淺談如何加強新形勢下檔案信息資源的開發利用

李莉

摘要：本文從四個方面闡述了如何加強新形勢下檔案信息資源的開發利用，一是開發檔案信息資源應堅持效益為先原則，二是開發檔案信息資源應堅持多措并舉，三是開發檔案信息資源要注重平日對檔案利用效果的積累，四是開發檔案信息資源必須充分運用現代化信息技術手段。

關鍵詞：檔案信息資源;開發利用

發揮檔案的作用是檔案工作的目的，而利用工作是檔案工作的中心環節。因此檔案信息資源的開發利用，是檢驗檔案工作整體質量的“試金石”。在社會主義市場經濟條件下檔案信息資源的開發要把握以下四點：

一、是開發檔案信息資源應堅持效益為先原則

收集整理是檔案工作的基礎，開發利用是目的，檔案收集整理得再好，如果不能得到有效的開發利用，不能實現其價值，也就失去了收集整理的意義。因此在檔案信息資源的開發利用中，首先要注重檔案的效益，檔案的效益主要包括經濟效益和社會效益。當前，緊緊圍繞和密切配合經濟建設這一黨的中心工作，是開發檔案信息資源的正確發展方向。為此，首先要著重抓住與經濟活動密切相關的信息，與此同時，大力開發重要流通渠道的科技管理信息，也是必不可少的重要環節。這是因為經濟部門需要掌握的與經濟活動相關的信息是多種多樣的，所以要開發的檔案信息資源也必須適應這一客觀要求。多年來，由于人們受傳統檔案管理機制的影響，對檔案的利用，只是為一些經濟案件、經濟糾紛的日常經營管理等提供條件，或只是簡單抽象地羅列歷史數據，而不是主動地根據檔案內容豐富的原始數據，為國家經濟管理提供可靠的信息，為領導決策提供科學的依據，這就嚴重影響了檔案的利用和檔案信息資源的開發。其次，有堅持以人為本的理念，抓好民生檔案的開發利用，例如建立人名數據庫，匯編涉及民生的編研資料，提高群眾的獲得感、幸福感，為建設和諧社會做出貢獻。

二、開發檔案信息資源應從多方面入手

長期以來，由于我國檔案工作受封閉式、傳統管理機制和陳舊觀念的嚴重影響，致使大量的檔案信息資源沒能夠很好地得到開發并充分發揮其重要作用。這在一定程度上阻礙了我國的經濟發展和社會進程。因此，無論是從經濟發展與社會進步的角度來講，還是從改革開放和“三個文明”建設的要求出發，都必須把握住多渠道地大力開發和有效利用檔案信息資源這條重要的脈搏。

從長遠的發展設想，各級各類檔案室，都應設立檔案信息服務工作機構，至少應當配備從事這一工作的檔案人員。目前，信息庫的建立可以文件目錄為依托，從收集、建庫、分析、預測、加工、管理、服務等環節開展工作，并在此基礎上不斷深化和完善提高。與此同時，要根據各行各業內部的需求，信息市場需求以及有關法律對檔案工作的要求，主動進入信息市場，積極創造條件開展咨詢服務，如全方位宣傳檔案工作的方針政策、法規、原則、指導檔案信息資源開發的先進經驗，介紹開發檔案信息取得顯著重大經濟效益和社會效益的典型事例，傳遞檔案館（室）藏檔案資料信息，編輯出版檔案信息開發的論著，提供開發檔案信息的配套服務等。

大力開放各種檔案，讓社會廣泛利用。對到期檔案和雖未到期但經有關部門審查同意的檔案進行鑒定開放，這既是《檔案法》向檔案館提出的法定要求，又是更好地開發檔案信息資源的一個重要舉措，也是檔案事業健康發展的必由之路。因此，要及時做好檔案鑒定工作和開放配套服務，滿足社會需求。

加大檔案信息資源服務社會的宣傳力度，讓檔案信息資源的開發工作走向市場。通過設立專欄櫥窗、舉辦檔案展覽、公布有關檔案內容，擴大檔案的影響。為進一步方便各社會各界和人民群眾利用，還可編印館（室）藏介紹和有關的文件目錄信息，發往有關領導和部門，來提供檔案信息和提高檔案利用率和效率，讓社會各行各業在嘗到開發檔案信息資源的甜頭后，進一步重視、配合和支持開發工作，形成“檔案為我們服務，我們為檔案出力”的大氣候。

要做好檔案利用工作反饋信息的收集和綜合分析工作。事實證明，檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開發力度，提高開發質量的重要措施。在我們的日常工作中，通過有關信息的收集、匯總、分析和加工，及時地了解和掌握社會需求，及時地開發檔案信息資源，服務于經濟建設，盡可能全面、迅速、準確地把有效信息傳輸給社會，既是大力開發檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統地提供檔案資料為社會各方面服務的一項重要工作。當今社會，在計算機網絡逐漸廣泛的時代，我認為如果把自己單位管理的檔案建立一個專業的網站，使全市群眾可以上網公開查詢，不僅方便了群眾，而且大大提高了檔案的利用率，同時也增加了經濟效益和社會效益。縣市級檔案部門可以依托省檔案目錄中心，開展館際聯動，共享開放館藏資源，實現“四個任何”互聯網查檔方式，實現讓數據多跑路、計群眾少跑腿甚至零跑腿的“互聯網+檔案服務”。因此，對這項工作必須引起足夠重視，投入足夠人力、物力和財力，確保檔案工作的正常開展，以便多出成果、快出成果、出好成果。

三、開發檔案信息資源要注重平日對檔案利用效果的積累

每一個檔案工作者都知道檔案管理工作是一件默默無聞的工作，因此它要求所有的工作者必須要有高度的責任心和強烈的責任感。而檔案信息資源的開發要求我們必須注重收集日常工作中檔案的利用效果和信息反饋，避免我們去做“無米之炊”。另外，有許多檔案信息資源的開發利用是一個長期的過程，幾個月甚至幾年，檔案的效果才會很明顯。因此我們必須做好日常工作點點滴滴的積累，只有這樣才會產生更好的經濟效益和社會效益。

四、開發檔案信息資源必須充分運用現代化信息技術手段

當前，由于社會信息化與信息社會化的趨勢日益明顯，而檔案館在對檔案信息的加工數量、傳播速度等方面已不能滿足需求。所以必然要求加快自動化網絡化建設。大量的實踐證明，沒有現代化的技術、設備和手段應用于檔案信息資源的開發利用，就根本談不上科學合理地開發和充分地利用檔案信息資源。先進的現代化設備為檔案信息資源創造了優越的條件，如復印機、掃描儀的使用既加快了檔案信息的摘錄速度，又大大地提高了工作質量和效益;電子計算機終端網絡的應用，使檔案信息的遠距離傳輸成為現實;利用電子計算機進行統計和檢索，使檔案信息資源開發工作的速度和質量成倍增長等。綜上所述，現代化信息技術手段的應用，既把檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫了出來，又使大力開發和科學利用檔案、合理、有效地利用信息資源真正成為現實，也為將來實現人類檔案信息資源的共享打下了基礎。因此，必須應用現代化信息技術手段來進行檔案信息資源的開發工作，最終實現科學技術檔案信息資源的開發利用。