關于辦公室檔案管理工作的幾點看法

何麗平

摘 要： 隨著國民經濟迅速發展，社會進步，信息網絡化時代的到來，為提高檔案管理工作的效率，促使檔案管理科學化、規范化、法制化，必然要求改革傳統的管理模式。

關鍵詞： 檔案管理;科學化;規范化;法制化

【中圖分類號】G472.4 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）20-0298-01

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位。檔案管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用等，是機關事業單位日常工作的重要一環，目前機關事業單位的辦公室檔案管理既包括人事檔案、行政檔案，也包括各科室的業務檔案匯總。但是在檔案管理上基本都維持了較為傳統的模式，隨著國民經濟迅速發展，社會的進步，信息網絡化時代的到來，為提高檔案管理工作的效率，加強檔案資源建設，實施現代化管理、加快檔案工作的法制化進程，必然要求改革傳統的管理模式，以下是我對辦公室檔案管理工作的一點認識：

1 機關事業單位檔案工作存在的問題.

1.1 對檔案管理工作重要性認識不足，重視程度不夠。檔案工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，但相對于具體業務科室，檔案是“冷”部門，說起來重要，做起來次要容易被忽視。一些領導和職工檔案意識淡薄，例如：有些科室檔案不及時歸檔上交;有些檔案要件有缺失，不及時補正，嚴重影響了檔案的系統性、完整性;完全沒有認識到檔案工作的重要意義，對檔案工作的人、財、物投入力度也不夠;分工合作不協調，將檔案管理只視為辦公室工作，只進行簡單的資料傳遞，缺少信息互動，造成檔案工作開展困難。

1.2 缺乏健全的檔案管理制度，檔案案卷不規范。檔案監管機制不到位，在對檔案的收集、整理和存檔中經常處于被動狀態，造成資料收集不及時且零散;對檔案的借閱、查訪沒有更好的運用現代化手段;檔案案卷制作必須采用16開規格的辦公用紙，不得有破損、卷角、折皺，但實際很多單位使用A4規格的案卷歸檔，也沒有對檔案問題進行處理，致使案卷不規范、不美觀。

1.3 觀念落后，設施設備陳舊，檔案保管條件差。檔案工作的有序開展離不開先進的基礎設施的支撐。一些單位硬件不達標，檔案室建設不標準、不規范，狹小，設備簡陋，沒有配備溫濕度計、消防器材、防光窗簾等，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋，甚至有些檔案霉變、蟲蛀等。現代化設施設備落后，檔案管理人員缺乏專業培訓，對電子檔案系統不熟練，檔案利用率和查詢率都較低，不能跟上網絡時代步伐。

1.4 檔案管理人員配置不專業，流動過快。檔案管理是一項政策性、專業性、技術性很強的工作，但很多單位檔案管理人員配置存在不合理性、隨意性，多為兼職，且人員工作變動頻繁，業務素質欠缺，對檔案工作重要性、責任性認識不夠，直接影響了檔案工作的持續性、穩定性。

2 關于提高檔案管理工作效率的幾點看法

2.1 注重對檔案工作重要性的宣傳，爭取領導的重視。一是建立檔案管理工作領導小組，明確分管領導和工作職責，將檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，并列入本單位年度考核范圍，為檔案工作發展創造一個良好的內部環境;二是以《檔案法》為依托，強化檔案工作的宣傳和培訓，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，落實依法治檔;三是明確分工，加強各部門協調。分管領導牽頭，協調處理好各部門的分工合作關系，明確專職與兼職檔案員的工作職責，各部門搞好本部門專業檔案外，必須配合搞好綜合檔案的歸集工作。

2.2 建立健全、切合實際的檔案管理制度。檔案的形式、種類是多樣的，必須科學管理。一是建立健全《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保管保密制度》等一系列制度，從檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用、交流等各個方面都要建立比較系統完善的制度，并且要公示上墻，確保檔案管理工作向程序化、制度化、規范化方向推進;二是歸檔及時，合理分類制定嚴格的檔案借閱手續，以利于檔案的保管、利用，防止流失;三是提高紙質檔案的立卷質量，，制發公文規范、統一，對電子文件及時備份，聲像檔案及時歸檔，加強保護，以有利于長久保存和利用。

2.3 更新觀念，加強基礎設施投入從財力、物力。一是完善檔案室的設施設備，改變小、雜、亂，配備必要的消防、溫濕度、空調等設施，安裝檔案架、密集柜等，做到檔案室整齊、規范、統一;二是檔案工作需要與時俱進，不斷創新，現代社會計算機和網絡在各個領域中的運用已經改變了人類的生活，也提高了工作效率，檔案管理也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案管理的要求，也是檔案管理人員努力的方向。應該將信息技術應用于檔案管理的各個環節中，建立電子檔案，通過網絡平臺及管理軟件對數據進行處理，實現共享。

2.4 重視人才，配備責任心強、有專業知識的檔案管理人員。檔案管理的好壞很大程度取決于檔案管理人員的業務水平和綜合素質，所以要求檔案管理人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理檔案的基本技能。一是選拔有專業知識和技能的人才充實檔案隊伍，并注重隊伍的穩定性，加強檔案干部的思想政治工作;二是加強對檔案人員的繼續教育，組織檔案人員去實地考察，參加專業知識培訓，學習計算機等與檔案管理相關的知識。一篇文稿不論是起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯總統計等各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，提高檔案工作者素質，是推動檔案管理現代化發展的關鍵。

總之，檔案管理內容涉及到機關、企事業、公民生活等各領域具有保存價值的信息資料，檔案工作做好了，對單位、社會、個人都能起到重要的服務作用。檔案工作的宗旨就是利用，服務，在信息化時代，我們必須堅持與時俱進，不斷革新，拓展檔案工作領域，創新檔案工作服務機制，提高檔案管理水平，推動檔案事業健康發展，促使檔案管理科學化、規范化、法制化，使檔案管理能夠為單位發展提供強有力的保障。

參考文獻

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