信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策

隋鵬飛

摘?要： 隨著科學技術、國民經濟水平的快速提升，社會進入了信息化時代，人們生活、工作、學習方式等發生較大變化，具有高度的便利性。高校檔案管理作為一項重要的工作項目，在以往管理中存在的問題逐漸暴露，需要及時加以解決。本文將結合實際情況，對信息時代下高校檔案管理工作所面臨的問題是對策進行詳細分析，以期為今后開展的有關工作提供借鑒與參考。

關鍵詞： 信息時代;高校檔案管理;問題;對策

【中圖分類號】G27?【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）22-0298-01

高校檔案主要是指，高校教學科研、學科建設等一系列工作、建設最終形成的檔案保存資料，是高校所有工作重要展開的保證。由于高校本身就具有一定的特殊性，絕大部分檔案具有重要的研究價值與參考價值，應采取有效措施加以管理。因此，聯系實際分析信息時代高校檔案管理工作問題與對策是十分必要的。

1?信息時代高校檔案管理工作面臨的問題

近幾年我國整體的科技水平有所提升，信息時代的到來，為科技的深入研究、經濟發展等創造了有力條件。高校檔案管理作為重要的工作項目，也根據信息時代新要求作出全新調整，然而在短時間之內無法實現全面變革，實際工作仍存在一些問題。第一，思想上缺少重視，更多時候高校檔案管理會被視作為邊緣化管理項目，游離于學校重點工作范圍以外，尤其是高校領導，沒有調整工作重心，將檔案管理放在一個重要位置，繼而無法起到上行下效的作用，檔案管理工作優化進展緩慢;第二，人才隊伍綜合實力有待提升，由于檔案管理本身沒有引起重視，在實際管理階段，就沒有投入較多財力、物力去培養高水平的檔案管理人員，甚至還有一部分高校將檔案管理視作“養老勝地”，整體人員年齡偏大，影響管理新技術的更新與使用;第三，管理軟件通用性不強，目前檔案管理可使用、選擇的軟件較多，檔案管理工作效率有了顯著提升，然而由于大部分的管理軟件都是軟件設計公司來完成的，很容易出現不通用、不兼容的情況，影響檔案管理進度;第四，檔案管理信息化缺少標準與規范，目前就國內情況而言，尚缺少完善的檔案管理信息化標準，導致高校在管理的過程往往會出現難以取舍、標準不統一的情況。這些都為新時期下高校檔案管理工作帶來難度與影響，需要在今后結合信息時代的基本特征采取有效措施加以解決[1]。

2?信息時代高校檔案管理工作問題的解決策略

基于上述分析，為了適應信息時代所帶來的各項改變，在今后發展的過程中，高校必須要了解、認識到檔案管理的重要性，而后結合具體情況作出改變，為學校今后的發展提供便利。

（1）加強高校對檔案管理的重視

在以往檔案管理工作很難引起重視，領導對其中要作用也缺少認知，而這也是影響檔案管理工作效率的直接因素。在信息時代下，高校領導應了解檔案可能帶來的潛在價值，改變原有觀念，在日常工作中重視檔案管理方面的建設，起到上行下效的作用，為檔案管理人員以及管理層更好的完成檔案管理奠定基礎。在此基礎上，高校需要加大資金上的投入，不斷更新設備，引入先進技術，使用功能性強且具有較高安全性的檔案管理軟件[2]。為了能夠確保檔案管理的安全性，還應該配備較為齊全的防火防盜設備以及消防安全設備，從而提高高校檔案管理工作的基礎條件，使其能夠更快的適應新時期對于高校檔案管理工作的要求。

（2）加強人才團隊建設

大量信息技術、設備的應用，對原有的檔案管理模式造成沖擊，而檔案管理人員也需要學會如何使用。高校應注意，優化檔案管理人員結構，重視培養新鮮血液[3]。對于年齡較大、學習能力差的管理人員，則可以適當調整任務結構，分配其完整自己擅長能夠勝任的工作。年輕、具有較強學習能力的管理人員，則可以進入到培訓體系進行信息技術培訓，根據每一位管理人員的特點，予以相應的培養方式，構建起適應信息時代發展的優秀人才隊伍。

（3）完善軟件兼容設計

在高校建設中，經常會發生檔案收取、調用等各種事項，尤其是在開學、畢業季，檔案調動最為頻繁，這時就要考慮到檔案管理軟件的兼容性問題，若是難以兼容，則檔案調度、收取等會存在較大難度。為此，高校應要求軟件設計與開放公司，盡可能選擇可使用所有系統的管理軟件，以兼容性、通用性為目標，在保證軟件自身質量的基礎上進行優化設計，避免因不兼容問題延誤檔案管理。除此之外，高校本身也應該將信息化建設提到日程上，定期檢查設備，對于老舊設備應予以更換，對于存在故障問題的設備及時維修，保證檔案管理需要應用到的所有設備都能夠正常使用，為軟件運行與信息化管理創造良好的外部環境與條件[4]。

（4）實施檔案規范化管理

為了加快高校檔案管理規范化發展進程，國家應在條例、標準上作出完善。一方面，要出臺高校檔案管理的相關細則、規定，尤其是涉及到信息化管理的部分，必須要嚴格，保證各項管理工作具有一個相對統一的標準。另一方面，結合區域差異與學校差異性，賦予高校一定的自主權，可以根據基礎設施建設、信息化進度等對標準作出靈活調整，確保高校具有一定的自主權。高校應在充分了解自身狀況的基礎上，制定詳細的檔案管理辦法，保留原有管理中的優點，更新缺陷，實現規范化、標準化管理[5]。

結束語：綜上所述，雖然在信息時代背景下，大部分高校都開始加快檔案管理信息化進程與變革，以提高工作效率與質量，但受到各方面因素的影響，現下高校檔案管理仍面臨較大問題。因此，需要通過加強高校對檔案管理的重視、加強人才團隊建設、完善軟件兼容設計、實施檔案規范化管理等方式，改變原有的工作模式，為高校檔案管理營造一個良好環境，加快工作變革與優化。

參考文獻

[1]?劉存強.信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中文信息，2019，（3）：68.

[2]?徐淑鳳，董娟，付燕.信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策[J].內蒙古師范大學學報（教育科學版），2004，17（5）：119-121.

[3]?余丹.信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策探討[J].卷宗，2018，（8）：69.

[4]?張繼紅.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策探討[J].辦公室業務，2017，（21）：108.

[5]?霍倩倩.“互聯網+”時代高校教學檔案管理探析[J].人才資源開發，2017，（6）：75-76.