大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略

劉子倩

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)檔案信息化管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，隨著物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步推廣，機(jī)關(guān)單位在工作過(guò)程中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案的信息化管理是機(jī)關(guān)單位需要研究的重點(diǎn)問(wèn)題。本文針對(duì)這一方面的內(nèi)容進(jìn)行探討和分析。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;信息化

對(duì)檔案進(jìn)行管理是機(jī)關(guān)單位工作中的重要組成部分，也是保證機(jī)關(guān)單位正常運(yùn)行的重要文件資料。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理受到技術(shù)水平的影響，使用傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于時(shí)代快速發(fā)展的要求，在機(jī)關(guān)單位發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法在人力、物力、財(cái)力方面管理能力都比較低，檔案使用的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，改變傳統(tǒng)的管理方法，找到更適合時(shí)代快速發(fā)展的管理模式，創(chuàng)新管理措施。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)及作用

（一）分享資源便利，工作效率提升。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，主要得益于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，這在一定程度上給機(jī)關(guān)單位檔案管理提供了便利。在檔案管理過(guò)程中，管理人員可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行有效的采集、歸納、整理、儲(chǔ)存，提高數(shù)據(jù)信息的有效性，從而提升檔案管理的工作效率。

（二）快速備份有用信息。使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，由于受到自然災(zāi)害、人為因素等影響，會(huì)導(dǎo)致存在一定程度的破損或者損毀，所以使用以往的管理方式，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位檔案出現(xiàn)儲(chǔ)存不全面或者檔案的安全性受到威脅。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理以后，對(duì)于檔案儲(chǔ)存的物理空間也減少了依賴和需求，而且使用信息化技術(shù)可以快速將檔案信息進(jìn)行復(fù)制備用存儲(chǔ)，這也在一定程度上提高了信息檔案的安全性。

（三）有效查詢使用檔案。管理部門的重要任務(wù)是為檔案信息提供查閱以及信息的搜索服務(wù)，以前對(duì)檔案進(jìn)行管理每一項(xiàng)操作都是根據(jù)紙質(zhì)文件來(lái)完成的，需要使用人力完成信息的查閱和搜集工作，需要消耗大量的時(shí)間，而且很難保證信息的準(zhǔn)確性。使用信息化技術(shù)后，對(duì)檔案進(jìn)行查詢時(shí)，可以在信息化系統(tǒng)內(nèi)快速找到關(guān)鍵的信息，而且還能夠提供信息的搜索和利用功能，信息管理的靈活性充分體現(xiàn)了檔案的實(shí)際價(jià)值。此外，能夠減少搜索過(guò)程中消耗的人力和時(shí)間成本，提高了機(jī)關(guān)單位工作效率。

二、檔案管理的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

（一）業(yè)務(wù)素質(zhì)較低。對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行信息化管理，要求管理人員具備專業(yè)的素質(zhì)和良好的業(yè)務(wù)能力，充分掌握檔案管理方面的相關(guān)知識(shí)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，還應(yīng)該熟知信息化管理的工作流程，堅(jiān)持自身的職業(yè)操守，嚴(yán)格按照檔案法的規(guī)定進(jìn)行操作，遵守機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)規(guī)章制度以及工作紀(jì)律。由于部分管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，進(jìn)行數(shù)字化處理、傳輸和使用過(guò)程中不具備強(qiáng)烈的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，影響了檔案信息的安全性，在一定程度上阻礙了檔案信息化的發(fā)展。

（二）檔案管理效率低。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行中，由于生成的文件材料數(shù)量很多，所以對(duì)管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成材料內(nèi)容梳理，完成整個(gè)檔案收集歸檔工作流程。傳統(tǒng)檔案管理工作的流程復(fù)雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應(yīng)用中，也需要經(jīng)過(guò)多個(gè)手續(xù)，降低了檔案的管理效率。所以在信息獲取和處理方面存在一定的差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理存在一定的漏洞，影響了檔案管理水平。此外，由于各個(gè)部門信息管理存在一定的獨(dú)立性，這為檔案管理工作帶來(lái)了難度。

（三）檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)差。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理過(guò)程中，由于管理人員沒(méi)有形成大數(shù)據(jù)意識(shí)，導(dǎo)致在日常的工作中沒(méi)有充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性，雖然有一些單位已經(jīng)逐步嘗試了大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用水平比較低，數(shù)據(jù)的模式不夠統(tǒng)一，使用方法不適用機(jī)關(guān)單位的自身情況等等，這些問(wèn)題都會(huì)在一定程度上影響檔案管理的有效性，不利于檔案管理的發(fā)展。同時(shí)也有相關(guān)研究認(rèn)為，目前各個(gè)機(jī)關(guān)單位并沒(méi)有形成有效的信息化管理機(jī)制，這會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生一定的影響。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的策略

（一）不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)。首先，各單位要組織相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。并且積極開(kāi)展各種形式的思想政治教育活動(dòng)，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業(yè)道德，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。其次，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業(yè)學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過(guò)專家講座、進(jìn)修、觀摩、經(jīng)驗(yàn)交流等學(xué)習(xí)活動(dòng)，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而提高他們的職業(yè)技能。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案進(jìn)行管理，對(duì)管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理，機(jī)關(guān)單位應(yīng)引進(jìn)一些專業(yè)人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅(jiān)力量，而年齡較大的工作人員應(yīng)輔助年輕人做好檔案信息化管理。

（二）在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好檔案管理保密工作。機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升，提高管理效率，還可以節(jié)約人工成本投入。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)也存在一定的問(wèn)題，對(duì)于檔案管理保密性提出了更高的要求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息丟失和泄露的情況。所以管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案信息管理的重要性，保證好檔案信息的安全，在工作過(guò)程中使用規(guī)范化的操作，提高檔案信息的保密性，此外還應(yīng)該加強(qiáng)軟件和硬件的管理。為了保證信息化管理能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，更換現(xiàn)有的設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，滿足網(wǎng)絡(luò)搜索的需求。

（三）構(gòu)建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息平臺(tái)。機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案的信息化管理，要想切實(shí)提高信息管理的水平，就應(yīng)該創(chuàng)建完善的大數(shù)據(jù)信息流通平臺(tái)，在工作過(guò)程中充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，這也是進(jìn)行檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。在具體的應(yīng)用過(guò)程中，工作人員應(yīng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)大平臺(tái)的實(shí)際價(jià)值，盡量采用統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、管理、接收、編輯等處理過(guò)程，對(duì)各個(gè)檔案處理過(guò)程進(jìn)行不斷改進(jìn)，在后續(xù)管理中，工作人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步探索大數(shù)據(jù)平臺(tái)帶來(lái)的便利，為未來(lái)的檔案管理研究出新的發(fā)展路徑。除此之外，為了使檔案信息更為安全，應(yīng)合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，確保技術(shù)操作更加專業(yè)，把機(jī)關(guān)檔案信息管理系統(tǒng)安全維護(hù)工作放在首要位置。同時(shí)，如果想有效控制檔案信息資源的安全性，應(yīng)對(duì)單位檔案信息的安全密鑰進(jìn)行設(shè)置，運(yùn)用數(shù)字加密技術(shù)控制和規(guī)范整個(gè)檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，這已成為現(xiàn)階段檔案管理工作急需完善的重要工作。在條件允許的情況下，進(jìn)一步使用完整的檔案信息管理平臺(tái)，對(duì)各項(xiàng)信息和資料進(jìn)行處理，這樣才能促進(jìn)檔案管理的未來(lái)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化、信息化管理是一項(xiàng)非常繁重的任務(wù)，機(jī)關(guān)單位必須進(jìn)行整體規(guī)劃，確定合理的目標(biāo)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，優(yōu)化檔案管理措施，建立完善的信息管理平臺(tái)，轉(zhuǎn)變以往的管理理念，使用各種先進(jìn)的管理技術(shù)和管理模式，提高檔案管理的效率。

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