電力企業(yè)文書檔案的管理及合理利用

劉嵐

摘要：電力企業(yè)文書檔案是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分。電力企業(yè)文書檔案的管理工作對于傳統(tǒng)文檔管理模式來說有更高的要求，我們要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。本文對于電力企業(yè)文書檔案的作用做出了研究，對電力企業(yè)文書檔案的管理問題進(jìn)行分析，并對如何加強它的合理利用提出建議。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);文書檔案;管理;合理利用

電力企業(yè)文書檔案是記錄電力企業(yè)的各種管理活動，在電力企業(yè)文書檔案信息化中具有重要意義。它真實的記錄了各項工作，有重要的查考使用價值。我們應(yīng)了解如何合理利用電力企業(yè)文書檔案管理的方法，重視電力企業(yè)文書檔案管理工作，為企業(yè)人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃等提供便利條件。

一、電力企業(yè)文書檔案的管理的意義

文書檔案管理工作是對于依據(jù)憑證和記錄歷史起了重要作用。隨著電力企業(yè)的快速發(fā)展，隨之而來給電力企業(yè)文書檔案的管理工作帶來了許多新的問題。對此有很多新方法來管理，代替了傳統(tǒng)的手工記錄方法，減輕了檔案人員的工作壓力，提高了電力企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量。這對于企業(yè)文書檔案管理提出了更高的要求，能夠為企業(yè)提供良好的服務(wù)。同時，要做好電力企業(yè)文書檔案的管理工作，合理利用它的資源，利用它的價值充分發(fā)揮，提高電力企業(yè)的質(zhì)量，在電力企業(yè)行業(yè)下快速發(fā)展[1]。

二、電力企業(yè)文書檔案的管理存在的問題

（一）忽視了電力企業(yè)文書檔案的管理

傳統(tǒng)的電力企業(yè)文書檔案的管理只是人工管理，將文書檔案管理視為一種單純文字表述工作的形式這其實忽略了電力企業(yè)文書檔案工作的重要性，而這樣的做法有的管理人員還沒有意識到對于企業(yè)電力市場的影響。另外，相關(guān)部門對文書檔案部門的管理工作也存在著分工不明確的現(xiàn)象。某些相關(guān)文書管理人員對上級領(lǐng)導(dǎo)的抽查存在敷衍了事，有的為了應(yīng)付過去找其他的數(shù)據(jù)代替，這樣的做法嚴(yán)重影響了電力企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致電力企業(yè)內(nèi)部文書檔案缺失或不完整。

（二）電力企業(yè)文書檔案的管理需提高利用率

在目前的電力企業(yè)中，文檔管理工作也面臨著許多的問題，例如：文件和檔案數(shù)量越來越多，給整理和保管帶來困難;某些文字檔案管理沒有用數(shù)字管理方式，需要很多人工處理，給管理工作人員帶來很多不方便;部分電力企業(yè)的管理方法不當(dāng)，直接影響了文書工作的效率。面對新的歷史時期、新的工作需要，只有加強對電力企業(yè)管理的工作，才能提高其工作效率，為電力企業(yè)文書管理開拓更有力的前景。

（三）電力企業(yè)文書檔案的管理關(guān)聯(lián)性不足

在平時的工作中，電力企業(yè)己經(jīng)形成了一套完整的體系，而檔案管理工作并沒有與文書工作很好的聯(lián)系在一起。在已有的體系中，檔案管理與文書工作都是各司其職，分開工作，兩者沒有很好整合到一起，產(chǎn)生誤差，這樣就很容易產(chǎn)生多種問題，兩個處理方式也融合不到一起，電力企業(yè)管理系統(tǒng)會出現(xiàn)很多問題，對于文件的整合沒有一定的統(tǒng)一性，不能有效結(jié)合到一起，就會阻礙電力企業(yè)的未來發(fā)展[2]。

（四）電力企業(yè)文書檔案的管理人員專業(yè)水平有待提高

電力企業(yè)的文書檔案管理人員有一部分只是普通的工作人員，對于專業(yè)的文書檔案管理了解不透徹，對資料的相關(guān)知識數(shù)字化管理不敏感，沒有制定詳細(xì)的文書管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏對文書檔案管理的專業(yè)知識，沒有健全的數(shù)字化設(shè)備，以至于出來的結(jié)果沒有代表性，不足以說服管理的其他人員，最大力度限制了電力企業(yè)的發(fā)展。

三、如何提高電力企業(yè)文書檔案的管理的合理利用

（一）重視電力企業(yè)文書檔案的管理

在電力企業(yè)文書管理的工作中，文書工作人員要有高度的工作責(zé)任感，認(rèn)真辦事的工作態(tài)度，同時也要主動為廣大職工服務(wù)。加強對檔案管理工作的重視，企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強起到帶頭作用，全面提升文書檔案在電力企業(yè)的質(zhì)量。全體人員在傳統(tǒng)文書管理的基礎(chǔ)上加強現(xiàn)代化科技的新思想的工作，逐漸完善電力企業(yè)的工作，為以后的電力企業(yè)營造出良好的氛圍和環(huán)境。同時也要以積極的心情去面對工作來調(diào)動相關(guān)的管理人員的情緒和態(tài)度，加大投入到工作環(huán)境中，有良好的氛圍工作效率會事半功倍，使文書管理工作能更好發(fā)展。

（二）提高電力企業(yè)分類管理工作

文書檔案管理在管理工作中，針對不同的文字內(nèi)容、形式或?qū)ｎ}，制定完整的科學(xué)管理方式進(jìn)行分類管理。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。通過信息化、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理，文書檔案在信息化方面有更高的效率和更優(yōu)的質(zhì)量，這樣不僅降低了由于人為因素出現(xiàn)錯誤的概率，又可發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，真正達(dá)到了提高工作效率的目的。

（三）提高檔案管理的關(guān)聯(lián)性

在電力企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理與文書這兩類工作中不僅存在著差別還有很大的聯(lián)系，文書是檔案管理的鋪墊，加強文書的應(yīng)用讓它們互相融合到一起。各部門的工作人員需互相溝通交流，配合協(xié)調(diào)工作，對工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，為以后的管理工作打下基礎(chǔ)。文書管理工作人員應(yīng)加強管理意識，做好對接工作，讓電力企業(yè)工作的文件統(tǒng)一整合到一起，為后續(xù)人員查找方便。為了更好地讓文書管理和檔案管理有效對接，電力企業(yè)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行管理，確認(rèn)核對文件無誤統(tǒng)一整合資料提高質(zhì)量，嚴(yán)格按照制度工作避免出現(xiàn)不必要的錯誤。

（四）提高電力企業(yè)分類管理工作人員的素質(zhì)

現(xiàn)代化社會發(fā)展需對文書檔案管理人員有較高的專業(yè)水平與個人素質(zhì)。傳統(tǒng)的工作方法，從文件的起草、修改、到定稿打印、歸檔都是以手工抄寫為主，而現(xiàn)在電子計算機技術(shù)可以完成以上一系列工作。文檔管理工作者不僅要有專業(yè)知識，還要熟悉計算機，提高傳統(tǒng)的文書管理模式。學(xué)習(xí)對計算機的操作，使電力企業(yè)人員更加深入了解信息化科技的能力，不僅提高了文書管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化，還會讓人員有一定創(chuàng)新意識，進(jìn)一步提高文書管理者的管理水平[3]。

四、結(jié)束語

電力企業(yè)文書檔案管理工作加強提高，更加重視文書檔案管理的工作，對電力企業(yè)的發(fā)展有很大的意義，提升了電力企業(yè)文書管理的質(zhì)量，加強完善文書管理工作，從而能實現(xiàn)檔案管理的目的，讓電力企業(yè)文書檔案管理工作有更大上升空間。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱埕瑤.淺析文書檔案管理中存在的問題和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：133-133.

[2]蒲明桂.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（10）：81-81.

[3]李曉紅.淺談如何在電力科技檔案管理工作中實現(xiàn)經(jīng)濟效益的研究[J].科技風(fēng)，2018（12）：159-159.