關于事業單位檔案管理工作中的創新探究

岳玉輝

摘要：隨著事業單位自身發展的加快，其檔案使用頻率越來越高，使得以往的管理模式已經難以滿足單位面臨的發展需求了，因此必須積極創新各種管理模式，完善各種制度，從而保障事業單位能夠健康穩定地進行發展。從當前的管理狀況來看，無論是管理制度，還是管理者的能力素質，均面臨著較大的挑戰。因此，單位領導必須嚴抓管理，兼顧管理工作中的每一環節進行管理創新。只有認真找出管理工作中的問題并采取針對性的創新措施，才能夠真正地提升管理工作的質量與效率。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新措施

當前，事業單位出現了明顯的發展與改革，然而其在檔案管理方面仍然存在著制度不完善、設施缺乏、管理人員素質不高等問題，從而對事業單位的發展起到了一定的限制作用。合理的創新措施有利于糾正管理工作中的諸多不足之處，因此對檔案管理工作不斷進行優化創新對管理效率的提升發揮著積極意義。基于此，筆者對檔案管理工作的創新措施進行了分析與總結，以期能夠為各事業單位及其管理人員提供幫助。

一、完善檔案管理制度

完善管理制度不僅可以提升工作效率，而且也能夠使管理工作的質量得到優化。其具體內容如下：①建立健全檔案管理制度。單位領導要依據單位自身的發展需要制定相應的管理規范、引進先進的檔案管理系統并明確管理工作的具體方式與詳細流程，使每項管理工作的每個環節都有相應的制度準則，從而為工作人員提供制度依靠。同時，在制定管理制度的時候，要兼顧制度本身的實用性與明確性，以便使各項規章制度能夠更順利地發揮作用[1]。②建立合理的獎懲考核制度。依據單位實情合理提升管理人員的工作待遇，定期對工作人員的管理水平進行考核，對表現良好的工作人員進行獎勵，對表現較差的工作人員則采取相應的工作指導，對所有工作人員要一視同仁。③改進管理模式。單位內部要積極推進對檔案管理模式的改進，事業單位雖然屬于服務性、公益性的單位，然而近年來其與市場經濟發展的關系越來越密切，因此，其檔案管理模式還需順應市場發展，從而促使檔案信息能夠得到最大化利用。

二、采取信息管理措施

信息化管理已經成為當今時代的發展潮流，大大地改進了管理工作的便捷性，其不僅可以提升檔案管理的效率，而且還能夠優化檔案管理的質量。因此，必須加強信息化管理。其具體措施為：①完善信息化建設。事業單位必須依據自身的實際發展情況來制定完善的信息化建設規劃，并且要明確每一階段的建設任務以及該階段實施信息化建設的具體步驟以及可能出現的問題，然后在安裝規劃要求對各個階段的建設任務逐一落實，從而確保信息化建設能夠逐步完成。②創建檔案信息網站。事業單位要創建自己的檔案信息網站，并以本單位主頁的形式為社會提供所有檔案信息的查詢、填報以及調取等各種服務，從而確保檔案信息能夠及時更新與使用以確保檔案使用的時效性與使用率。③設置數字化檔案管理庫。事業單位內部要全力設置適用于自身發展的數字化檔案管理庫，且在設置管理庫的時候務必要確保檔案信息齊全并有非常清晰的分門別類，從而促使檔案管理工作中的共同使用、檔案分析以及相關處理等任務能夠便于執行。

三、提升管理人員素質

管理人員的業務處理水平以及綜合素質對檔案管理的質量與效率起著關鍵性影響，要想進一步促使事業單位檔案管理的質量與效率得以優化就必須積極提升管理人員的個人素質。因此，事業單位必須做好以下幾點：①積極引入高素質的檔案管理人才。事業單位要在檔案管理人員的聘用過程中加大管控力度，在篩選人才時必須全面考慮應聘者的工作經驗、個人履歷、業務能力以及職業道德等多個方面，尤其是要能夠熟練使用計算機技術，從而引入高素質的管理人才[2]。②加強培訓。事業單位要定期組織檔案管理人員召開培訓課程，全面分析各階段管理工作中表現出來的優點以及不足之處，為管理人員講解如何完善這些不足之處并倡導其積極提問以給予全面解答。在培訓過程中，要加大各工作人員之間的相互交流，使所有問題都能夠清楚地呈現出來：同時，務必要做到實事求是，直面工作人員出現的各種問題，以采取針對性的完善措施，從而不斷提升管理人員的工作能力與綜合素質。

四、優化檔案管理環境

檔案管理環境的優化程度在一定方面影響著管理人員的管理態度與工作效率，良好的管理環境往往可以為管理工作提供便捷且改善管理人員的工作態度。優化檔案管理環境具體要從以下兩個方面進行：①硬件方面。事業單位要積極完善基礎設施建設，要有獨立檔案室，并且要確保檔案室有不受外界影響的獨立環境。若存在辦公室與檔案室一體的現象則必須及時解決，以開辟出檔案室的獨立空間。同時，事業單位必須劃分足夠的資金來購入智能電動檔案密集架、電腦以及干燥箱等管理設備，從而確保檔案室具有足夠的硬件設備以方便檔案管理人員完成相關工作。②軟件方面。首先，要制定科學合理的檔案管理程序，并引入成熟可靠的檔案管理系統。同時，事業單位的干部領導與管理人員均需強化對檔案管理工作重要性的認知，明確檔案管理工作對自身以及單位發展的重要意義，熟練掌握各種軟件系統的應用范圍以及使用流程的標準化，全力提升自己對各種軟件的應用操作能力以加強檔案管理技能，從而顯著地提升檔案管理的質量與效率。

五、結束語

事業單位中需要使用檔案的情況相當多，比如聘用員工、考核、調薪、升職以及社會服務等，且隨著事業單位的自身發展使得檔案的使用頻率越來越高。然而，在以往的管理當中存在著管理制度不完善、管理人員素質偏低、軟硬件設施不全以及管理方式落后等諸多問題。因此，事業單位不僅要積極完善檔案管理制度并全面采取信息管理措施，而且還需幫助管理人員提升個人素質并引入足夠的資金來大力優化檔案管理環境，從而使管理人員都能夠樂于投身到檔案管理工作中來。

參考文獻：

[1]張夏陽.事業單位檔案管理工作的創新與改革[J].辦公室業務，2018（16）：107-108.

[2]王鋒.淺析事業單位檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2019（04）：112-113.