大數據背景下科技檔案管理研究

莫錦雯

摘要：科技稽案是科研活動和科研實踐相關活動中積累的有價值的材料，真實體現了科學生產相關活動的情況，具有多元價值。當前，檔案信息化建設給科研檔案管理提供了新的思路，科技檔案信息資源更加豐富，科技檔案管理效率大幅提升。如何充分把握信息化帶來的變化，以此為契機充分發揮科技檔案的價值，是科技檔案管理人共同面臨的問題。

關鍵詞：大數據;科技檔案;管理;研究

一、科技檔案的特性

（一）科技檔案的專業性

由于科技檔案形成領域和本質特點都與其他檔案存在明顯不同，科技性的檔案具有非常強的專業性，任何一項科技成果的出現都具有鮮明專業性特點，只有在專業范圍之內由專業人員生成并對此項科技活動進行記錄，形成特定專一科技檔案。這些科技檔案對于科技成果運用能夠起到重要的佐證作用。如在科技檔案制度形成、科技檔案整理、分類、歸檔，科技檔案館建設等方面都需要根據檔案的專業性進行完善和創新。

（二）科技檔案的類型和種類的多樣性

科‘技檔案內容比較豐富，由于科技成果分屬于不同種類，因此對于科技成果的內容記錄方式也有所不同，具體科技檔案可以分為生產活動和科學技術。以生產活動作為劃分依據可以分為農業活動檔案，這種科技檔案包含農、林、牧、等多個農業領域的檔案，工程檔案和建筑檔案可以根據項目施工工程、設計工程、竣工驗收等不同階段形成相應檔案。產品研發可以根據生產工藝、工藝裝備、產品設計形成相應的檔案，自然活動可以根據天文、地震、氣象、環境保護、測繪等不同種類形成不同的科技檔案。科技檔案類型是所有領域檔案中專業性最強、種類最多、管理起來最為復雜的檔案。如，科技檔案在收集、分類、管理、利用等多個環節都需要根據檔案的特性采取不同的措施，以確保科技檔案能夠被有效保存并加以利用。

（三）科技檔案資料的成套性

諸如一個型號的產品研發生產制造，一個工程項目的設計施工，一個課題的系統研究，所形成的諸多相關資料文件都必須認真歸檔，形成一套完整的科技檔案。科技檔案的成套性既有利于科技檔案的歸檔整理，同時也有利于科技檔案的開發利用，因此在科技檔案整理過程中一定要確保資料的完整性。

二、科技檔案管理面臨的主要問題

（一）信息化網絡技術檔案管理的安全性有待提升

科技檔案管理中納入信息化技術可提高檔案管理效率，但是科技檔案管理中應用現代化網絡技術還帶來了一定的安全隱患。受網絡自身的安全漏洞，科技檔案采用信息技術管理時容易被黑客、網絡病毒等侵襲，降低了科技檔案的安全性，不利于提高科技檔案管理的規范化水平。

（二）科技檔案的管理分散

從整個科技檔案的狀態中去看的話。因為一些職能部門認為各個屬下部門分別管理檔案更加方便一點，甚至一些單位的科研人員想把自己的科研成果占為己有把銜接部分的檔案丟失。這些原因導致一些關鍵真實的檔案可能會被分散，銜接不上，更有可能被篡改加工，從而缺乏檔案管理的可信程度，這樣就影響了檔案的真實性，存檔會失去實質意義。

（三）科技檔案管理缺乏專職人員

很多企業為了節省成本，不得不在企業內部采取全面深化改革措施。裁員成為企業改革中通常的做法，而其中一些非必要部門，如檔案部門往往首當其沖，各大企業裁員大軍中，專職檔案工作人員最先被大量裁員精簡。因此企業檔案管理人員通常情況下由本單位的辦公室文案人員或者后勤人員進行兼職，由于其本身工作就很繁瑣，加之沒有接受過檔案管理方面的專業訓練，在面對科技檔案的具體工作時，常常顯得力不從心，只能對日常文件資料進行簡單的收集整理工作，很難應對科技檔案信息的精細化工作。

三、大數據背景下科技檔案管理的創新路徑

（一）使用先進的科學技術

在大數據時代，尤其是在科技檔案管理過程中，相應的管理人員必須要引進先進的科學管理技術，有效地對檔案，數據信息進行全面處理，提高檔案管理的科學化、信息化。現階段，我們應適應時代發展加強檔案管理部門數量上的收集力度，建立不同需求的數據模型，做好數據的分類整合工作，充分發揮檔案信息的使用價值。在檔案管理過程中，有效地打破時間、空間的限制，實現紙質檔案信息存儲轉化為高級的信息資源，在最大范圍內提高檔案工作的共享性。與此同時，隨著大數據技術不斷發展，有效地拓寬云計算技術，實現資源的合理配置。由此可知，目前，在科技檔案管理過程中，可以使用先進的分析技術，實現科技檔案信息的資源配置，結合云計算技術實現科技檔案的資源共享。

（二）做好科技檔案的系統化管理工作

科技檔案的系統化管理要求要做好科技檔案各個環節的管理工作，為了發揮科技大檔案的潛在利用價值，需要在相應的工作系統和平臺上、結合檔案分類的具體情況來尋找所需要的檔案，然后針對此檔案的基本屬性和類型來對大致的構架方案進行確定，然后通過此框架方案來指導具體的科研活動。而且為了確保在此基礎上所開展的科研工作更有計劃性和目的性，則可以做好科技檔案的整理和利用工作。為了滿足上述要求，就需要根據不同檔案的類型和性質進行利用機制的建立，保證科技檔案利用的針對性和科學性，最大化地體現科技大檔案的自身價值。

（三）提高科技檔案管理人員素質

人員管理是科技檔案管理中最基礎，也是最重要的環節。管理制度以及管理體系都是由人指定的，那么就要從最基礎的人員方面進行入手，首先，將科技檔案管理人員的基礎知識水平進行提升，可通過培訓、考核等方式。其次，在管理人員的工作態度以及個人素質方面，也應進行把控，可以在人員入職過程中進行素質考核，在工作中建立業績制度、薪資制度，保證管理人員能夠擁有工作積極性。在精通管理技術、了解管理知識的同時，擁有工作的熱情，才能夠保證制度、體系的完善。

四、結束語

目前科技檔案管理中還存在著不足之處，對科技檔案事業的發展造成了一定的制約，因此需要通過不斷地創新和探索，建立起符合新形勢的科技管理模式，相關檔案管理人員也應不斷對自身的知識結構進行完善，提高管理水平和職業素養，使科技檔案管理工作更好地為社會服務、為企業服務。

參考文獻：

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