行政事業單位財務會計檔案管理問題及對策研究

歐小貝

【摘要】會計檔案作為會計工作的一大重要部分，其主要職能是對一個單位當中產生的經濟業務往來進行記錄和保存，作為之后的重要參考史料以及證明。本文通過探究事業單位財務會計工作當中出現的問題，有針對性地給出對策，希望能夠對行政事業單位財會檔案管理問題的規范化起到一定的借鑒和幫助作用。

【關鍵詞】事業單位;財務會計;檔案管理

會計檔案是指單位在進行會計核算的工作過程當中進行接收、記錄、保存的有價值的、能夠反映出該單位經濟業務往來的，表現為文字、圖片、表格等形式的資料。這些資料包括原始的紙質來往訂單、賬目以及各項發票，也包括會計電算化產生的所有經濟事項往來中的電子信息化檔案記錄。主要的資料包括但不限于：會計憑證、會計賬簿、分時間段財務報表以及其他所有與經濟往來相關的原始資料憑證。這些資料對于會計工作來說是工作的一個重要部分，對于行政事業單位整體來說，則是詳細的單位檔案中的經濟記錄檔案，在進行事業單位的監管、評價、責任追究等事務當中具有極其重要的參考價值。

一、行政事業單位財務會計檔案管理問題

（一）思想認識問題。對于財務會計工作，行政事業單位的管理者通常比較重視，但是更加重視的則是財務會計直接與單位活動或是決策相密切關聯的記錄、管理、決策等方面的職能，而對于不直接反映在其他事項上的會計檔案管理工作重視程度不夠。會計檔案管理工作的重要意義在于能夠對已有經濟活動的資料進行較為有效的整理，并且促使單位憑借優秀的檔案管理工作提升辦事效率。各行政事業單位對于財務會計檔案管理的最基本因素是人，即進行檔案管理的工作人員。在行政事業單位當中，由于本身各部門體系較為龐大，同時又存在對于該項工作不夠重視的單位，在這樣的單位中進行檔案管理的人員大多數是非專業性人員。這些工作人員沒有專業化的技能和知識，對于檔案管理只憑借經驗來進行常規工作，然而他們整理出來的會計檔案達不到真正的檔案管理要求，查閱起來十分困難。另外，有些單位甚至沒有專職檔案管理人員，單位中各部門的不同會計檔案資料都由各部門直接自行保管。在以往的相關會計檔案管理規定當中，明確了會計機構內部需要有專人進行會計檔案的保管。然而最新修訂的辦法指出，會計管理機構可以對于當年的會計檔案進行3年之內的臨時保管。除以上問題之外，部分行政事業單位本身的會計檔案管理制度缺失或完善也是導致整體會計檔案管理出現問題的一大重要原因。

（二）工作規范性問題。在會計檔案的形成和保管過程當中，部分單位和工作人員所利用的保管方式十分混亂，毫無邏輯可言，完全不滿足專業化的檔案管理需求，最終導致在檔案的調用和查看方面造成困難。而與此同時，檔案的查閱又由于需要各項手續和硬性規定，需要走較為麻煩的限制路線，使得已有的會計檔案無法被很好地開發利用。另外檔案的銷毀工作也存在著難以解決的“硬骨頭”，主要在于定義銷毀困難和無人敢于銷毀等方面。

（三）電子化的會計檔案管理問題。大多數單位的檔案管理更加重視與紙質的資料歸類保存。對于會計這項工作來說，紙質的會計憑證、會計賬目以及財務報表等是事業單位較為重視的會計資料。然而對于電子化和信息化的會計數據檔案存儲卻沒有較多的認識和打算。在信息化和數字化技術日漸成熟的今天，會計工作更多地向電子化方向發展。部分資料雖然能夠以備份的形式較好地保存下來。然而還是可能會出現數據丟失，信息在不同的設備無法進行讀取的后果。新修改的《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案的移交和保存等都有了明確的規定。這說明已經有較多數量的單位采取了電子化和信息化的會計檔案存儲，然而卻少有能夠提出或是建設出一項解決電子化信息信任和信息安全問題的平臺，說明我國的電子化財務信息管理還有較長的路要走。

二、財務會計檔案管理建設的可行對策

（一）提升人員素質，提升對檔案管理的關注。首先，對于行政事業單位的領導層來說，強化對財務會計檔案管理的意識是較為重要的方面。只有領導對于該工作有足夠的重視，才能夠切實將工作列入建設日程上，從而促使會計檔案管理的規范化。其次，會計檔案管理工作人員需要得到全面的、專業的檔案管理技能和知識培訓。促使其在之后的工作上能夠具有更加專業的工作水平。使檔案管理工作更加符合標準，更加方便快捷地對單位的財務會計資料進行整理。最后，會計管理制度建設與完善是進行財務會計檔案管理優化的一項重要保障。各行政事業單位需要根據相關法律法規，結合自身的實際情況，建立和完善一套能夠應用于單位整體、能夠覆蓋各項經濟活動的會計檔案管理制度。并且在制度中明確相關人員的工作職責和工作權利，以制度層面的規定來保證檔案管理人員對該項事業的積極性。同時以制度規定相關保密程序，從較高的程度上保護好相關人員的隱私安全。

（二）規范會計檔案管理。會計檔案管理的規范主要分為三個部分，分別是會計檔案的產生、保管與查閱。

在各單位進行日常的經濟活動當中，將會產生不同的原始會計憑證，需要對這些憑證進行及時的整理、保存和簽章工作。在這一工作階段，首先需要較強的及時性。如果沒有及時進行原始憑證的整理，在一段時間過后將出現各種憑證相互交叉，工作難度和復雜程度直線上升。在日常的建檔工作當中，可以在核對完檔案內部內容之后，在檔案袋上標注缺失內容或是分類信息，以便于存放和查找。在會計檔案的保存工作當中，需要將對應檔案在規定時間內交由規定的檔案管理地方。例如部分會計資料在財務會計部門有臨時保存地方，而在周期外需要則及時移交給所在單位的檔案保管室。對于會計檔案的查閱來說，會計檔案不同于其他的檔案類型，它詳細記錄了所在單位經濟活動的一舉一動，因此具有比較重要的隱私性。在進行會計檔案調查以及查閱的過程當中，首先需要完善資料調查的審批制度，保證資料的取用、歸還都有清晰記錄，以促進查閱者責任感的提高。

（三）電子檔案管理。對于以電子化形式出現的相關會計資料和檔案，應做好如下環節：首先，需要做好備份，特殊格式的檔案材料在備份同時需要做好相關讀取軟件的備份。其次，電子化和信息化的會計檔案資料需要被完整和準確接收與讀取，這是符合國家會計工作標準的憑證、賬簿、報表等資料的前提。最后，一個安全有防護功能的管理信息系統是電子檔案管理所必需的，這樣的系統能夠對會計信息檔案進行存儲，并且滿足電子化的調用和共享功能，該系統需滿足外界干擾或入侵的強大防護作用。

（四）工作監督。會計檔案對于行政事業單位有重要意義，不能隨意披露和曝光，為保障信息安全，需要強化監督工作。監督工作可以借助審計部門或是財政部門的業務檢查工作來進行，將會計檔案的規范化管理工作作為審計檢查或是財政監察的一大重要環節，充分保障信息安全，調動人員積極性。只有單位內部對于檔案管理規范性有所重視，會計檔案管理水平才能夠有所提升。

三、總結

在行政事業單位的會計檔案管理工作當中，存在較多的共性問題，主要有思想認識問題、工作規范性問題以及電子檔案的管理問題，本文就這幾項主要問題給出了提升人員素質、規范管理流程、建設電子檔案管理工作、加強工作監督等有針對性的解決措施。

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