推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施

朱春梅

摘要：檔案管理事關機關事業單位的人事調動，其對于機關事業單位是否能夠有效發揮職能效用有著較大的影響，當前各行各業的檔案管理早已實現了信息化管理，對于機關事業單位來說亦是如此。在信息化背景下，機關事業單位檔案管理工作該如何實現規范化和標準化呢？本文將對其進行詳細分析和論述。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;工作;規范化;標準化

檔案管理是機關事業單位管理工作中一個不可缺少的組成部分，機關事業單位對于這項工作一直都比較關注，然而因為檔案數量和管理時間的不斷增加，讓很多機關事業單位在管理實踐中都產生了很多的問題，例如，沒有合理的認識、管理方式單一等，這些都給檔案管理工作的效率和效果帶去了消極的影響。要想提升檔案管理的質量，就需要明確工作中存在的問題，進而采取有效的措施，提升管理水平，讓檔案管理可以實現標準化和規范化，促進檔案的利用，充分發揮出檔案的作用。

一、檔案規范化管理的實際意義

以往的管理辦法是將重要的紙質檔案資料整理，如果工作人員將這些資料任意擺放在檔案室，將導致檔案管理的雜亂無章。機關單位的員工具有流動性，若要求他們自行保管檔案材料，在員工任免工作時，可能會出現檔案找不到的現象，影響機關單位的工作延續性。檔案對機關單位造成的損失是不可估量的，將工作的原始資料——檔案，將其妥善保管是機關單位在管理過程中十分簡單并且基礎的工作。除此之外，對于機關單位來說檔案管理是很關鍵的一個方面。隨著社會逐步發展，我國對于社會信用體系方面逐漸開始重視，因此機關單位中的檔案管理工作為了滿足社會的需要，應不斷發展和完善。從多方方面多角度入手建立完美的信用制度，應用到檔案管理中來。

二、推進檔案管理工作規范化、標準化的措施

（一）加強對文件檔案管理人員的培訓，提高專業素質

文檔文件管理負責人對于文檔文件管理工作具有絕對的決定權。它的質量和能力直接決定工作的狀態和結果。隨著信息時代的到來，許多以前的雇員不再能夠做他們目前的工作，并且文件信息管理不熟悉。目前，由于各種原因，相關的單位不能直接辭退他們。當前，文件檔案管理的現代化課程的培訓有待加強。因此，有必要提高他們的專業素質。這里提到的培訓可以分為兩個部分。第一部分是理論知識培訓，第二部分是專業技能和實踐培訓。理論知識是實際操作的重要基礎和前提。可以從大學聘請專業教師在機構內進行專門培訓，也可以找到為員工提供專門培訓的專門機構。借助專業技能和動手培訓課程，可以要求員工觀察并學習具有豐富經驗和完整系統的大型公司。總之，培訓內容必須多樣化，培訓方法不能簡化，使得員工綜合能力得到提升。

（二）落實檔案管理方式的改革開級

改革升級檔案管理方式的重點在于借助現代化的信息技術，構建檔案管理信息共享平臺，借助該平臺實現對檔案分門別類的管理，這樣即便是上級政府部門要臨時檢查機關事業單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。同時，以信息技術為基礎的檔案管理還可以實現管理的多樣化，如其可以將文字、圖片、影像等集中到一起實施檔案管理，豐富了檔案的內容，使得檔案信息內容更加的豐富翔實。當然，要落實機關事業單位檔案管理方式的改革升級，還需要有充足的設備作為保障，做好檔案管理設備維護工作，如使用各類信息設備時要避免計算機被病毒入侵，及時地查殺病毒，做好重要檔案文件的備份工作，妥善保管重要檔案，保證檔案管理的安全性，實現檔案管理的規范化與標準化。

（三）全面落實責任制，構建追溯機制

檔案管理和其他事務存在差異，其是一種更加長效的管理工作，這就需要檔案管理人員能夠具備較強的責任心以及較高的職業道德。要想在制度層面上確保提升檔案管理的效率和質量，就需要全面落實責任制，將責任都落實到管理者身上，構建追溯機制。即檔案管理工作并不會由于人員方面的變動而產生責任中斷的問題，不管是檔案最初作業人員還是負責管理具體事務的檔案管理人員，他們的責任是一直伴隨他們的職業生涯的，所以，要是在工作中出現問題，那么就能夠直接追溯到直接關系人，追究其責任。通過采取這種措施，可以讓相關人員都認識到檔案管理規范化和標準化的重要性，能夠提升自己的責任感，嚴格按照相關的規范對檔案進行管理。

（四）重視安全問題，增強檔案系統防護

一是，加強檔案硬件儲存設備的安全防護。加強儲存設備存放地點的安全防護，強化日常安全管理，做好防火、防盜、防潮工作。定期對硬件設備進行檢查，確定其儲存性能是否完備，所儲存的信息是否完整，發現存在儲存設備性能不佳的，及時更換儲存設備，確保檔案信息不受影響。二是，加強檔案管理系統的安全防護。所采用的檔案管理系統必須具備安全防護功能，對系統中的操作均須在后臺進行記錄，做到任何操作均有跡可尋。對系統訪問進行限制，嚴禁無關人員進入檔案管理系統，設定相應權限，用戶只有在自身的權限范圍內對數據進行有限的查看、錄入或更改。安裝必要的網絡安全軟件和殺毒軟件，防范系統入侵風險。定期對檔案管理系統進行安全排查，爭取將安全隱患消除在信息安全問題發生以前。

三、結束語

綜上所述，檔案管理是機關事業單位管理工作中一個重要組成部分，對單位的發展具有重要的輔助作用，要想全面發揮出檔案的價值，提升檔案管理工作質量，就需要采取有效的措施，讓管理工作實現標準化和規范化，促進機關事業單位的發展。

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