探析行政接待工作新思路

王福江

【摘要】行政接待工作是行政工作的重要內容之一。新時代的行政接待工作，需要采取科學方式和宏觀的態度去具體執行，對于接待工作的各項細節信息需要在接待工作的具體推進中加以注意，以此來達到接待工作的細致化和系統化。本文從我國行政接待工作的現狀出發，探析開展行政接待工作的新思路，說明行政接待工作的重要性，最后對行政接待工作進行總結。

【關鍵詞】行政事務;接待工作;新思路

行政接待工作需要注重的方面可以從掌握信息的準確性出發，對接待工作的細節進行不斷的加強和深化，同時，接待工作應該符合新時代的要求，進行形式上的簡化和準確化，定位每一次接待工作的目標，并在接待工作的基礎上建立雙方友好溝通以及合作的橋梁。接待工作需要由專業人員進行專業化的推進，這樣才能確保接待工作順利完成，有利于其他各項工作的配合，有效維護本部門的效益。

一、我國行政接待工作的現狀

目前，我國的接待工作在一定程度上進行了新時代的改革，在摒棄傳統接待工作的固有缺陷之后，迎合了現代化的發展趨勢，從形式和接待流程方面都進行了一定的簡化，但是由于處于接待工作的發展階段，所以在一些細節方面還存在不足。從接待的流程方面來看，還需要對接待工作進一步簡化和提升效率，只有不斷提升接待水平，才能進一步保證接待工作的完善。從接待工作的專業程度來看，可以選擇具備充分接待工作經驗的專業人員來進行接待工作的推進，并從中培養選拔適合接待工作的人員，做到人才的充分利用。

二、行政接待工作新思路的重要性

在開展行政事務的接待工作時，會涉及相關方面人才的利用和培訓，隨著接待工作的推進會涉及相關工作人員責任意識的增強以及行政工作的專業水準提升，同時，接待工作的新思路是時代發展的新潮流。

（一）增強了相關工作人員的責任意識。在選拔工作人員的過程中，一般會安排具有接待經驗的人員，和接待工作相關的職場新人剛入職時，會被安排到接待工作的幕后準備崗位，因為缺乏一定的人脈資源和應變能力。接待工作會隨著接待人員的不同而進行細節的調整和安排，但是大體上較為相似，接待人員需要頭腦靈活，做事有較強的邏輯能力和應變能力，同時在語言交際能力方面也需要做到張弛有度。具備一定的基本條件，需要工作人員擁有較為豐富的接待工作經驗，對接待工作的流程可以有自身的理解以及符合時代發展的改進措施，從根本上提升接待工作的質量。

（二）提升了行政工作的專業水準。接待工作屬于內勤的一個環節，在接待工作開始之前可以進行微觀事務的辦理，例如會議手冊的印制，在具體的接待工作中，隨著人員進入接待工作主會場，需要進行人員的座位安排，在接待人員到來之前，對于迎送接待人員的車輛也需要做好規劃，這些考驗接待工作人員的細致程度。行政工作的專業水準也在細致化的接待工作中得到了有效的體現，專業化能力勝任接待崗位的人，至少歷練了四種素質：清晰明了的分辨能力、敏銳迅速的觀察能力、果斷及時的處事能力以及強大的執行能力。

（三）符合了時代發展的新潮流。在行政接待工作新思路探索中，需要接待工作人員對時代發展的新形勢有所了解，懂得運用現代化的接待思路完成接待工作。在這一工作的推進中，接待工作要符合時代發展的新潮流。行政接待工作在一定程度上是信息交流與部門協調配合的過程，同時接待工作也是展示自身形象的重要過程，新形勢下的接待工作新思路需要從接待的形式以及接待工作的具體內容出發，從根本上對接待工作進行有效的改善和優化。

三、行政接待工作的新思路

在行政接待工作中，需要從形式上進行接待工作的優化和簡化，確保接待工作的質量，還需要從根本上保證接待工作的創新性，對于行政接待工作細節的完善是其中的重要環節。

（一）從形式上進行優化和簡化。行政接待工作，需要嚴格按照接待的主題開展，多數接待工作由于在流程方面有一定的相似之處，所以在接待工作中，接待流程的部分改動可以與接待的特定主題相契合，傳統的接待流程在現代化的社會發展中會有一定的不符合性，對傳統接待工作進行現代化的改善需要從形式流程方面進行必要的簡化，簡化的過程就是優化的過程，接待工作需要在保證形式簡化之后內容主題得到升華和優化。進而行政事務中接待工作的決策人員需要從各方面進行考慮，在陪同本單位負責人的接待活動中，很多事務難以在前端直接完成，需要及時傳遞到后端。例如在重要人員無法按時到場的情況下，對于行政事務的流程進行及時調整。接待工作進入就餐環節時，需要根據之前的變化進行座次順序的調整，從細節上對接待工作加以注重。決策者在接待工作的指令下達時需要綜合各類因素，又需要馬上傳遞信息，往往會通過多種渠道進行決策的及時傳達。信息的有效傳達和接收需要決策者和主要助手之間的長期磨合和心領神會。協助接待的助手在部門中需要和決策者具有一定的默契，通過層級之間的協調配合，可以從根本上對接待工作進行一定的優化和提升，層級之間的配合需要從具體的工作細則出發，接待工作在決策者確認之后可以實施具體的方案，對于接待工作過程中產生的一些突發狀況，接待工作人員與上級之間應該保持及時聯系，確保接待工作中出現的問題得到及時的解決，人員的順利對接是接待工作形式上的開始，接待工作從形式上的發展就是以此為基礎進行的，在接待工作的推進中，每一個環節與步驟都要圍繞接待工作的主題開展，對接待工作的具體流程需要以接待工作的根本目的為出發點，進行不同接待方案的制定，只有對接待工作具體流程進行方案式的規劃，才能在接待過程中獲取有效信息，并最終完成接待工作。

（二）從根本上進行接待工作的創新。接待工作的創新不僅僅是停留在表面的形式流程創新，更應該從接待工作人員出發，進行科學合理的訓練和培養。接待工作的創新，就是讓接待工作人員的思想與現代化的接待工作保持一致，摒棄一些舊有的思想，具體上來講，想要從根本上有效完成接待工作，需要接待工作人員在任何時候都要收斂自己的情緒，保持定力，這也是接待工作中的關鍵環節。只有接待工作人員在情緒與工作細則上進行銜接，接待工作受到工作人員的重視，才能保證工作順利完成。接待工作的根本還在于接待方案的最終確認，這就需要負責接待工作的上層領導及時處理接待工作突發狀況，進而讓接待工作從根本上得到重視，更好地開展創新工作。接待工作的根本絕不僅僅是從形式上進行人員的對接，往往是一個環節連著下一個環節，每個環節都不能掉以輕心，對于各個環節的銜接，需要在接待方案中得以體現。如果因為人員對接過程中的疏漏耽誤了后續的重要事務，就會耽誤后續進程，顧此失彼。在進行接待工作時，負責雙方對接的工作人員一般來說會承受較為重要的責任。上一層級的接待工作就是對接待工作進行綜合的統籌策劃，從整體上進行接待工作的規劃和最終的方案確認，同時在接待工作正式開始的進程中，對于接待工作的細則也需要納入方案。除卻特殊性質的接待任務，其余接待工作的整體流程存在一定的相似性，接待負責人需要根據接待任務進行工作人員的最終確認，對接待工作人員的工作習慣也需要進行細致的了解，以達到萬無一失。在體制內，辦公室主任需要具備統籌規劃的能力，能對大局進行宏觀調控。

（三）注重行政接待工作的細節。行政接待工作需要著手做好細節的準備工作，只有對接待工作的準備環節進行細致的規劃，才能提升接待工作的專業化。首先，需要確認各項信息的準確性，這些信息包括不同場合下到達時間和地點及迎接時的要求，對于接待客戶的名單以及確切人數進行多次的確認，同時接待工作需要持有效證件，在接待工作的準備過程中，需要對客戶的級別及接待規格、費用支付情況進行細致核對和計算，對來訪目的、客戶背景、重要客人信息等需要工作人員配合的方面都需要及時準備，接待工作進行之前會進行方案的確認，根據確認之后的方案步驟可以進行接待工作的具體實施，對被接待人員的細致了解，可以保證接待工作的進一步順利推進，面對臨時的變化，在接待工作中需要做到心中有數，及時變更接待計劃，確保接待工作萬無一失。被接待者背景及接待策劃是接待工作的中心，要圍繞被接待者列出針對性措施，在保證正常的接待氣氛中，體現出明確的接待目的，此項內容需由相關的專業接待工作人員主導策劃完成，在最后進行審核的步驟時由專人審核。接待日程安排，是接待工作實施的主體，一定要充分考慮被接待者的主觀和客觀具體情況，體現目標的針對性和接待方式的個性。

四、結語

行政接待工作需要工作人員在接待工作中更加自信、更加勇敢、更加有擔當。更要找出錯誤，但不要害怕錯誤，要積累經驗，但不要被經驗束縛。接待工作的決策者也要增強宏觀調控能力。接待工作還需要清楚人員對接的情況、掌握數字，增強對信息的掌控，工作人員超前思考、提前謀劃，增強對風險的掌控能力很重要，在接待工作進程中，人員之間的緊密對接、聯絡聯系，需要從節點處增強掌控，行政接待工作需要理解實質，理順其中的關系，從而增強對事件的掌控。敏銳度觀察能力與思考能力在接待工作中會發揮重大作用，對于不同的接待任務要分清輕重緩急，冷靜地處理重大緊迫的工作任務，熱情服務，強化執行力。行政接待工作的新思路需要從各方面出發，摒棄傳統思路中的諸多弊端，簡化形式的同時，突出接待工作的重點，從而高效完成接待工作。

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