對行政單位檔案管理的創新思路的探討

王儉奎

摘要：在行政單位當中，檔案管理是非常重要的一部分，主要由檔案管理人員對此單位的人員檔案以及單位發展情況等數據進行收集和整理，在行政單位工作過程中，人們能夠通過檔案查找到很多有參考價值的信息。但是在高速發展的現代社會伴隨大數據時代的到來，傳統的檔案管理方式和理念存在很大的不足，不利于行政單位的良好運營，因此應該適當進行創新。文章首先分析了行政單位檔案管理的相關原則，在明確檔案管理中所存在的問題基礎上，對相創新策略進行探討。

關鍵詞：行政單位;檔案管理;創新思路

對傳統檔案管理方式進行創新和改變有利于行政單位各項工作的順利開展。正視其中的問題，并從問題的根源出發來進行管理工作的創新是行政單位應該重視的問題，能夠加強人們對于行政工作的認識，在有效與信息技術結合的基礎上為行政單位的各項工作順利進行奠定基礎。

一、行政單位檔案建設管理的原則分析

（一）規范和靈活統一的原則

國家對于行政單位的檔案管理有明確的制度來進行規范，但是因為不同行政單位的職責和工作內容有所不同，因此也要根據自身的特點來制定符合自身發展的檔案管理制度，綜合來看行政單位的檔案管理工作既要遵循國家部門的相關規定，具備一定的規范性，也要符合自身的實際情況，達到一定的靈活性和統一性。

（二）兼顧職責和權益的原則

在行政單位中任何部門或者領導人員都要對自身的檔案管理職責有明確的認識，并能夠根據行政部門的工作情況來制定檔案管理的目標，不定期的對檔案管理情況進行檢查也是促進其管理水平提高的重要舉措。在檔案管理工作中工作人員的合法權益應到受到保護，因此領導人員也要加強此方面的認識。

（三）靜態管理和動態管理相結合的原則

檔案管理要有專門的制度來進行規范，但是在新時代的背景下，各種事物都是不斷變化的，檔案管理的相關制度也要隨著進行改變，才能更好的發揮檔案的作用和價值。因此靜態的檔案管理也要適當進行創新，善于根據自身發展情況來引入一些先進的管理理念和方法，要落實動態管理，使得檔案管理的效率更高。

二、當前行政單位檔案管理存在的問題

首先，因為一些領導干部沒有從客觀的角度去認識檔案管理工作，因此其偏見導致檔案干禮不受到重視，這樣會使其工作的進行和價值的發揮受到影響。其次，行政單位中的檔案管理人員身兼數職的情況比較多變，這樣會影響工作的持續性和穩定性。此外檔案管理人員的綜合素養和專業知識也有很大的提升空間。最后，行政單位的檔案管理方式并沒有根據時代的發展和先進技術的應用而進行相應的轉變，在強大的工作量和工作壓力下管理工作就容易產生混亂，其可操作性有所下降。管理人員的思想和專業知識技能較差，不能在信息化時代提高檔案信息的安全性，阻礙了檔案管理工作向現代化轉變的進程。

三、對行政單位檔案管理工作的創新

（一）提高行政單位各級領導對檔案管理工作的認識

要提高行政單位各級領導對于檔案管理工作的認識，使其從內心真正意識到檔案管理對于自身以及單位發展所產生的巨大作用。思想上提高重視才能在實際工作中有所行動，要將檔案管理工作的各項任務進行明確并加強監督力，確保各項工作能夠落到實處。此外，各級領導也要加強對于檔案管理工作的宣傳力度，促使每一位管理人員能夠高度重視自身所擔負的責任。行政單位的檔案管理工作涉及到多個部門，只有加強合作和溝通才能使得檔案管理工作順利進行，所以各級領導也要充分發揮帶頭作用，積極鼓勵各部門能夠良好的配合管理工作，這也在一定程度上提高了管理人員的工作熱情，在工作崗位上發光發熱。

（二）完檔案管理制度

任何工作的開展都需要有完善的制度進行約束，這樣才能使工作持續規范的進行下去，對于行政單位的檔案管理工作來說也是如此。社會是不斷發展和變化的，有其發展速度之快的信息技術影響下各個行業之間的競爭變得愈發激烈，也為行業的發展帶來了新的挑戰，因此行政單位應該根據發展需求以及時代的變化制定更加完善的檔案管理制度。完善的檔案管理制度制定能夠促使管理人員工作責任的加強，以更好的熱情投入到工作中，并規范每一個操作流程，不論是從檔案的收集上，整理以及保存上都會更加規范性，但管理的規范化進行，在一定程度上降低了管理人員的工作量，促使檔案資料發揮更大的價值。

（三）創新檔案管理方法

當前信息技術的高速發展，給各行各業都帶來了發展信息，對于行政單位的檔案管理工作也是非常有利的，我們應該充分利用信息技術給檔案管理所帶來的發展優勢創新管理方法。檔案能夠為有關人員提供針對性的參考，這也是其價值所在，利用計算機網絡技術能夠實現檔案信息的共享。在行政單位建立資源共享平臺時，還應該積極鼓勵檔案管理人員學習計算機技術，能夠熟練操作各種計算機管理軟件，此外也能提供在線服務，充分提高行政單位檔案的利用價值，促使檔案管理的現代化程度發展越來越高。

（四）提高檔案管理人員的綜合素養和水平

連續性和專業性是行政單位檔案管理工作的兩大突出特點，管理人員的流動性以及一崗兼多職現象會嚴重影響管理的效率和水平，所以為了避免此方面對檔案管理所產生的不良影響，行政單位應該重視管理崗位的建立，要有專業的管理人員進行檔案管理，并明確其自身的管理任務，使其能夠以最大的熱情和精力投入到工作中。此外，行政單位也應該根據自身的發展情況來制定管理人員的培訓機制，從專業能力和綜合素養方面來對管理人員進行培訓，使管理人員的管理經驗以及專業知識更加豐富，能夠更好的勝任檔案管理工作。

四、結束語

綜上所述，檔案管理工作的有序開展有利于行政單位各項工作的順利進行，并為有關人員提供有力的數據信息參考，因此各級領導人員應該給予高度的重視。單位各部門也應積極配合檔案人員進行科學的檔案管理，利用現代化技術和方法提高檔案管理的效率和水平，更好的發揮其作用。

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