加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法

張全慧

摘要：檔案管理是事業單位整個管理體系不可或缺的組成部分，檔案是事業單位擁有的資源之一，具有隱性特征，能夠服務于管理與決策。隨著信息技術應用的不斷深入，事業單位傳統檔案管理方法嚴重滯后，與新時期事業單位對信息資源的需求不相適應，這也是檔案管理創新的根本原因。基于此，要將信息化作為檔案管理發展的方向，以期更好地服務于事業單位的長遠發展。

關鍵詞：信息時代;事業單位;檔案管理;創新

隨著檔案事業的不斷發展，事業單位中的檔案管理已經進入到信息化建設的時代。在新形勢下開展檔案管理工作，具有重要的意義。對于檔案管理人員來說，要按照信息化建設的要求采取扎實的措施加以推進。

一、事業單位檔案管理信息化問題

（一）改革機制問題

目前部分事業單位依舊遵循傳統檔案信息化管理要求及問題，統一調整和安排檔案管理系統，隨后從其他路徑入手改良和完善事業單位管理內容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對于檔案管理機制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機制已開始創新，然而效果卻不明顯。基于信息化背景下，事業單位非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對象，盡管管理活動靈敏性強，但其改革機制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經過專業培訓，導致管理工作效率不高。

（二）技術欠缺

對于事業單位檔案管理而言，科學應用信息化技術是提高檔案管理工作質量的前提基礎。然而面對事業單位內部檔案管理現狀來講，在使用信息化技術方法上依舊存在問題，在檢閱比較重要的檔案資料時沒有使用信息化手段，而是慣性的使用紙質材料加以保存，這樣不但存儲時間短，還不利于后期查找。對此，為了突出檔案完好性，事業單位應將信息化技術手段融入其中。

（三）建設細節不合理

信息化建設落后是事業單位檔案管理的突出問題之一，不夠統一。基于事業單位檔案管理信息化建設環境下，相關軟件沒有做到妥善安排，編制、持續性非常弱，一些信息資源無法進行共享。總的來講，管理軟件是不能協助檔案管理來查閱資料和文件的，加之檔案管理內容雜亂，增加了信息化建設難度。

二、加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法

（一）組建融檔案管理能力與信息素養為一體的復合型人才隊伍

在檔案管理實踐中，管理人員的作用不容忽視，其直接影響事業單位檔案管理水平的高低。應高度重視這一問題，全面加強檔案管理隊伍建設，積極改善人員結構，摒棄傳統的兼職檔案管理方式;重視開展行業內技術交流，及時傳遞最新的檔案管理知識，促使管理人員明確信息技術的理論發展現狀以及應用趨勢，為創新與發展提供可靠的參考;積極開展專業性培訓與教育，提升人員信息化檔案管理軟件應用能力，增強信息素養，有效發揮信息技術優勢，推動事業單位檔案管理向著規范化與信息化的方向發展;人員招聘方面，在注重專業能力的同時，考量其工作態度，引導其對檔案管理流程與制度進行規范，構建與檔案管理制度相適應的崗位管理制度;制定科學的激勵機制，尤其是在檔案管理創新中表現優異的員工，樹立榜樣，激發全員創新的積極性。

（二）增強檔案信息化管理思維，應用信息化管理模式

從目的角度分析，事業單位檔案管理的目的是為科學決策提供價值性信息支持，促使自身發展與時代具有同步性。面對信息管理思維的薄弱，一方面，深入理解檔案管理信息化的價值，掌握信息化思維的真諦，將其有效貫穿于管理實踐全過程，以求實現最大程度的信息共享，提升資源利用率，防止信息滯后。應結合信息需求方向，將信息化建設作為檔案管理的新趨勢。

（三）建立完善工作的制度體系

信息化建設下加強檔案管理，要不斷地建立健全工作制度，使制度成為檔案管理的重要保障。在建立檔案管理的工作制度時，首先，要明確工作制度的內容，要對制度的各項條款加以明確，并征求事業單位相關部門對該項制度的意見，使得檔案管理的制度得到不斷的完善，并最終加以實施。其次，要認真貫徹落實工作制度。檔案管理部門要將制度的執行以及管理進行細化，制度中的內容按照部門的權限進行落實，共同將信息化建設落實到底。最后，對檔案信息化建設的相關制度落實情況進行檢查。要認真檢查制度的貫徹情況，如果存在落實不到位的情況，要進行及時的整改，確保各項制度能夠執行到位。

（四）提高檔案管理信息化建設意識

現如今，信息技術的高速發展，給人們的生產生活提供了強大的便利。很多新興的檔案管理工具層出不窮，給人們提供了更多的選擇。在新環境下，檔案管理人員要學習較為先進的管理理念，熟悉掌握和運用信息化的檔案管理工具，由此才能指導和引領檔案管理工作的發展。信息化技術背景下，對于檔案管理工作人員的計算機技術水平需求更高，為了提高事業單位檔案信息化管理的信息化水平，為單位節省更多的人力、物力和資金，較為重要的一點就是要重點提高檔案管理工作人員的計算機技術，使之成為一個掌握現代化技術的、專業的檔案管理人才。檔案管理層要定期組織和安排全體的檔案管理工作人員學習，熟練運用各種新型的檔案管理技術軟件，有效提高檔案管理工作人員專業化的技術水平，從而可以及時應對和處理工作中遇到的各種難題，進一步提高醫院檔案管理工作效率。除此之外，事業單位的檔案管理工作人員還應當豐富完善自己的知識體系，加強自身修養，努力提高自己的綜合素質，充分發揮個人價值，以飽滿熱情的態度投入到檔案管理工作中。為此，為了全面推進檔案管理信息化的建設工作，事業單位應當注重培養信息化的管理人才，提高檔案管理信息化建設意識。

三、結束語

綜上，在各個領域都能看到信息化的影子，其建設逐漸成為時代的潮流。將信息化應用到事業單位檔案管理中去，從而推動其發展，實現信息化、數字化目標。為此，工作人員需了解信息化知識，優化相關制度和檔案管理手段，促進事業單位可持續發展。

參考文獻：

[1]闞澤微.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].科學技術創新，2017.

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