簡論機要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略

黃蓓

摘要：機要文書檔案是機關(guān)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，也是機關(guān)單位重要的信息資源，因此為了發(fā)揮機要文書檔案的功能作用，本文闡述了機要文書檔案管理的基本原則，對機要文書檔案管理存在的主要問題及其優(yōu)化策略進行了探討分析。

關(guān)鍵詞：機要文書檔案;管理工作;原則;問題;優(yōu)化策略

機要文書檔案管理對于提升機關(guān)單位管理能力具有重要作用，但是由于各種原因的影響，導(dǎo)致其存在諸多問題，因此為了保障機要文書檔案管理的有效性，以下機要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略進行了探討分析。

一、機要文書檔案管理工作的基本原則

機關(guān)單位是國家機構(gòu)的組成部分，其檔案是機關(guān)單位所有信息的匯聚地，其中機要文書檔案管理工作非常重要，因此必須在一定的標準與原則下進行管理：一是規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即機要文書檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點對檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性;二是職責、權(quán)益兼顧原則，即機要文書檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責及權(quán)益都有明確的范圍確定，當出現(xiàn)檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人;三是靜態(tài)、動態(tài)相結(jié)合原則，即機要文書檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時與時俱進，與國際接軌，在時代發(fā)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

二、機要文書檔案管理工作存在的主要問題分析

1.管理質(zhì)量問題。由于機關(guān)單位管理者和決策者存在對檔案管理認識的不足，特別在機要文書檔案隊伍建設(shè)上和檔案管理體系完善上還存在顯著的問題，這既不能確保機要文書檔案工作的有序進行，也制約了機要文書檔案管理質(zhì)量。并且在檔案管理工作中還存在考核不嚴、考評不系統(tǒng)、管理鏈條缺乏等一系列問題，導(dǎo)致機要文書檔案管理工作失去質(zhì)量體系的評價，難以實現(xiàn)機要文書檔案管理工作的質(zhì)量目標。

2.安全性問題。機要文書檔案存在大量的涉密信息，在國家檔案法和信息安全法上都有著對檔案安全的嚴格規(guī)范和準確定義，但是由于機要文書檔案管理上的疏失，機要文書檔案工作存在安全性問題。一方面在機要文書檔案信息涉密環(huán)節(jié)沒有系統(tǒng)地檢查、分類和判定，導(dǎo)致機要文書檔案涉密信息的泄露;另一方面在機要文書檔案管理總沒有規(guī)范進行解密工作，不能全面地發(fā)揮出機要文書檔案資料的資源和優(yōu)勢進而產(chǎn)生檔案工作的遲滯、低效和延誤。

3.利用問題。傳統(tǒng)機要文書檔案管理工作只講求工作的規(guī)范、環(huán)節(jié)和要求，并沒有實現(xiàn)對機要文書檔案資源的深度開發(fā)和系統(tǒng)利用，出現(xiàn)了機要文書檔案資料劃分粗略、信息分類模糊、管理工作落后、數(shù)字資料和信息安全性不足等一系列問題，不能形成新時期機要文書檔案管理的新基礎(chǔ)和新平臺，嚴重影響機要文書檔案工作基礎(chǔ)性地位的體現(xiàn)，甚至可能在資源開發(fā)和利用中形成了阻礙和遲滯作用。

三、機要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略

1.提高機要文書檔案管理質(zhì)量水平。從質(zhì)量生成、評價和監(jiān)督方面上看，新時期機關(guān)單位要強化檔案管理的質(zhì)量意識和質(zhì)量水平。要在組織層面進行機要文書檔案管理結(jié)構(gòu)的調(diào)整，真正協(xié)調(diào)相關(guān)部門和相關(guān)資源將建設(shè)高質(zhì)量機要文書檔案管理工作體系落實在實實在在的工作至上。同時要以質(zhì)量管理作為前提，以提升機要文書檔案管理品質(zhì)為目標建立起管理質(zhì)量體系，覆蓋機要文書檔案管理的方方面面，為管理質(zhì)量的提升提供組織和管理基礎(chǔ)。在管理工作中要形成質(zhì)量控制體系，從考核與考評、反饋與激勵等主要環(huán)節(jié)入手，全方位確保機要文書檔案管理實現(xiàn)其自身的價值、質(zhì)量目標。

2.保障機要文書檔案管理的安全性。機要文書檔案管理首先要從保密法、檔案法、信息安全法的層面入手，準確而全面地理解機要文書檔案安全的定義、范圍和要求，要立足于機要文書檔案管理的實際進行安全教育和普及工作，現(xiàn)實性地提升機要文書檔案管理的安全性。一方面，要強化機要文書檔案資料的審查工作，嚴格實施檔案信息的判定、分類、控制和使用，形成更大范圍和更多維度的機要文書檔案安全保證機制和優(yōu)化途徑，確保機要文書檔案資料和信息的安全。另一方面，要妥善做好機要文書檔案資料和信息的解密工作，以保密法和檔案法的相關(guān)規(guī)定為前提，遵從機要文書檔案資料保密的時限要求，在合理合法的前提下準確地將過涉密期的機要文書檔案信息予以公開，進而利用好機要文書檔案資料的價值和功能。

3.做好機要文書檔案的利用工作。新時期機要文書檔案管理工作必須要重點強調(diào)資源的開發(fā)和利用，要立足于機要文書檔案管理傳統(tǒng)工作模式和組織體系進行變革，從檔案信息分類、組卷形式劃分、編目系統(tǒng)調(diào)整等方面入手，開發(fā)出機要文書檔案管理的新時期新方法和新優(yōu)化途徑，做到對機要文書檔案資源的有效開發(fā)，形成機要文書檔案資料新的功能和作用。此外，在加工和利用檔案資源的過程中要借用數(shù)字化技術(shù)，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全和實質(zhì)安全的需要實現(xiàn)對檔案資源的歸類、存儲和加工在提升機要文書檔案安全性的前提下進一步增加機要文書檔案資源的利用效率。

4.合理運用信息化管理手段。機要文書檔案管理要立足于方式、手段、體系的創(chuàng)新，要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的全面應(yīng)用作為平臺，通過信息化建設(shè)不斷提升機要文書檔案管理的工作效率和強化機要文書檔案管理的工作質(zhì)量。機關(guān)單位要建立數(shù)字化的檔案信息收集和整理管理平臺，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)提升機要文書檔案資料的全面性、系統(tǒng)性和實效性。機要文書檔案工作和管理環(huán)節(jié)中應(yīng)該廣泛引入計算機、網(wǎng)絡(luò)等高新科技信息設(shè)備，力爭早日實現(xiàn)機要文書檔案的數(shù)字化，進而建立起高效率的機要文書檔案管理平臺和載體。機關(guān)單位還應(yīng)該著眼數(shù)字社會和信息社會建設(shè)的大目標在檔案管理工作中應(yīng)不斷提升資料和信息的共享性，推進機要文書檔案管理實現(xiàn)更全面、更系統(tǒng)、更有效的目標。

四、結(jié)束語

綜上所述，機要檔案管理作為機關(guān)單位管理工作的重要內(nèi)容，其不僅與機關(guān)單位內(nèi)部高效運行之間有著密切聯(lián)系，同時還直接決定了機關(guān)單位的高效發(fā)展，因此對機要文書檔案管理工作的優(yōu)化策略進行分析具有重要意義。

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