秘書、文書、檔案基本任務(wù)與網(wǎng)絡(luò)化管理

程秋平 王輝

【摘要】任何一種事物的產(chǎn)生都有其獨(dú)特的運(yùn)行規(guī)律，檔案形成也不例外。從文件產(chǎn)生到歸檔利用就像是一個生命運(yùn)行體，公文歸檔程序包括收集、整理、分類、鑒定、保管、利用、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)及電子文檔管理。這一過程貫穿秘書、文書、檔案工作范圍與工作職責(zé)。本文通過分析研究，認(rèn)為這三者管理上實(shí)行前端、中端和末端管理模式。

【關(guān)鍵詞】秘書學(xué);文書學(xué);檔案學(xué);前端;中端;末端

眾所周知，檔案并不是一門完全獨(dú)立的學(xué)科，楊霞在2017年發(fā)表的《1980年代以來文書學(xué)理論研究述評》中說到，檔案工作是文書工作的自然延續(xù)，同時(shí)也在文章的結(jié)尾中提到當(dāng)前側(cè)重于社會職業(yè)的需求，大專院校在考慮課程設(shè)置時(shí)，在教學(xué)過程中又將文書學(xué)與秘書學(xué)合并成文秘專業(yè)。因此秘書、文書、檔案三者的聯(lián)系與區(qū)別，成為學(xué)術(shù)者研究的熱點(diǎn)。從中國知網(wǎng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看，三門學(xué)科研究文獻(xiàn)，分別是秘書學(xué)856篇、文書學(xué)217篇、檔案學(xué)3313篇。經(jīng)過分析比對，學(xué)術(shù)熱點(diǎn)要集中在中文詞源、定義及三者之間相互關(guān)系的研討。

一、基于“三學(xué)科構(gòu)成要素”建構(gòu)各自獨(dú)立學(xué)科

（一）秘書學(xué)。在古代對“秘書”一詞的解釋是指宮廷里的秘密收藏圖文書，是被隱藏起來的物體。任何一種事物最初的產(chǎn)生都由人特意去完成。依照我國的文化傳統(tǒng)慢慢演變成了一種職業(yè)，如今秘書從最初物體已經(jīng)演變成管理物體的機(jī)構(gòu)和人員。對秘書學(xué)的研究，一是工作內(nèi)容，二是活動規(guī)律，三是服務(wù)對象。到目前為止，學(xué)者們對秘書學(xué)科概念體系還沒有一個比較系統(tǒng)完整的定論。只是對秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置、秘書制度完善以及秘書工作職責(zé)范圍找出規(guī)律。為秘書工作提供實(shí)質(zhì)性的參考。同時(shí)《秘書學(xué)科的性質(zhì)、對象與結(jié)構(gòu)》中也指出，秘書學(xué)是一門新學(xué)科又是交叉與應(yīng)用性學(xué)科，同時(shí)也是一門辯證性學(xué)科。秘書學(xué)的特點(diǎn)是政治色彩性、實(shí)踐性與應(yīng)用性強(qiáng)。美國勞工部職業(yè)劃分將秘書分為五大類：一般秘書、執(zhí)行秘書、法律秘書、醫(yī)療秘書、其他專業(yè)秘書。《中華人民共和國職業(yè)分類大典》中，秘書人員屬于第三大類的第二細(xì)類，明確指出秘書職業(yè)人員屬于行政管理人員類。另外從大學(xué)秘書專業(yè)課程設(shè)置和服務(wù)對象證明，培養(yǎng)方向是行政管理人員，課程設(shè)有大學(xué)寫作、文學(xué)概論、語言學(xué)概論、現(xiàn)代漢語、中國古代文學(xué)、古代漢語、中國現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)、外國文學(xué)等。秘書實(shí)際工作與服務(wù)對象主要機(jī)構(gòu)高層管理人員，他們主要協(xié)助自己的上司參與政務(wù)、管理日常事務(wù)以及上司的后勤保障工作。例如，下面送來一份請示報(bào)告，要求解決問題。 秘書要事先摸底征詢有關(guān)方面的意見和建議，并提供與請示相關(guān)的資料，及對如何辦理提出的建議和幾個解決的方案，從而供領(lǐng)導(dǎo)者決斷時(shí)參考選擇。如每年上司參加各類活動，要撰寫文字材料，上司的講話稿、會議材料、調(diào)研報(bào)告及出臺的各類政策性文件等等文字性資料。

（二）文書學(xué)。文書最早出現(xiàn)在西漢，主要是詔書、文告、圖書、典籍為主，之后逐步演變出兩種形式的文書：公務(wù)文書、私人文書。近代文書學(xué)創(chuàng)始于30年代，重點(diǎn)研究公務(wù)文書寫作、文書工作流程、文書工作職責(zé)等問題。“文書”包含文書類型、文書行為、文書關(guān)系、公文寫作、公文處理程序、文件管理等方面。1956年，有學(xué)者提出文書學(xué)由兩部分組成：“一部分是研究過去和現(xiàn)在文件以及文書處理的發(fā)展，另一部分是研究過去和現(xiàn)在文書處理的原則和方法。”1955年編寫的《文書處理學(xué)講義》一書。該書內(nèi)容側(cè)重于公務(wù)文書概述、機(jī)關(guān)文書處理、文書立卷等三方面內(nèi)容。直至今日，文書學(xué)也一直作為檔案學(xué)科分支學(xué)科來研究，造成的原因主要是根據(jù)文書知識體系建構(gòu)考慮，文件與文件工作程序，檔案與檔案管理程序等知識銜接，以及利于檔案專業(yè)建設(shè)與學(xué)科發(fā)展的需求。文書概念、文書學(xué)科理論知識體系建構(gòu)、文書學(xué)科地位方面都存在相互交織、相互包含。

（三）檔案學(xué)。“檔案學(xué)”概念首先出現(xiàn)在19世紀(jì)初葉的德國。首次出現(xiàn)“檔案學(xué)”名稱的是德國檔案學(xué)家約瑟夫·奧格。之后，1806年出版的《檔案館學(xué)和登記室學(xué)》、1834年出版的《檔案學(xué)、古文書學(xué)、歷史》也使用了“檔案學(xué)”這一名詞。1885年朗格魯《關(guān)于檔案館的科學(xué)》的文章，首次提出了檔案學(xué)應(yīng)是一門獨(dú)立科學(xué)的見解。1956年，《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》提出：“對檔案學(xué)及其他輔助科目，應(yīng)該加強(qiáng)研究工作，以提高科學(xué)水平。”制訂的歷次哲學(xué)、社會科學(xué)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)技術(shù)發(fā)展規(guī)劃以及國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃中，都列入檔案科學(xué)技術(shù)研究方面的內(nèi)容，建立具有中國特色的檔案學(xué)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二章“檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)”、第三章“檔案的管理”、第四章“檔案的利用和公布”，確立檔案工作原則、管理方法、服務(wù)對象。檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為九個環(huán)節(jié)。前七個環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后兩個環(huán)節(jié)為編研利用工作。

通過文書學(xué)、檔案學(xué)、秘書學(xué)的研究對象之間關(guān)系的梳理發(fā)現(xiàn)，它們?nèi)呤峭皇挛锊煌\(yùn)動階段的表現(xiàn)形式，文書工作與秘書工作相互交叉與緊密聯(lián)系，文書學(xué)與檔案學(xué)是分支關(guān)系。

二、基于“秘書、文書、檔案運(yùn)動現(xiàn)象”構(gòu)建范圍

任何事物的存在都會有它運(yùn)行軌跡，秘書、文書、檔案也不例外。秘書工作職責(zé)范圍對象是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)者，是以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦會、辦事的操作與管理者。工作具體內(nèi)容，如起草文件（一稿、二稿）、講話稿、演講稿、匯報(bào)材料、會議資料等，都是由秘書人員擔(dān)任。1996年出臺的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。如：第三條公文處理是文件辦理、收集、整理、歸檔、分類等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。其中整理、分類、歸檔既是文書處理的最后程序， 也是檔案管理的最初程序。再如第四十四條中規(guī)定，公文是由文秘部門或由專人統(tǒng)一管理，明確了秘書工作是屬于法定業(yè)務(wù)。由此可見秘書工作與檔案工作在內(nèi)容上既有相互融合的部分，又有各自獨(dú)立部分，它們之間屬于前端與末端關(guān)系。

文書學(xué)作為一門獨(dú)立學(xué)科，內(nèi)容又同其他學(xué)科有交叉。文書工作的內(nèi)容，既涉及秘書學(xué)更會涉及檔案學(xué)。各機(jī)關(guān)單位科室由秘書科、文書科、機(jī)要科、督查科、檔案科等組成。文書工作一樣是機(jī)關(guān)工作的一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)。從理論與實(shí)際操作工作來看，他們之間存在“包含說”。文書工作性質(zhì)包含文件收發(fā)、登記、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦及文件的簽發(fā)、繕印、校對和蓋印和會議資料、匯報(bào)材料、電話的記錄等。文件的平時(shí)收集、分類、借閱、編目、歸檔又是檔案工作的內(nèi)容。因此兩者之間是中端與末端的關(guān)系，由此可見，文書工作既包含秘書工作，又包含檔案工作，他們之間是包含與被包含關(guān)系。

三、基于“秘書、文書、檔案職能”構(gòu)建格式管理

關(guān)于文書學(xué)、檔案學(xué)、秘書學(xué)的關(guān)系問題討論非常活躍，目前尚無專家學(xué)者給出明確定論，但是多種觀點(diǎn)思想碰撞，認(rèn)為三者之間是并列學(xué)科，也有認(rèn)為三者具有相互滲透、相互交叉的密切關(guān)系。對于檔案學(xué)的研究對象來說，筆者認(rèn)為從其產(chǎn)生到最終歸屬，整個運(yùn)動過程是貫穿秘書、文書、檔案的運(yùn)動規(guī)律中。如何做好這階段的管理工作，才能更好發(fā)揮系統(tǒng)性價(jià)值呢。一是要確定管理手段，二是誰來管什么，三是如何管及為什么管的問題。特別是“誰來管”，就是指管理的機(jī)構(gòu)和人員，即秘書、文書、檔案員;“管什么”就是工作中產(chǎn)生的所有與本單位有關(guān)的資料;“如何管”就是指管理的方法、手段;“為什么管”就是管理意義和服務(wù)對象。我們只是將“四管理”稱為網(wǎng)格管理，如何責(zé)任到人管理到位呢？首先區(qū)分機(jī)構(gòu)，其次劃清階段，再次落實(shí)管理方式，最后責(zé)任到人的分格管理模式。才能將秘書積累、文書收集整理、檔案分類歸檔工作進(jìn)行有機(jī)組合。在網(wǎng)格式管理模式下實(shí)現(xiàn)檔案前端、中端、終端的管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊霞.1980年代以來文書學(xué)理論研究述評[J].檔案學(xué)通訊，2017（04）.

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