論檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的措施

摘 要：醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院工作展開的重要記錄之一，有效地進(jìn)行文書檔案管理工作對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)政策的落實(shí)和完善有重要幫助。為了迎合時(shí)代的改變，醫(yī)院文書檔案管理面對(duì)多方面挑戰(zhàn)，醫(yī)院應(yīng)作出相應(yīng)管理模式改革。該文主要對(duì)醫(yī)院文書檔案管理問題以及改革策略進(jìn)行分析，改進(jìn)管理模式，提高醫(yī)院文書檔案管理整體效率。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;模式改革;檔案管理;措施

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 17-0-02

一、引言

隨著時(shí)代快速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案管理工作愈來愈凸顯其服務(wù)性與知識(shí)性功能，但現(xiàn)階段醫(yī)院都存在或多或少的文書檔案管理問題，會(huì)對(duì)醫(yī)院文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。通過采取科學(xué)的檔案管理改革模式對(duì)文書檔案進(jìn)行強(qiáng)化管理，能夠顯著的提升其工作實(shí)效與水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作和發(fā)展提供更加全面、可靠的依據(jù)和支持。

二、醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀與問題

現(xiàn)階段，醫(yī)院文書檔案的類型、數(shù)量越來越多，以往的檔案管理理念、方式等，已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的實(shí)際需求，甚至?xí)?duì)醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生阻礙，因此對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的改革變得勢(shì)在必行。當(dāng)今醫(yī)院文書檔案管理的問題有以下幾點(diǎn)。

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

領(lǐng)導(dǎo)層、管理層對(duì)文書檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)是造成醫(yī)院檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、檔案管理工作實(shí)效差的根本原因[1]。領(lǐng)導(dǎo)層和管理層沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值和重要性，沒有投入專項(xiàng)的資金用于檔案管理模式變革，由于缺乏資金支持，無法購置檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化變革的軟件和硬件設(shè)備，也無法對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理模式改革造成阻礙。其次是檔案管理人員意識(shí)不強(qiáng)。醫(yī)院檔案管理工作過程中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、信息不完整、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、檔案丟失等現(xiàn)象，導(dǎo)致各科室需要利用檔案時(shí)出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)失真、不全等問題，無法充分的發(fā)揮檔案的作用[2]。再次是院內(nèi)醫(yī)護(hù)人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。檔案的價(jià)值在于歸檔整理后便于日后檔案的查看和借閱。而院內(nèi)醫(yī)護(hù)人員日常借閱檔案文件不按時(shí)歸還，在檔案文件上隨意涂畫，損壞檔案文件，甚至借閱后造成檔案遺失，都是沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有對(duì)醫(yī)院所有檔案信息進(jìn)行全面的采集，致使出現(xiàn)檔案丟失、數(shù)據(jù)不全等問題。

（二）醫(yī)院檔案歸檔流程不規(guī)范，歸檔方法不適合醫(yī)院現(xiàn)狀

有些醫(yī)院由于檔案管理意識(shí)淡薄，檔案歸檔方式不規(guī)范，沒有編寫醫(yī)院的歸檔文件保管期限表，導(dǎo)致在日常文書檔案判斷是否歸檔時(shí)出現(xiàn)偏差，需要?dú)w檔的沒有歸檔，致使在檔案歸檔過程中，因?yàn)橐恍┐中暮筒患?xì)致而遺漏一些重要文件的歸檔，造成檔案不全面，在后續(xù)的檔案使用中造成不必要的麻煩。另外，老舊的立卷歸檔方式已不適合當(dāng)前大型醫(yī)院的文書歸檔需求，當(dāng)今醫(yī)院應(yīng)歸檔文件分散而零碎，立卷歸檔的方式會(huì)造成卷數(shù)過多，一文一卷等，不僅增加了歸檔人員的裝訂工作量，影響工作效率，而且也不利于后期檔案的借閱利用。

（三）檔案管理制度不完善

在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案的建立與管理沒有隨著醫(yī)院發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新相適應(yīng)的模式，醫(yī)院檔案管理也處于較為放松隨意的狀態(tài)，管理制度落后，管理手段不多都是現(xiàn)階段檔案管理的致命缺陷。

三、醫(yī)院檔案管理模式改革策略

（一）加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)教育

（1） 優(yōu)先選擇專崗專人。檔案管理工作人員既需掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)其他學(xué)科知識(shí)。而這些知識(shí)對(duì)日后在崗工作有很大幫助，醫(yī)院應(yīng)盡量在檔案管理崗位上招收檔案專業(yè)人員，這樣可以節(jié)省對(duì)崗位人員的培訓(xùn)和教育。

（2） 加強(qiáng)理論知識(shí)結(jié)合實(shí)踐操作的培訓(xùn)和再教育。為了保障檔案管理工作人員能夠具備支持檔案管理模式變革的能力，需要不斷提升檔案管理工作人員的理論知識(shí)水平和實(shí)踐操作能力。檔案管理工作人員既需要傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的采集、整理、儲(chǔ)存工作，數(shù)字化、電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)以及備份等工作，還需要了解其他不同專業(yè)的理論知識(shí)。醫(yī)院檔案管理人員需在日常工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握檔案保護(hù)技能，提升其解決檔案管理問題的能力。醫(yī)院要充分重視檔案管理工作人員的專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)操培訓(xùn)，通過科學(xué)的專業(yè)理論知識(shí)培訓(xùn)，能夠讓檔案管理工作人員掌握國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)理論知識(shí)，為醫(yī)院檔案管理變革提供理論支持。對(duì)于實(shí)操培訓(xùn)，能夠讓檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的各種操作技巧、要點(diǎn)等進(jìn)行掌握，尤其是各種應(yīng)急狀況、突發(fā)事件的處理，以理論結(jié)合實(shí)踐的方式，更加高效、快速地完成檔案管理工作。

（3） 醫(yī)院檔案管理工作對(duì)工作人員網(wǎng)絡(luò)操作技能水平的要求非常高，這就要求檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變思想，緊隨時(shí)代步伐，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)操作技能進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，以此更好地提升檔案管理效率。醫(yī)院需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)和再教育，通過對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的網(wǎng)絡(luò)檔案管理實(shí)操培訓(xùn)，不斷提升檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)操作水平、專業(yè)技術(shù)水平。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作人員選聘階段，需要聘用網(wǎng)絡(luò)操作水平高、經(jīng)驗(yàn)豐富的科技型、創(chuàng)新型人才，這樣能夠更加快速的適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)操作變革的要求。

（二）實(shí)施數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化檔案管理變革

首先，檔案管理工作人員需要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化管理的價(jià)值，以多種途徑強(qiáng)化變革，不斷地提升醫(yī)院檔案信息管理的質(zhì)量與實(shí)效。其次，為了能夠滿足檔案管理的變革需求，需要配備穩(wěn)定的軟件操作系統(tǒng)、先進(jìn)的硬件系統(tǒng)，采用掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)等，對(duì)海量的檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化處理，保證醫(yī)院所有科室檔案資源可以順利、高效共享和銜接。

信息化時(shí)代背景下，醫(yī)院在發(fā)展的過程中積累了大量的檔案，檔案管理工作人員面對(duì)海量的文書檔案無從下手，并且依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量和效率較低。為了解決傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，需要采用信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，創(chuàng)建電子檔案，為信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的創(chuàng)建奠定基礎(chǔ)。新型檔案管理模式的創(chuàng)建，需要醫(yī)院檔案管理工作人員不斷的更新觀念，強(qiáng)化信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，這對(duì)于醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)建和落實(shí)具有積極的作用。檔案管理工作人員采用先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，能夠有效地提升檔案管理工作的實(shí)效，同時(shí)避免出現(xiàn)人為操作失誤導(dǎo)致檔案丟失、損壞等情況，為醫(yī)院其他工作的穩(wěn)定運(yùn)行提供可靠、完整、真實(shí)的檔案支持。此外，檔案管理工作人員在利用信息技術(shù)時(shí)，需要配備先進(jìn)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行備份、維護(hù)，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效化、數(shù)字化管控。

（三）健全制度，規(guī)范操作

現(xiàn)階段，許多醫(yī)院都存在不重視文書檔案管理的問題，未創(chuàng)建規(guī)范、完善的管理制度對(duì)文書檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)管理，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率比較低。同時(shí)，部分醫(yī)院管理層、領(lǐng)導(dǎo)層的觀念比較陳舊，依然沿用傳統(tǒng)的理念和方式進(jìn)行文書檔案管理，對(duì)文書檔案管理模式改革的實(shí)施產(chǎn)生了負(fù)面影響。因此，為了保證文書檔案管理工作高效、有序進(jìn)行，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、管理層需要轉(zhuǎn)變觀念，由專門的檔案管理工作人員創(chuàng)建健全的文書檔案管理制度體系，并嚴(yán)格按照制度體系的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文書檔案實(shí)施規(guī)范化的操作，這樣能夠顯著提升文書檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。

四、結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理工作在醫(yī)院管理工作中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，文書檔案管理質(zhì)量會(huì)對(duì)醫(yī)院的日常工作、未來發(fā)展等產(chǎn)生直接的影響。所以，醫(yī)院檔案管理工作人員必須充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理的價(jià)值，針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，采取多種針對(duì)性強(qiáng)的改革對(duì)策，不斷對(duì)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。此外，醫(yī)院文書檔案管理運(yùn)用檔案管理模式改革時(shí)，需要做好人才選聘和培訓(xùn)工作，由綜合素質(zhì)水平高的檔案管理人才進(jìn)行文書檔案管理，不僅能夠顯著提升文書檔案管理實(shí)效，還能夠?yàn)榛颊咛峁└玫尼t(yī)療服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2014，23（4）：66-69.

作者簡(jiǎn)介：林寫意，女，漢族，廣東揭陽人，助理館員。研究方向：檔案管理。