論企業采購和財務的融合管理

楊保軍

摘要：企業之間的競爭是價值鏈之間的競爭，采購作為企業價值鏈中重要的環節日益得到決策層的重視，采購管理融入了更多的財務管理因素，兩者完美結合更能發揮企業的競爭優勢。本文主要論述企業采購和財務的融合管理及其對企業價值的影響。

關鍵詞：采購管理;財務管理;融合

引言

在當前競爭激烈的市場環境下，采購作為企業價值鏈中重要的業務環節，可以降低采購成本，進而影響產品市場定價，有助產品提高市場競爭力和擴大市場占有率，有助企業提升銷售業績，拓展利潤空間。同樣財務管理可促進采購工作質的提升，有利于企業管理供應鏈思維的建立，所以建立一套采購管理與財務管理相互融合的管理體系至關重要。本文著重論述如何做好采購管理和財務管理系統化融合，助力企業經營高效運轉，實現采購對企業貢獻的最大化，實現企業可持續性發展的目標。

一、重塑的采購管理理念融入了更多財務管理因素

在傳統的采購理念中，采購人員被認為是指令的執行者，采購部門也往往被看作是“后勤部”，就連決策層對采購業務的理解也只停留在采購人員是否忠誠、廉潔及議價談判能力強弱上。這種認知使企業錯失了很多機會，造成了很多損失?，F代企業管理需要重新定義采購，重塑采購管理理念，從企業整體經營層面、企業價值鏈、企業運營的有效性多視角審視采購業務，這便是“價值采購”。伴隨著價值采購理念的提出，從采購戰略到具體采購工作的開展，如采購預算、具體執行、庫存管理、采購模式選擇、采購數據的管理和應用、采購流程的執行、采購績效考核等各個環節都伴有財務管理的影子，彰顯出財務管理對如何做好采購是何等的重要，同時也凸顯出采購管理和財務管理的密不可分性。

價值采購理念中采購有協調與整合內外部資源的作用，可促進企業可持續性發展。采購將外部供應商及企業內部各部門連接起來，作為樞紐，不管從信息掌控方面還是職能方面，對供應商和企業的契合度及潤滑度負責，統一企業內部部門和供應商的對話渠道和語言標準，以消除因溝通障礙造成的不必要麻煩。同時采購作為企業的重要組成部分，同企業一樣關注持續性發展，而可持續性發展的本質是縱向利益最大化，所以采購在供應商選擇方面必須保證產品質量和服務能夠滿足企業持續增長的需求;與供應商關系必須著眼于長期合作，以雙贏合作模式取得各自利益的最大化，切忌短視行為，避免企業處于不確定性采購風險中。

二、通過采購預算管理做好資金安排和執行

樹立供應鏈思維，加強采購全鏈條管理，首先就是要做好采購預算管理。采購部依據銷售預算、生產預算，結合生產部門或者業務部門提出的具體物資需求編制采購預算，參考物資趨勢價格編制采購預算，與其他預算報表一同交由預算編制委員會綜合審核平衡后下達執行年度采購預算，同時也便于財務部提前安排年度資金計劃。在采購預算的具體執行過程中，財務部門或者預算執行的監督部門要監督預算的執行情況，對發生預算偏差較大的情形及時糾偏并進行原因分析，執行過程中發現不合理的采購預算審批后及時進行調整，但調整要慎重，體現預算的嚴肅性和有效性、控制性，加強預算的執行性也是控制采購風險的體現。

三、全方位關注采購成本降低采購綜合成本

采購人員需關注物資市場價格變化情況，及時了解物資市場狀況和走勢。需關注主要競爭對手的采購價格，采購決策需基于競爭優勢而制定，如果你的企業采購成本比市場下降快或比市場上升慢的話，你就具備了采購競爭優勢。這就是市場機會成本，我們要關注這種競爭優勢帶來的機會成本。

從冰山模型上來看采購成本包含顯性成本和隱性成本。顯性成本包括采購成本、管理成本、儲備成本等，隱性成本包括質量成本、缺陷成本、供應商選擇和評估成本、機會成本等。而傳統觀念和思維方式、部門間的協作問題很大程度上制約我們成本觀的提升，企業隱性成本付出較大。價值采購理念的提出對采購和其他業務部門的傳統觀點都有顛覆性的改變，如采購早期介入需求部門，開展針對性的物資需求了解是提升成本觀的重要體現，同時關注需求物資的標準化、通用化，有利于成本降低。

采購部門要結合物資消耗使用情況、物資屬性和生產周期、市場供應狀況和發展趨勢做好庫存管理和采購計劃，適時進行物資采購。有時企業正常生產運營之外需要儲備一定量的庫存，庫存量確定的方法至關重要，避免出現庫存量過大而占用資金、庫存物資時間長而變質損壞造成資源浪費資金損失的情況出現，避免出現庫存短缺造成生產中斷影響企業經營。

四、采購流程執行過程注重風險管控

采購要堅持6R原則，即“適質，適量，適時，適地，適價，適供”，杜絕出現不合適的時間、地點買入不適用或者不良的物資，造成資源浪費或資金損失。在這一原則下，成熟的采購組織確保采購流程規范執行，并有相應的內部會審與決策機制作為監督制約，采購部門要會同業務需求部門、企業監督部門一起完成供應商的選擇和物資采購價格的談判確定，確保采購過程的公正公開透明，實現陽光采購。

企業要建立采購合同會簽機制，業務部門加強業務條款的審核，法務部門加強法律條款的審核，財務部門加強付款及開票環節的審核，采購整體上嚴格把控采購風險，避免因采購合同不嚴謹出現雙方扯皮現象，甚至訴諸法律，給企業造成名譽損失甚至帶來金錢上的損失。到貨后嚴格按合同執行驗收，按公司規定執行報銷手續，各個環節要嚴格遵循不相容職務相分離的原則。

采購信息系統的應用可強化采購流程的有效執行，有助于采購數據的動態化監控與趨勢分析。物資從發起采購申請到采購審批完成，進而采購訂單建立、物資到貨驗收后系統錄入發票并到財務部進行報銷，整個流程節點在采購系統清晰呈現，對于加強采購的事前計劃、事中監控、事后分析提供強有力的支撐和依據，是做好采購降本管理、落實本年度采購預算管控的強有力工具。

五、合理安排預付款和應付款，提高資金使用效率

預付款作為物資采購的一種資金結算方式普遍存在，在與供應商談判過程中應發揮談判技巧，盡量減少預付款的發生，降低資金預付不可控的風險，還應建立預付款的風險評估機制，并定期與財務部核銷預付款避免出現多付款造成企業的資金損失。

日常工作中應編制采購周付款、月付款計劃報至財務部，便于財務部合理安排資金計劃，增強資金管理的可控性，減少付款過程的隨意變動性。按簽訂合同執行應付款節奏，避免出現提前付款或者嚴重滯后付款造成公司資金緊張或者信譽受損的情況出現。

六、通過跟蹤采購設備全生命周期綜合成本和使用情況，提升資產使用效率、提高資產周轉率

設備全生命周期成本是指設備的采購價格、運輸成本、檢驗安裝成本與采購相關的成本，還包括設備運行成本、維修費用、技術更新或改造以及報廢成本等一系列成本，是企業采購的一臺設備從購入到報廢所支出的全部費用。采購人員應全程跟蹤設備的使用情況和生命周期內發生的上述相關成本費用的統計情況，為下個周期內同類設備選購提供支撐。

同時在跟蹤設備使用過程中，如發現設備未正確操作使用導致使用成本上升，或者利用不充分甚至閑置，可及時向使用方或管理層提出設備有效利用改進建議，達到提升資產使用效率和提高資產周轉率的目的。

七、通過不同采購方案的對比分析，合理使用和籌劃資金

企業在采購設備時是進行購買還是租賃，可通過計算對比設備的購買綜合成本和租賃成本，再結合管理需要得出何種方式采購更為有利的結論，同時為合理使用和籌劃資金提供依據。如購買大額資金設備，是購買還是租賃，是一次付清還是分期付款，企業資金是否充裕，是否需要外部籌資等，采購部門提供采購設備的方案有利于決策者進行決策，同時也便于財務部提前籌備資金，兼顧稅收籌劃，達到資金和稅收雙重籌劃的目的。

八、通過采購戰略的調整和采購模式的不斷優化，提升財務管理水平

采購戰略依企業戰略而定，跟隨企業戰略調整而調整。在傳統管理模式下，采購往往被視為后勤服務部門，所以在企業戰略定位上，采購被賦予有限的功能，被定義為成本中心，隨著企業戰略的不斷調整，采購被定義為利潤中心，成為企業價值鏈的重要一環，所以企業要打造專業的采購團隊，重新配置采購資源，擴展采購功能，深度優化采購模式，塑造高效的采購業務模式和采購策略，提升采購價值。

采購模式的選擇：集中采購還是分散采購，對財務管理同樣影響較大。集中采購集中談判，可準確保證物資供應，有效降低采購成本，追求物資采購性價比最優和總成本最低;減少資金的占用，集中付款減少財務操作人員，避免中間環節過多，資金可直接付給供應商，但不能分散資金風險。分散采購不具有集中采購成本低的優勢，需要各子公司或成員單位各自付款，財務操作人員過多，資金可分散風險。根據中國物流和采購聯合會的調查，企業采購支出占企業銷售收入的比重平均是55%，如何控制采購成本是未來集團公司提高利潤的重要手段，集中采購可大大降低企業成本，迎合了成本精細化管理的需求。

同時根據不同物資的屬性和供應商之間的關系，從采購策略上可將采購的物資分為四類：策略類、杠桿類、常規類、瓶頸類。策略類物資采購數量小但采購金額大，杠桿類物資采購數量大、采購金額也大，這兩類物資適宜與供應商建立長期戰略合作伙伴關系，同時也是企業重點管理的物資，要時刻關注他們的使用效率;常規類物資采購數量大但金額小，適宜與供應商以合作伙伴關系為主，交易關系為輔，瓶頸類物資采購數量小金額也小，與供應商一般為交易關系，這兩類物資一般為消耗物資，管理等級上低于前兩者，但仍應嚴格管理嚴控成本費用的發生。可看出從物資劃分和供應商關系管理的采購策略及后期應用管理上，都滲透著財務管理的基因。

九、構建科學合理的采購績效考核制度利于采購成本優化

采購作為利潤中心，要設置相應的利潤考核指標，制定績效考核辦法，同時也要明確采購人員的職責權限，設計制定合理的個人考核指標，將個人利益與部門、公司利益掛鉤，調動采購部門人員的工作積極性，督促采購人員在提高自身業務素質能力和收入的同時，合理降低采購成本，最大化公司利益。

十、加強采購基礎性工作，提高財務信息質量

摒棄只有應收賬款才需對賬的固有觀念，每個月定期與供應商核對往來賬目及發票開具、預付款情況，保持往來賬目清晰，有利于采購業務的順利開展，避免因往來賬目有誤給企業造成損失，同時避免此類財務報表基礎數據出現差錯導致財務信息質量不高以及因信息質量錯誤導致經營決策失誤給企業帶來的傷害，特別是公眾企業更是要避免財務報表出現此類基礎數據的失真帶來的公眾負面影響。

以上十個方面是采購管理融入財務管理因素、采購管理和財務管理融為一體的直接體現，兩者的完美結合可以從內控安全度、業務效率、成本節約等方面給企業運作帶來全面提升，所以企業應著眼于塑造這一核心競爭優勢，通過努力實現采購對企業貢獻的最大化，實現企業的可持續性發展。

參考文獻

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