(shí)，向辦公室工作人員進(jìn)行公文寫(xiě)作技能和理論知識(shí)的培訓(xùn)，從而提高辦公室人員對(duì)公文處理的效率和質(zhì)量，盡可能的減少辦公室公文寫(xiě)作過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率。

（二）完善相關(guān)的規(guī)章制度

這就需要政府相關(guān)的部門(mén)針對(duì)辦公室公文規(guī)范化處理程序制定出相關(guān)的科學(xué)合理的規(guī)章制度，通過(guò)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)對(duì)公文的收發(fā)程序進(jìn)行管理。并規(guī)范辦公室工作人員的行為，減少公文辦理過(guò)程中的隨意性和混亂性，盡可能的避免因?yàn)楣倪^(guò)多而產(chǎn)生公文集了積累，以及因公文發(fā)送過(guò)多出現(xiàn)的執(zhí)行不力的問(wèn)題。另外，還要制定出相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)單位之間和單位，單位和個(gè)人，以及個(gè)人和個(gè)人之間的評(píng)價(jià)來(lái)提高辦公室工作人員的公文處理積極性，促進(jìn)辦公室工作人員嚴(yán)格的，自覺(jué)地按照規(guī)章制度來(lái)處理公文的接收和發(fā)送。

（三）提升人員的辦公技能

隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人和人之間的溝通方式有了很大的變化，這對(duì)辦公室工作人員的操作技能也提出了新的要求，這就需要辦公室工作人員熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，可以熟練的使用計(jì)算機(jī)中的各種辦公軟件。另外，還要辦公室工作人員樹(shù)立起終身學(xué)習(xí)的意識(shí)和習(xí)慣，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和溝通來(lái)提升自身的綜合素質(zhì)以及公文辦理的能力和技術(shù)水平，提高辦公室公文處理的效率，以此來(lái)更好的適應(yīng)現(xiàn)代化辦公室公文辦理的新要求。

（四）加大辦公設(shè)備的投入

規(guī)范辦公室公文處理程序，離不開(kāi)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為依托，這就需要辦公室中的各種軟硬件設(shè)備準(zhǔn)備完善。加大資金投入，完善辦公室設(shè)備設(shè)施建設(shè)，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公電話等。通過(guò)使用專業(yè)的公文處理業(yè)務(wù)協(xié)同平臺(tái)系統(tǒng)等辦公軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)公文處理程序的簡(jiǎn)單化和規(guī)范化。目前，通過(guò)辦公格式軟硬件設(shè)備設(shè)施方式對(duì)辦公室公文處理程序進(jìn)行規(guī)范化已經(jīng)成為當(dāng)前比較普遍的方法。而這種方式的實(shí)施，不僅可以節(jié)省辦公室公文接收和發(fā)出的時(shí)間，加快公文信息的溝通和交流，同時(shí)通過(guò)這種方式，還可以加快辦公室公文處理的速度，幫助相關(guān)的政策可以及時(shí)的制定和落實(shí)。

（五）開(kāi)展嚴(yán)格的監(jiān)督審核工作

這就需要針對(duì)辦公室公文處理定期或者是不定期的進(jìn)行公文處理情況的檢查。對(duì)公文處理是否是嚴(yán)格的按照程序辦理進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān);并對(duì)檢查的結(jié)果進(jìn)行公布，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的單位和個(gè)人進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)執(zhí)行比較差的單位和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)。另外還要定期進(jìn)行公文辦理質(zhì)量的屏蔽工作，并把評(píng)比的結(jié)果進(jìn)行公布;此外還可以建立考核機(jī)制，把公文處理的效率和質(zhì)量納入到考核的內(nèi)容中，以此來(lái)提高辦公室公文處理效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

辦公室公文處理程序的規(guī)范化程度直接關(guān)系到辦公室工作的工作效率和工作質(zhì)量。辦公室公文處理程序的規(guī)范化，不僅可以規(guī)范辦公室人員的行為，減少人員的隨意性，還可以提高辦公室公文處理的速度，提高辦公室公文處理的質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供準(zhǔn)確有效的信息。而加強(qiáng)辦公室公文處理程序規(guī)范化，就需要辦公室工作人員不斷的提高自身公文寫(xiě)作水平和公文寫(xiě)作技能，并且還需要組織加強(qiáng)對(duì)公文規(guī)范化辦理的重視，逐漸完善公文辦理程序，精簡(jiǎn)一些不必要的手續(xù)和流程，只有這樣才可以逐漸規(guī)范公文辦理的程序，提高公文辦理的效率和質(zhì)量，真正的做到規(guī)范化、效率化、質(zhì)量化，并充分發(fā)揮公文在辦公室中的作用和價(jià)值。

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