淺析精細化管理在醫院檔案管理中的應用

武雷杰

摘要：隨著我國醫療體制的改革，我國醫院的服務水平也在不斷提高，且新醫改對醫院的檔案管理有了更加嚴格的要求。大多數醫院都意識到了檔案管理的重要性，并通過多種方式來加強醫院檔案管理的整體效果。精細化管理模式是一種現代化管理模式，能夠彌補過去檔案管理中的不足，促進檔案管理工作的進步。本文將簡單分析精細化管理在醫院檔案管理中的應用。

關鍵詞：精細化管理;醫院;檔案管理;管理信息化

先進的檔案管理模式不僅能夠為醫院相關工作的展開提供數據支持，同時也能夠提升醫院管理的整體水平，使醫院管理更加符合新醫改的要求。精細化管理是一種先進的管理理念，醫院檔案管理部門應當要加強精細化管理在檔案管理工作中的應用，發揮精細化管理的優勢，促進檔案管理質量和效率的進一步提升。

一、精細化管理與醫院檔案管理

精細化管理是一種先進的管理理念，是社會分工精細化、服務質量精細化對現代化管理的基本要求。精細化管理建立在常規的管理之上，并將常規管理模式引向更深的層次，最大限度減少管理工作所占用的資源、降低管理成本，其本質在于將戰略管理目標分解和細化，將戰略規劃貫徹到每個發展環節中，并發揮有效的管理作用。在實際情況中，精細化管理是將管理責任進一步落實，將管理的責任真正落實到每個負責人，并將責任明確化。

現階段，我國很多醫院在檔案管理的過程中都融入了精細化管理的理念，對檔案進行分類管理、信息化管理等，簡化了檔案調取使用的流程，有效提升了檔案的利用效率，為醫護人員日后工作的展開提供了數據支持。

二、精細化管理在醫院檔案管理中的應用

精細化管理在醫院檔案管理中的應用，為檔案管理的效率和檔案的利用效率提供了支持。在實際中，精細化管理在醫院檔案管理中的應用主要體現在以下幾方面：

（一）管理制度建設的精細化

在精細化管理理念下，醫院檔案管理相關制度需要向著更加“精細”的方向發展。精細化管理注重的是“五精四細”，要求做到制度到位，且新醫改也對醫院管理制度的建設提出了更高的要求。因此，醫院要全面推進檔案管理制度的建設，以檔案管理的戰略發展目標為基礎，將各項制度進一步細化，全面覆蓋到檔案管理工作的方方面面。醫院相關管理部門應當要進一步細化檔案管理規范，包括確定檔案的收集方法和途徑、歸檔分類和整理的方式、查閱的方法與權限設置等方面，并要求檔案管理人員嚴格按照相關標準來展開管理工作。同時還要建立更加全面的制度內容，包括崗位責任制度、紙質檔案安全管理制度、電子安全管理制度、檔案借閱制度、檔案銷毀制度等。如：崗位責任制度的建立，需要將管理責任及范圍進行合理劃分，為不同的管理人員劃分不同的崗位職責，結合起來共同組成檔案管理體系，通過這種崗位責任制度的實施，能夠增強相關人員的責任感，為檔案管理工作的正常進行提供保障。

（二）管理內容的精細化

檔案管理內容的精細化發展也是十分重要的。在管理的內容方面“五精四細”是其核心管理內容，因此，醫院必須要對“五精四細”的內容進行分析，并將其作為檔案管理精細化內容擴展的標準。如：“五精”主要是指精華（致力于打造檔案管理的資源精華、文化精華以及智慧精華，促進醫院發展）、精髓（深諳和運用管理精髓的人員發揮自身的“精髓”作用）、精品（通過檔案管理在醫患之間建立良好的關系，為醫院建立良好的品牌形象）、精通（通過檔案管理建立醫院與市場以及患者之間的暢通渠道）、精密（通過檔案管理將醫院內部各個部門及科室之間有機結合與協作，達到協同關系的精密化）;“四細”主要是指細分患者需求進而幫助醫院準確制定發展戰略、細分檔案管理職能崗位以健全管理體系、細化每一個檔案管理戰略決策與目標、細化各項管理制度。

（三）管理方法的精細化

在管理方法的精細化方面，醫院檔案管理離完全信息化、智能化還有一定的距離，因此，在管理方法上依然采取“線上+線下協同管理”的模式。對于線下管理來說，主要是收集各個科室、部門的紙質檔案資料，如：病例資料、人事檔案資料、會議記錄、重要通知等，并做到事無巨細，將對醫院發展有幫助性作用的資料進行全面收集，并做好分類整理、歸檔、保存。對于線上檔案管理來說，主要是將各種資料信息錄入到管理信息系統中，并通過管理信息系統中完善的功能模塊來實現分類管理，并設置一定的管理權限，促使相關檔案資料能夠在內部流動起來，實現其自身的價值，從而提升檔案管理的質量。與此同時，為了保證數據的安全，還應當要注重云備份技術、加密技術的應用，降低數據丟失及破壞的概率。此外，還要加強管理軟件、平臺等信息化管理手段的應用。

（四）管理團隊的精細化

管理團隊的精細化發展對檔案管理是非常重要的。對管理人才的精細化管理，需要做好人才的考核工作，對其知識體系、技能水平、職業素養、道德修養、法律意識等方面進行全面考核，保證管理人才的綜合能力能夠符合管理的需求。同時，要對管理人才進行定期考核，保證其各方面的能力不會退化，為檔案管理工作提供人才支持。此外，醫院還要做好技能培訓，對管理人員的管理觀念、管理技能、管理方法等進行全面培訓、精細化培訓，提升其管理綜合能力，為檔案管理工作的進步打下基礎。如：醫院定期派遣相關管理人員到先進的單位進行學習，學習先進的管理觀念、先進的管理技能等。

綜上所述，醫院檔案管理是醫院管理工作中的重點內容，隨著精細化管理應用于各行各業中，醫院檔案管理也融入了精細化管理理念和模式，對檔案管理工作進行了適當的改革與創新，實現了管理方法與內容的精細化、管理制度的精細化、管理團隊的精細化，為實現檔案管理戰略發展目標奠定了良好基礎。

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