基于PMBOK變更管理理論搭建試制變更系統(tǒng)

耿一飛 馮昊 刁琳 王昉

摘 要：樣車試制階段項(xiàng)目變更點(diǎn)頻繁，更靈活、敏捷的項(xiàng)目開發(fā)周期對(duì)試制階段的變更控制提出了更高的要求。原先的線下變更方式透明度差，效率不高，導(dǎo)致了一定程度的資源浪費(fèi)。本文介紹了一種變更管理系統(tǒng)，在線上實(shí)現(xiàn)變更全過程，提升變更的響應(yīng)效率、精確度與可追溯性。該系統(tǒng)可以進(jìn)一步推廣至各類行業(yè)試制。

關(guān)鍵詞：樣車試制 變更控制 變更管理系統(tǒng)

1 引言

樣車試制作為車輛開發(fā)過程中實(shí)體驗(yàn)證的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，存在著大量變更的風(fēng)險(xiǎn)與可能。變更包括但不限于工藝變更、零件變更、數(shù)模變更等等，以以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)來看，每年的變更數(shù)量級(jí)可能達(dá)到上萬條。如何有效實(shí)施整體變更控制，減小項(xiàng)目變更的風(fēng)險(xiǎn)，提升變更的準(zhǔn)確性、高效性和可追溯性成為了一項(xiàng)重要課題。

在《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（以下簡稱PMBOK）中對(duì)項(xiàng)目變更有著明確的控制方法。在敏捷型的生命周期中，要求在交付期間把變更融入項(xiàng)目，同時(shí)，它提出整體變更控制的方法，如圖1。在變更流程中，遵循識(shí)別變更、記錄變更、做出變更決定、跟蹤變更結(jié)果的思路。

基于PMBOK理論，我們嘗試創(chuàng)建了適用于樣車試制活動(dòng)的變更管理系統(tǒng)，強(qiáng)化對(duì)試制環(huán)節(jié)變更的有效控制，確保各項(xiàng)目變更的按時(shí)保質(zhì)開展。

2 實(shí)施難點(diǎn)

在項(xiàng)目試制階段，變更管理系統(tǒng)存在如下實(shí)施難點(diǎn)：

變更類別多樣：不同變更類別有不同的變更模板、審批路徑、關(guān)注點(diǎn)等，很難合并管理，不熟悉模板的申請(qǐng)人很容易填錯(cuò)導(dǎo)致返工浪費(fèi)。

變更可視化程度低：變更申請(qǐng)以硬拷貝形式可視化程度低，業(yè)務(wù)鏈人員不清楚變更進(jìn)展，帶來了效率降低和資源浪費(fèi)。

變更人為實(shí)施：變更均為人員實(shí)施，難以避免因人為失誤導(dǎo)致的變更錯(cuò)誤。

數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)與優(yōu)化：與物料（BOM）系統(tǒng)、車型配置、供應(yīng)商信息等多個(gè)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，在界面中需要對(duì)十萬級(jí)別的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與讀寫，同時(shí)兼顧效率和用戶體驗(yàn)。

流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的定制化與自動(dòng)化開發(fā)：變更管理審批流涉及多部門，包括項(xiàng)目管理部/試驗(yàn)認(rèn)證部/各子系統(tǒng)開發(fā)部門/制造工程/樣車試制各功能塊，節(jié)點(diǎn)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)功能要對(duì)原生系統(tǒng)進(jìn)行較大的定制化開發(fā)。

3 系統(tǒng)搭建思路

針對(duì)不同的業(yè)務(wù)需求和變更審批路徑，共搭建三條系統(tǒng)分支，分別為負(fù)責(zé)數(shù)模變更管理的數(shù)模變更系統(tǒng)（MCR），負(fù)責(zé)工藝變更管理的工藝現(xiàn)場指導(dǎo)系（BSD）以及負(fù)責(zé)物料管理的物料變更管理系統(tǒng)（BCR），如下圖2。系統(tǒng)在公司主頁留下接口，方便申請(qǐng)人提交申請(qǐng)。

針對(duì)不同的變更管理需求，在系統(tǒng)中搭建模板，充分考慮填寫的需求，在對(duì)應(yīng)的單元格中設(shè)置必填、邏輯勾選等選項(xiàng)，避免填寫錯(cuò)誤導(dǎo)致的返工浪費(fèi)，確保變更的質(zhì)量與效率，如下圖3。

審批流的搭建同樣基于業(yè)務(wù)需求，整個(gè)變更過程（從申請(qǐng)→審批→傳遞→執(zhí)行→確認(rèn)）透明化，提升全業(yè)務(wù)鏈流轉(zhuǎn)速度，如下圖4。

變更全程和郵件系統(tǒng)打通，審批節(jié)點(diǎn)會(huì)收到郵件通知，提升審批、溝通、執(zhí)行效率。系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后觸發(fā)“通知”功能，變更相關(guān)人員將收到變更實(shí)施通知，并具有變更查看權(quán)限，確保全業(yè)務(wù)鏈知曉變更情況。

通過系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)功能，BCR的變更可以直接更新BOM，通過系統(tǒng)閉環(huán)實(shí)現(xiàn)變更執(zhí)行確認(rèn)，確保變更的精準(zhǔn)度。系統(tǒng)留有表單導(dǎo)出、打印、數(shù)據(jù)存檔等功能，方便現(xiàn)場傳遞。所有變更數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中快速搜索、查看、導(dǎo)出，同時(shí)方便變更數(shù)據(jù)資產(chǎn)的積累與分析。

4 預(yù)計(jì)收益

基于系統(tǒng)目前的設(shè)定，預(yù)期收益將覆蓋提質(zhì)降本增效三方面：

提質(zhì)：所有變更點(diǎn)線上管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流閉環(huán)控制，提升變更準(zhǔn)確性，所有變更歷史紀(jì)錄可精確追溯;

降本：線上運(yùn)行節(jié)約紙張和耗材;

增效：線上系統(tǒng)在模板獲取、申請(qǐng)創(chuàng)建、確認(rèn)審批、變更傳遞、執(zhí)行確認(rèn)、數(shù)據(jù)積累等方面都有效率提升，線上較線下單個(gè)變更平均節(jié)省時(shí)間為39分鐘，以全年5000個(gè)變更來計(jì)算，總計(jì)的工時(shí)節(jié)省可以達(dá)到3000小時(shí)以上。

5 后續(xù)計(jì)劃

系統(tǒng)互聯(lián)：變更管理系統(tǒng)目前的功能相對(duì)獨(dú)立，可以通過系統(tǒng)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)變更的更精準(zhǔn)的控制以及更自動(dòng)化的變更傳遞，如與試制排產(chǎn)系統(tǒng)對(duì)接獲取項(xiàng)目信息與傳遞反饋，與工藝系統(tǒng)對(duì)接直接跟蹤變更的實(shí)施，與暗燈系統(tǒng)變更直接變更暗燈板狀態(tài)等，如下圖5。

功能優(yōu)化：進(jìn)一步收集使用方的需求，優(yōu)化功能和使用體驗(yàn)。

擴(kuò)展延伸：擴(kuò)展到其他梳理變更流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要求提升各環(huán)節(jié)變更的規(guī)范程度與可視化程度，打造科室/各股規(guī)范化的變更平臺(tái)。

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