新時期學(xué)校檔案管理存在的問題與措施

單長莉

【摘 ?要】一般情況下，學(xué)校的檔案是由教育教學(xué)活動完成后留下的原始資料構(gòu)成的，在學(xué)校的檔案中詳細(xì)的記錄了學(xué)生對于教師教學(xué)情況的認(rèn)同度以及教師教學(xué)的成績。同樣學(xué)校檔案管理工作在一定程度上代表著學(xué)校實際的管理水平。做好學(xué)校管理工作對于學(xué)校未來的發(fā)展具有很大的作用和意義。在日常經(jīng)營和管理中，學(xué)校要不斷優(yōu)化和完善檔案管理模式，充分利用檔案資源，為學(xué)校發(fā)展提供動力。教育促進社會發(fā)展和進步的主要動力之一，在教育工作中，檔案管理是重要的組成部分。做好學(xué)校檔案管理工作有利于提升教育質(zhì)量，提高教學(xué)品質(zhì)，增強日常教學(xué)的正確性。目前，在我國學(xué)校檔案管理工作中仍然存在的很多問題和不足，因此，相關(guān)部門和工作人員有必要采取一定的措施有效的解決。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理;問題;措施

引言

步入新時代以來，我國現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，對于我國居民的生活質(zhì)量產(chǎn)生了關(guān)鍵性的影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)在各個領(lǐng)域當(dāng)中應(yīng)用，都實現(xiàn)了行業(yè)內(nèi)的發(fā)展變革，提高工作效率。在學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，能夠生成電子檔案，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的現(xiàn)代化管理，還能夠減輕相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)。因此本文就學(xué)校檔案管理工作中的電子檔案應(yīng)用展開了研究，主要描述了電子檔案應(yīng)用的必要性以及提高電子檔案應(yīng)用水平的措施，以供參考。

一、學(xué)校檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低

目前，有很多學(xué)校忽略了檔案管理工作，致使檔案的管理一直處于一個相對松散的狀態(tài)。檔案管理人員不僅要進行檔案管理工作，同時要兼顧著其他工作，沒有固定的時間和空間去整理檔案，有的檔案管理人員是學(xué)校直接招募的普通管理人員。如果沒有專業(yè)的檔案人員對檔案進行科學(xué)的管理，那么檔案管理工作將會一片混亂，很難有條不紊的進行。檔案管理工作不是一項簡單的信息收集工作，它涉及的內(nèi)容較多，工作流程復(fù)雜，需要專業(yè)的檔案人員進行管理。如果檔案人員缺乏專業(yè)性，那么檔案管理工作就會不斷出現(xiàn)問題。

2.缺乏相關(guān)的硬件設(shè)施，檔案管理工作不完善

檔案管理工作不僅要求檔案人員具有較高的專業(yè)化水平和素養(yǎng)，而且要求學(xué)校要配備相應(yīng)的、先進的硬件設(shè)備。如果想做好檔案管理工作，必須要有一個良好的外部環(huán)境的支持。現(xiàn)階段，我國有一部分學(xué)校對于檔案管理工作投入不足，庫房建設(shè)不夠完善，檔案硬件設(shè)施投入不足。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作沒有一個正確的、科學(xué)的認(rèn)識，致使檔案管理工作相關(guān)的硬件設(shè)備過于陳舊和落后。檔案管理工作是一個要求較高的工作，如果沒有一個完善的管理工作環(huán)境，那么將會阻礙檔案管理工作的發(fā)展。

3.領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案管理意識不足

長期以來，學(xué)校以教學(xué)為主體，缺乏對檔案管理完整性和系統(tǒng)性的認(rèn)識，甚至有的學(xué)校會錯誤的認(rèn)為，檔案管理工作僅僅是一個收集和整理資料的工作。學(xué)校的主要工作任務(wù)是做好教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)，嚴(yán)重忽視了在其它方面的管理工作。學(xué)校檔案管理工作表面上與學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教學(xué)無關(guān)，并且沒有直接的聯(lián)系，因此，得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員足夠的重視。除此之外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員的管理思想落后、工作過于保守、認(rèn)識存在局限和不足、管理理念封閉也是檔案管理工作沒有得到應(yīng)有重視的重要原因。

二、優(yōu)化和調(diào)整學(xué)校檔案管理工作的具體措施

1.有效提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

建立一支專業(yè)化、高水平的檔案管理人員隊伍有利于從根本上做好檔案管理工作。檔案管理不是一門簡單的學(xué)科，它對檔案人員的專業(yè)性要求較高。如果檔案人員缺乏專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)，那么檔案管理工作一定會出現(xiàn)混亂。只有專業(yè)化水平高，專業(yè)基礎(chǔ)知識較強的檔案管理人員可以科學(xué)的、合理的、有效的歸納和整理學(xué)校相應(yīng)的檔案，促進學(xué)校檔案管理工作的順利開展。如果檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較高、管理意識較強，那么他們將會更加深刻的認(rèn)識到檔案管理的重要意義和作用。所以為了加強學(xué)校檔案管理和建設(shè)，必須提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

2.增強檔案管理意識，強化檔案管理工作的重視程度

為了有效促進學(xué)校檔案管理工作的順利進行，我國相關(guān)部門出臺了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中明確指出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須親自組織學(xué)校檔案管理工作，并且在管理過程中負(fù)有一定的責(zé)任。除此之外，《高等學(xué)校檔案管理辦法》還明確規(guī)定要將學(xué)生的檔案進行科學(xué)的歸納和分類。在學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，一定要加入檔案管理工作。學(xué)校在促進自身進步和發(fā)展的同時要增強檔案管理意識，從根本上認(rèn)識到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要性，以及促進教育事業(yè)長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展的重要意義。增強檔案管理意識不僅是口頭說說，而且要讓相關(guān)工作人員從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的必要性。

3.加大對于電子檔案管理監(jiān)督的力度

為了提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，對于電子檔案管理工作進行監(jiān)督也是十分必要的。為此，學(xué)校首先就要采取不定期檢查的方式，檢查工作人員的工作情況，主要監(jiān)督工作人員信息錄入方面的及時性，同時檢查工作人員對于電子檔案的分類和規(guī)章的情況，并將這些內(nèi)容同工作人員的績效考核直接掛鉤，提高工作人員在主觀上的工作積極性，同時保障學(xué)校電子檔案管理的準(zhǔn)確性與真實性，充分發(fā)揮電子檔案的作用。除此之外，學(xué)校還要針對電子檔案管理工作制定相關(guān)的獎懲措施，對于能夠及時準(zhǔn)確完成工作的工作人員，學(xué)校要給予肯定并給予一定的物質(zhì)獎勵，樹立起榜樣，激發(fā)工作人員的積極性，同時對于工作拖拉，工作質(zhì)量不高的工作人員，學(xué)校要進行嚴(yán)格的懲罰，杜絕工作態(tài)度不端正的情況，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

結(jié)束語：

目前，在我國學(xué)校檔案管理中存在著很多問題，在這種環(huán)境和背景下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員要增強檔案管理意識，提升檔案人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，進一步完善相關(guān)的硬件設(shè)施，進而加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程，推動學(xué)校的全面發(fā)展。總而言之，學(xué)校檔案管理工作是關(guān)乎到學(xué)校發(fā)展的重要工作，因此學(xué)校要給予充分的重視并采取多種手段提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。電子檔案是基于現(xiàn)代信息技術(shù)而提出的全新檔案管理工作方法，能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，因此學(xué)校要重視電子檔案管理的應(yīng)用，保障學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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