簡論企業檔案管理風險防控

毛桂銀

摘 要 檔案作為記錄企業自創始到整個經營過程所發生的重大事項的載體，是企業最為珍貴的無形資產，其蘊含的經濟價值無法估量。本文通過分析企業在檔案管理過程中可能面臨的風險以及風險成因，在此基礎上提出一些優化對策，從而幫助企業實現風險防范。

關鍵詞 企業;檔案管理風險;防范對策

企業檔案指的是記錄企業在完整的生命周期中進行的生產、經營以及管理等一系列活動的圖文或者影像資料，其代表著企業在過去的時間所經歷的問題和挑戰，形成的戰略和創新技術，提高業績的辦法和舉措等一系列對企業今后發展有著重要意義的內容，其具備無限的利用價值，能幫助企業提升綜合實力，規范內部管理。但是很多企業往往忽視了檔案管理的重要性，認為其可有可無，對管理過程中可能出現的風險不以為然，最終影響企業的實質利益。所以，提升企業的檔案管理風險防范意識，為檔案自收集到保存等一系列過程制定嚴格的管理制度是尤為必要的。

1企業檔案管理風險

1.1 歸檔過程中的風險

歸檔過程包括檔案的收集、整理和封存三個環節。收集時可能存在檔案資料獲取不及時、不完整、不全面、遺漏或者丟失重要數據信息等風險。整理時可能存在資料順序、類別混亂等情況，為后期的檢索工作帶來不必要的麻煩。封存檔案時，可能出現封存設備使用的鑰匙、密碼丟失或者泄露等風險[1]。

1.2 保管過程中的風險

保管指的是對檔案資料傳遞、借閱、歸還等環節的管理以及檔案保存過程。在傳遞、借閱和歸還時，由于相關制度不完善，可能出現借閱人在借閱時不按規定填寫相應的申請資料、不按時歸還檔案、隨意破壞檔案、外借檔案等違規行為，導致檔案丟失，重要商業機密泄露等危急情況出現。在保存過程中，由于很多檔案資料以紙質、膠片、光盤或者usb等實物形態封存，如果保存環境不夠安全，保存設備不夠先進，那么火災、霉變、蟲蛀、光照等因素都會導致檔案資料永久性毀損。

1.3 特殊風險

隨著現代化信息技術的發展，越來越多的企業選擇通過計算機，利用云技術等人工智能手段保存檔案，雖然避免了實物檔案極易受外界環境因素影響的弊端，但是使用網絡保管檔案，也會產生一些特殊風險。比如文件被誤操作導致格式化無法讀取，再比如競爭企業為了惡性打壓或者黑客為了獲取重要商業機密從中獲利，選擇利用網絡病毒入侵等形式，截取破壞數據信息等。

2企業檔案管理風險成因

2.1 缺乏相應的檔案管理制度，檔案管理意識不強

很多企業由于沒有從檔案中獲得足夠的利益，所以根本沒有樹立檔案管理風險防范意識，內部甚至無法形成完整的檔案收集、整理、傳遞、借閱、歸還、保管和銷毀制度。檔案丟失毀壞，給企業造成巨大的經濟損失時，無法找到問題源頭，進行相應的追責[2]。

2.2 缺乏專業的檔案管理人才

專業的檔案管理從業人員數量非常少，企業通常做法是安排人事等行政部門的人員進行檔案管理，或者采用部門輪流制形式管理檔案。一方面管理人員數量少，不足以應對企業檔案管理工作強度;另一方面這些人員缺少相關的檔案統計管理技能，整理檔案是為了應付上級監管和考核，導致檔案管理措施無法科學有效實施。

2.3 缺乏專業的軟硬件設施

檔案存放場地設計不規范，缺少相關的火災等危險預警和應急措施，庫房內甚至沒有滅火器等基本安全防范設備。保存檔案的容器或者庫房缺少密碼或者鑰匙等安全保密設置。采用信息化手段保存檔案時，計算機內部沒有安裝殺毒軟件，缺少相應的密碼、指紋識別等系統，這些都會對檔案的安全性產生極大的威脅。

3防范企業檔案管理風險的對策

3.1 制定完整的檔案管理制度

徹底摒棄只注重企業經濟效益的傳統經營理念，意識到檔案對企業產生在精神上和物質上的價值與利益，建立完整的檔案管理制度，包括檔案管理組織機構和職責，檔案收集、整理和保存制度，內部借閱制度，安全管理制度、相應的責任承擔以及激勵機制，增強制度的可操作性。比如企業員工在借閱檔案時需要填寫專門的檔案借閱申請單，明確記錄借閱者姓名和聯系方式，經由負責人簽字同意后方可出借，在無法按時歸還檔案時，需要立刻追究其相應的賠償責任[3]。

3.2 設立專門的檔案管理部門

聘請專業的檔案管理人才，企業內部成立正規檔案管理部門，可以定期組織部門員工進行風險應急演習、相關的業務培訓以及教育講座等一系列活動，從而提高機構組成人員的技能，豐富其安全管理知識，幫助其切實樹立風險防范意識。

3.3 加大資金投入，配備專業的檔案管理設備

企業需要加強人力、物力投入，設計和建造科學完備的檔案封存場地和設備。場地內要配備防盜裝置、監控裝置、溫度和濕度記錄裝置、除濕裝置、防潮裝置、災情預警裝置以及滅火器等，保證場地足夠安全，定期派專業人員進行通風、消毒和除蟲措施。購進先進的裝載檔案設備，檔案柜和盒具要配備密碼鎖或者指紋鎖，最好具備防火防水等性能。使用計算機保存檔案的，計算機也要配備密碼識別系統，由專業的掌握網絡信息技術的人員操作，安裝防火墻軟件，定期對運行環境檢查，確保穩定安全的網絡狀態。

3.4 加強檔案管理工作評估

檔案管理部門要定期進行檔案管理工作評查，檢查檔案收集是否完整，檔案銷毀是否徹底，檔案借閱是否具備正規的申請借閱材料，相關流程是否經過負責人審批等。另外要注意對保存場地進行風險排查，檢測是否有漏電、火災等隱患，出具相應的風險評估報告，確保檔案管理工作順利有效進行。

4結束語

綜上所述，檔案作為企業核心的數據資料，由于其不可再生性，一旦在收集、傳遞、借閱、歸檔、保存等過程中發生毀損或者丟失，將是企業無法承擔和挽回的損失，對企業的經濟收益和日后發展都會產生不良影響。所以企業必須對檔案進行明確定位，加強風險防范意識，利用檔案幫助企業樹立形象，提升企業競爭力，使檔案成為企業的記憶源泉和思維發散地。

參考文獻

[1] 瞿立菲.企業檔案管理安全風險防控對策分析[J].科技創新導報，2020，17（9）：165-166.

[2] 靳莉.企業檔案管理風險防控研究[J].蘭臺內外，2019（18）：48-49.

[3] 李春燕.論企業檔案管理規范化的實現[J].科技資訊，2020，18（5）： 89，91.