檔案管理中電子檔案管理方法與建議

李錦艷

摘 要：電子檔案是時代發展的必然，是檔案中的重要內容，對于現代化的檔案管理工作有著關鍵作用，分析電子檔案管理的要點，探究其中存在的問題，并針對問題提出方法與建議，能夠有效的提升電子檔案的安全性，為檔案管理工作中電子檔案管理的順利開展提供支持。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理方法;建議

和傳統的紙質檔案進行比較，電子檔案存在著便于存儲、搜集信息更加安全等優點，成為了檔案管理中的關鍵內容，在一定程度上降低了檔案管理工作人員的負擔。但是，其也存在著一定的問題，需要及時的采取措施進行解決，從而使檔案管理更加順利的解決。

一、檔案管理

檔案管理是管理工作的一種，其是為了人們提供服務，能夠在一定程度上滿足政治需求。檔案管理并不會直接帶來資金或者是某一物品，也不是由檔案管理工作人員的活動所形成的。但是，檔案管理是非常重要的，在社會中不可或缺，其能夠發揮檔案的價值，為人們的實踐提供服務，推動社會的發展和進步。這和其它工作是不同的，為此必須要對于檔案管理工作予以充分的重視[1]。

二、電子檔案管理的關鍵

隨著技術水平的提升，信息技術被廣泛的使用，電子檔案已經成為了檔案管理中的重要內容，開展電子檔案管理的關鍵內容，可以總結為以下三點：第一，應該建立一個專門的平臺來對于電子檔案進行管理，從而滿足檔案管理不同工作環節的需要，使紙質檔案管理和電子檔案管理都能夠在平臺相關技術的支持下，高效的開展，提升檔案管理的信息化水平。第二，工作人員應該認識到，電子檔案和紙質檔案是不同的，電子檔案能夠對于多樣化的信息媒體進行繼承，通常情況下可以分為三種類型：將紙質檔案運用信息化技術進行的電子存儲、檔案數據的存儲、形成完善結構的數據庫。第三，從當前的情況來進行分析，電子檔案通常是具有實際價值或者是能夠作為證據的電子信息，并且其必須要具有檔案的特征：是直接形成的，記載的內容較為全面、有著準確的固定資料。或者是通過人們的行動，呈現出的歷史記載。

三、目前電子檔案管理中出現的問題

從當前的情況來進行分析，雖然電子檔案憑借著諸多優勢成為了我國檔案的重要內容，但是，由于其起步較晚，處在不斷發展階段，在電子檔案管理中出現了一些問題，可以總結為以下幾點：

第一，沒有認識到電子檔案管理工作的重要性[2]。部分機構的領導層對于檔案管理工作的認知存在著片面性，認為檔案管理只是對于檔案的存儲，和機構的發展毫無關聯，對于檔案管理的重視程度不足。這并不利于電子檔案管理工作的開展，需要及時的對于檔案管理關鍵進行創新。但是，由于傳統觀念的影響，其認識不到檔案管理的作用，忽視了電子檔案管理的重要性，不愿意將檔案轉為電子化。這在一定程度上制約了電子檔案管理的發展。

第二，在進行檔案管理時存在不足。電子檔案最明顯的特征是其需要借助于計算機來進行展現，雖然在對于電子檔案進行管理時，對于一些較為關鍵的信息進行了備份。但是，并沒有明確備份的方式和保存的設施設備。除此之外，在對于電子檔案進行管理的過程中，可以發現部分電子檔案保存的并不全面，存在著一定的問題。在對于電子檔案進行保存一般會選擇一些移動設備，并沒有記載對其備份情況，對于電子檔案的放置比較隨意，所開展的安全保護工作比較少，導致電子檔案管理工作的開展受到阻礙。

第三，沒有對于電子檔案的安全性形成正確的認識。從當前的情況來進行分析，電子檔案管理工作人員絕大多數都認為電子檔案的安全性非常高。但是，現實中由于科學技術水平的提升，信息技術被廣泛的使用，在對于電子檔案進行存儲、輸送的過程中都有可能受到病毒的攻擊，導致信息丟失被隨意更改等情況。由此可見，電子檔案并不是絕對安全的，必須要采取措施對其進行保護[3]。

四、電子檔案管理方法與建議

（一）改變原本的理念

在進行檔案管理工作時，領導層以及工作人員應該認識到電子檔案管理的重要性，從員工的現實需要出發，對于電子檔案進行探究，分析其作用和使用手段，并匯總相關的內容。

（二）科學合理的對于技術進行應用

因為電子檔案的操作比較簡單，能夠進行更改和復制、剪貼，導致文件的真實性和準確性難以得到保障。在這一情況下，應該科學合理的對于技術進行應用。比如說，借助于計算機來對于檔案進行加密處理、運用身份驗證、防火墻等，確保電子文件是準確的，沒有被篡改;制定相關的制度，明確每一個工作人員的職責，確保工作人員能夠更加認真地進行工作，對于出現的問題負責。除此之外，檔案管理工作人員還可以對于電子檔案進行處理，將其轉變成為只讀屬性，使電子檔案能夠不受外人操作影響，確保電子檔案的真實、安全。

（三）使電子檔案存儲更加安全

從理論來進行分析，電子檔案能夠長期、穩定的存儲，不會受到人們使用頻率的影響。但是，從現實情況來進行分析，由于電子檔案在我國發展的時間較短，并沒有成功的案例來證明電子檔案的實際存儲時間，為此相關工作人員應該加大力度進行研究。第一，選擇對于電子檔案進行備份，如果電子檔案中的數據丟失或者遭到攻擊，可以對其進行復原，保障電子檔案是整體呈現的，而不是殘缺不全。第二，想要使電子檔案長期、穩定的存儲，可以對于載體的質量進行控制，并提供適宜的環境，盡可能使其存儲載體的壽命得到延長。比如說，在運用計算機光盤來對于電子檔案進行存儲的過程中，想要長期的對其進行使用，降低故障出現的概率，就必須要盡可能的避免高溫和潮濕環境，對于光盤進行保護，防止出現劃痕。除此之外，還要借助于防火墻等安全軟件來進行防控，避免病毒對其造成影響等。

（四）完善相關的制度

在對于電子檔案進行管理的過程中，應該從部門中檔案的現實情況出發，分析電子檔案出現的原因、分類情況，制定完善的制度，使電子檔案包含更多的內容，加大力度對其進行保護。可以構造一個電子檔案管理系統，使電子檔案的分類、搜集、匯總、查找等工作有序進行。

（五）提升檔案管理工作人員的專業水平

電子檔案管理在我國發展的時間較短，開展電子檔案管理的工作人員不但要對于電子檔案進行儲存、輸送和搜索等，還需要對于檔案管理的理論知識和規章制度有一定的了解，認識到電子檔案管理的作用，嚴格的按照要求進行相關工作。但是，從現實情況分析，大部分電子檔案管理工作人員仍然受到傳統觀念的影響，對于信息技術等應用能力較弱。為此，必須要對于工作人員進行培訓，使其通過學習掌握最新的理論知識和實踐能力，能夠將先進的技術應用到檔案管理之中，使檔案管理工作更加順利的開展。

五、總結

解決電子檔案管理中存在的問題，通過完善相關的制度、提高工作人員的專業水平、改變原本的觀念、合理的應用技術、提升電子檔案存儲的安全性等措施，高效、安全的對于電子檔案進行管理，使檔案管理工作更加順利的開展，充分發揮檔案的價值，為我國檔案行業的進一步發展提供支持。

參考文獻：

[1]范悅. 七十年來檔案科研成果質量水平定量分析[J]. 檔案管理，2020（01）：88-89.

[2]熊興江，馬敬東，徐承中. 電子健康檔案數據質量評估與治理的綜述研究[J]. 中國衛生信息管理雜志，2018，15（06）：637-642.

[3]王玉娟. 我國檔案管理應用技術文獻研究[J]. 杭州電子科技大學學報（社會科學版），2019，15（03）：68-72.