信息時(shí)代政府機(jī)關(guān)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新探究

戴曉蕓

摘 要 在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展變革的背景下，信息技術(shù)的升級(jí)換代，為政府機(jī)關(guān)檔案辦公室檔案管理工作提供了多種創(chuàng)新途徑。政府檔案管理工作人員，面對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案繁雜的檔案管理工作，需要及時(shí)更新理念完善相關(guān)的管理流程，并將信息化管理方式進(jìn)行合理的引入，不斷總結(jié)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)提高檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代;政府機(jī)關(guān)辦公室;檔案管理

引言

社會(huì)的發(fā)展帶來了相關(guān)產(chǎn)業(yè)的技術(shù)升級(jí)，同時(shí)也為政府機(jī)關(guān)辦公室檔案管理技術(shù)的發(fā)展提供了有力支持。在政府機(jī)關(guān)檔案中，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)創(chuàng)新辦公模式，合理運(yùn)用檔案資料規(guī)劃各部門的工作內(nèi)容，并達(dá)到政府機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部之間的有效協(xié)調(diào)，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)檔案不斷適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展環(huán)境。

1辦公室檔案管理信息化的重要性

1.1 滿足檔案管理工作發(fā)展的需求

在以往的政府機(jī)關(guān)檔案管理工作中，管理者將注意力過于集中于單位的日常管理中，導(dǎo)致了檔案管理工作出現(xiàn)不被重視的局面。由于認(rèn)知上的缺失，導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)檔案管理工作提升效率緩慢。在信息技術(shù)的發(fā)展背景下，檔案管理工作務(wù)必改變傳統(tǒng)的管理思想，將本單位的檔案管理工作提升到標(biāo)準(zhǔn)化的流程，從而適應(yīng)政府機(jī)關(guān)檔案不斷更新的需求，符合新時(shí)代政府機(jī)關(guān)檔案提升辦公效率的要求。

1.2 通過信息化管理提高檔案管理效率

政府機(jī)關(guān)檔案在運(yùn)作過程中需要處理內(nèi)部多個(gè)部門的相關(guān)工作，并促進(jìn)政府機(jī)關(guān)檔案符合行業(yè)發(fā)展的條件。在這種背景下，發(fā)展的基礎(chǔ)是管理上的革新，而信息技術(shù)的生動(dòng)直觀優(yōu)勢(shì)也為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化提供了有效途徑[1]。

2辦公室檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念的問題

在目前的政府機(jī)關(guān)檔案管理工作中，檔案管理工作的創(chuàng)新一直處于十分被動(dòng)的局面，這主要是由于以往的政府機(jī)關(guān)檔案過于注重短期使用效益，忽略了政府機(jī)關(guān)檔案只有不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)才能立于行業(yè)領(lǐng)先地位。在政府機(jī)關(guān)檔案的管理過程中，大量生動(dòng)的事例已經(jīng)突出了檔案管理工作的重要作用，因此，需要管理人員明確當(dāng)前的工作任務(wù)，更新檔案管理工作的管理理念，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.2 管理隊(duì)伍的問題

基于傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，部門管理人員的工作方式過于陳舊，也忽略了自身專業(yè)技能的提升。未能對(duì)提升檔案工作管理效率進(jìn)行及時(shí)的調(diào)研。在政府機(jī)關(guān)檔案不斷完善信息技術(shù)設(shè)施的背景下，檔案管理部門應(yīng)將提升員工素質(zhì)作為工作重點(diǎn)，并開展系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容。

2.3 信息系統(tǒng)的規(guī)劃與設(shè)計(jì)落后

目前政府機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部的管理工作涉及不同部門的多項(xiàng)內(nèi)容，因此也會(huì)形成很多需要?dú)w檔的資料。然而由于未能及時(shí)優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，造成了現(xiàn)階段對(duì)于資料的收集不能及時(shí)完整，當(dāng)政府機(jī)關(guān)檔案出現(xiàn)新的組織框架時(shí)，相關(guān)的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)仍沿用落后的模式，這些都影響著檔案管理部門工作的順利開展[2]。

3信息化背景之下檔案管理改革與創(chuàng)新策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理思維

隨著政府機(jī)關(guān)檔案檔案管理部門意識(shí)到提升工作效率的重要意義，設(shè)計(jì)出符合政府機(jī)關(guān)檔案自身發(fā)展規(guī)律的管理方式。在積累政府機(jī)關(guān)檔案各部門數(shù)據(jù)資料的過程中，做好收集與歸檔的基礎(chǔ)內(nèi)容，從政府機(jī)關(guān)檔案發(fā)展的角度發(fā)揮檔案的調(diào)研作用。這就需要檔案管理部門從領(lǐng)導(dǎo)層開始注重引進(jìn)高效的工作流程，并向部門員工滲透提升檔案管理效能的重要性，將信息技術(shù)與管理工作相結(jié)合，建立系統(tǒng)的檔案管理模型。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案工作的理念。

互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，政府部門事業(yè)單位參與辦公室檔案管理工作人員，應(yīng)該學(xué)會(huì)逐漸適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理發(fā)生的諸多變化，結(jié)合工作實(shí)際設(shè)計(jì)出切實(shí)可行的檔案管理措。首先，管理人員應(yīng)設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)排序功能，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行合理的歸類。其次，對(duì)于檔案的整理要形成高效的使用流程，不僅要明確檔案信息的對(duì)應(yīng)性，還要方便各部門的查詢以及利用，提高政府機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部檔案調(diào)研的工作效率。最后，要制定政府機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部的檔案歸檔制度，保證根據(jù)具體的工作流程進(jìn)行文本檔案的收集，為檔案管理部門提供紙質(zhì)依據(jù)，并為后續(xù)的電子檔案制作提供基本材料。

3.3 加強(qiáng)檔案管理設(shè)計(jì)規(guī)劃和人才培養(yǎng)

在政府機(jī)關(guān)檔案加大對(duì)檔案管理部門的革新力度后，就需要適時(shí)規(guī)劃部門的發(fā)展目標(biāo)以及注重人才的培養(yǎng)，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)檔案各部門查檔工作的有效性。而對(duì)于人才的培養(yǎng)方面要注重政府機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部的人才選拔，對(duì)于一些工作認(rèn)真負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的員工要進(jìn)行部門選調(diào)，及時(shí)和員工溝通對(duì)檔案管理工作的具體看法。另外也可以依托于高校舉辦的大學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，形成專業(yè)人才的引進(jìn)策略，為政府機(jī)關(guān)檔案建設(shè)一支年輕有為、專業(yè)技能卓越的管理人才隊(duì)伍。

3.4 檔案管理工作中需要注意保密工作

各政府機(jī)關(guān)的檔案資料都是內(nèi)部重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，因此也需要檔案管理部門制定明確的保密規(guī)章制度，保障政府機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部資料的安全性。對(duì)此，檔案管理部門要進(jìn)行統(tǒng)一查詢平臺(tái)的建設(shè)，針對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案內(nèi)部設(shè)立安全的內(nèi)部局域網(wǎng)。對(duì)于檔案的查閱環(huán)節(jié)，要根據(jù)政府機(jī)關(guān)工作人員制定具體的查詢賬號(hào)，保證所有的查詢記錄都有章可尋，形成瀏覽記錄，保障檔案查詢工作的公開透明。另外，檔案管理部門要做到日常的監(jiān)督管理工作，定期進(jìn)行平臺(tái)的維護(hù)和查驗(yàn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，保證檔案資料的存儲(chǔ)環(huán)境[3]。

4結(jié)束語

綜上所述，政府機(jī)關(guān)檔案的發(fā)展離不開各部門的通力協(xié)作，更離不開檔案管理部門的制度創(chuàng)新。當(dāng)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門制定了相關(guān)的發(fā)展決策后，往往需要總結(jié)歷年的內(nèi)部數(shù)據(jù)，以此進(jìn)行前期的方案調(diào)研。為了適應(yīng)新時(shí)代政府機(jī)關(guān)檔案完善自身的需求，需要檔案管理部門轉(zhuǎn)變工作理念，在工作中積極探索，提升部門工作效率，并將有效的檔案資料提供給管理者進(jìn)行參考。

參考文獻(xiàn)

[1] 張慧慈.信息時(shí)代辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（4）：8.

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[3] 邊迎秋.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2019（2）：764.