如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

燕麗

摘要：面對我國事業單位不斷進行體制改革的時代背景，加強事業單位的檔案管理工作成為重要的工作內容。當前我國機關事業單位在進行檔案管理的過程中仍存在許多弊端，針對存在的問題不斷進行完善創新，實現我國機關事業單位檔案管理工作水平的快速發展與完善。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化;標準化

一、機關事業單位檔案管理的重要性

很多黨和國家領導人明確強調了檔案工作的重要性，比如，毛澤東同志指出，無論在任何時候都需要保護檔案文件，這關系到人民的命運以及前途;鄧小平同志提到開發信息資源，服務四化建設;習近平同志提出檔案工作是一項很重要的工作，同時是一項基礎性工作，在各個方面都具有重要意義，在全面建設小康社會中，檔案工作的重要性也不斷凸顯。可見，檔案就是真實的歷史記J憶，是確保群眾合法權益的憑據，為相關者奠定了基礎。各級各類檔案部門需要對檔案進行完整的收集、規范整理、科學安全保管、便捷高效利用。然而一直以來，因為存在很多問題，使得檔案的相關工作效果也受到了限制，這就需要加強檔案管理工作。

二、機關事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）管理方法落伍

大部分機關事業單位，在進行檔案管理時，采取的都還是傳統的保存方式，通常單位會以一周或是半個月為周期，將這期間的所有檔案先按時間或內容分類，然后再放到規定的檔案管理室，這中間需要員工專門騰出半天甚至是一天的時間來做這項工作，艱難的完成檔案分類擺放之后，工作還沒有結束，檔案管理的重要目的之一，就是要方便后期對檔案的查詢以及使用，傳統的檔案整理之后，只是大體上看著非常整齊，當真正要用到某一個文件時，我們卻發現并不是很好尋找，因為每一個檔案袋的外觀都是一樣的，雖然已經做好了分類，但是在真正的查詢過程中，想要快速準確的找到某個檔案，還是需要耗費很多的時間。

（二）檔案管理體系尚未得到完善

我國機關事業單位在檔案管理工作方面尚未制定完善的管理體系，給檔案管理工作帶來負面影響，致使信息傳輸進度無法得到提升，甚至會給機關事業單位相關部門帶來一定的經濟損失。

（三）管理工作的重視程度不夠，致使管理水平過低

由于事業單位工作管理程度不斷完善，間接降低了工作發展程度，一方面，職員缺乏對管理工作的重視程度，導致機關事業單位檔案管理工作不能持續發展，另一方面，職員缺乏對檔案管理工作的基本內涵與工作意識，工作的認知程度不夠完善。機關單位的領導應該對出現的問題及時解決，堅持檔案管理工作對機關事業單位的重要意義，在檔案管理工作上投入工作新模式，不能受機關單位傳統工作管理的影響，如果管理工作的重視程度不夠，就會直接影響機關事業單位檔案發展水平。

三、如何實現檔案管理工作規范化與標準化

（一）進一步創新檔案管理工作的形式

我國當前國民經濟的發展水平在不斷提高，同時逐漸提高事業單位工作的壓力，而在實際開展的各項管理工作中，會涉及到相關信息和數據，但如果采取先進化的檔案管理形式，就需要將傳統數據進行調整和更新，從而保證能夠提高檔案管理工作的效率和水平。另外，在實際開展檔案管理工作的過程中，會涉及到大量數據，所以，在這樣的情況下，就需要采取科學合理的措施，保證能夠對管理形式進行優化和創新，確保檔案管理工作能夠逐漸實現信息化的目標，還能夠提高整體工作的效率，從而保證檔案管理工作的順利開展。

（二）完善檔案管理制度和培訓機制

機關事業單位要想充分發揮出檔案管理工作的重要性，就要結合自身發展情況，得到相關部門的配合，不斷完善檔案管理制度。對于檔案管理部門來說，內部的人員要有明確的分工，做到各司其職，并且嚴格按照檔案管理制度開展工作。同時，機關事業單位其他部門的領導和員工也要重視檔案管理工作的開展，學習、貫徹和遵守檔案管理制度。檔案管理人員要具備良好的專業素質和責任意識，對新進員工進行崗位培訓，同時檔案管理部門內部也要進行定期的業務培訓，實現檔案管理的規范化和標準化。

（三）構建管理隊伍

管理人員的業務能力和專業素質與檔案管理的效率和質量具有密切關系，因此，事業單位需要通過各種措施和途徑，構建一支高素質、能力強、復合型的現代檔案管理隊伍。首先，事亞單位要結合自身具體情況，積極從高校和社會中吸納具有專業背景的管理人才，其不僅要具備檔案管理知識，同時還可以熟練操作各種信息化設備;其次，事業單位要對現有的管理人員開展專業技能培訓，培新內容要涉及信息技術操作、信息素養、檔案知識和管理學知識，實現管理人員綜合素質與業務能力的全面提升;最后，事業單位領導需要給予檔案管理以高度重視，提升管理人員的工薪待遇，優化管理隊伍的年齡結構，調動其工作熱情和積極性，主動在動作中開展實踐創新，為檔案管理注入活力與生機。

（四）全面普查案卷，取其精華，去其糟粕

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數量，還占據了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進行清理，保留有價值檔案，這是檔案管理標準化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對管理的檔案進行清查，分門別類，銷毀些無用的檔案資料，然后才能為計算機信息化管理提供幫助。

四、結語

綜上所述，檔案管理作為機關事業單位的重要工作內容之一，在機關事業單位中占據著重要地位。只有機關事業單位認清檔案管理規范化的重要性，加快規范化、標準化檔案管理進程，才能提高資源的有效利用率，推動機關事業單位健康穩定發展。

參考文獻：

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