信息時代事業單位檔案管理創新分析

劉冉冉

摘 要：隨著我國經濟與科技的發展，信息技術已經逐漸進入人們的生產與生活。然而，部分事業單位仍然采取傳統的檔案管理方式與制度，事業單位的檔案管理信息化建設停滯不前。為使事業單位的檔案管理工作跟上時代的腳步，要對檔案管理的錄入、保存、制度與方式進行創新，以解決檔案錄入載體單一、彌補檔案管理制度缺陷、創新檔案管理方式，為事業單位檔案管理信息化建設提出相關創新措施，使事業單位的檔案能夠得到合理應用，管理工作發揮應有的作用與功能，更好地促進事業單位檔案管理工作的創新性發展。本文將指出事業單位檔案管理中出現的問題，然后從問題入手，對其管理提出創新性策略，為相關單位工作者提出相關建議。

關鍵詞：信息時代;事業單位;檔案管理;創新;工作改革

一、引言

在信息化時代，檔案是重要資源之一，所以其管理建設更要加快腳步。對于檔案的管理，只有更加科學合理地錄入與保存，然后充分利用，才能發揮出檔案的重要價值。然而，事業單位中還存在一些傳統的檔案管理模式，占用了大量的時間、空間和人力，效率比較低下，無法適應信息時代的快速發展。只有對事業單位的檔案管理工作進行創新，對檔案管理建設工作進行完善，才能實現事業單位檔案的科學管理與充分應用。

二、信息時代事業單位檔案管理現存問題

（一）檔案錄入載體不科學

近期，檔案錄入與保存逐漸從原來的紙質版轉變為現在的信息化版，但是在此過程中消耗的人力、物力不容小覷，檔案的移動與更新程序仍然不簡易。尤其是一些工程的檔案數據，信息化的資料反而不如紙質版的資料一目了然。在一些工程類的事業單位，他們更喜歡和更習慣調用一些紙質版的檔案數據，這就使得相應載體的更新變得多此一舉。與其相對的是，一些經濟不發達的地區還是采用紙質數據進行檔案的錄入與保存，巨大的工作量使得檔案管理人員麻木，不僅效率低下，還不能夠科學快速地調動檔案。這兩種情況使得數字化檔案的實際利用率降低，沒有實現數字化檔案真正的價值和功能。

（二）檔案管理制度有缺陷

目前為止，我國事業單位檔案管理制度還比較落后，工作的程序較為煩瑣，執行力度較小。同時，我國各事業單位所制定的檔案管理制度幾乎都是遵照統一標準，根本沒有考慮到自己單位與其他單位檔案管理的差異性，管理制度沒有針對性很容易影響管理效率。當檔案管理制度沒有具體問題具體分析時，檔案管理人員工作時也會產生慣性思維。再加上管理制度中對于監督沒有明確要求，也會使得某些管理工作人員失去工作原則，使得事業單位的某些檔案資料流失，損害事業單位的名譽與外在形象。

（三）檔案管理方式單一

事業單位很容易出現的現象就是喜歡按部就班、故步自封的工作，缺乏創新性。在實際工作過程中，事業單位本身就很少給予相關工作人員創新的機會，也沒有對檔案管理工作的創新給予鼓勵，使得相關工作人員缺乏創新意識，沒有進取心，只是單純完成檔案管理的工作任務。與此同時，事業單位的創新型人才引進不足，也會導致員工隊伍的創新意識較差，降低檔案管理工作人的工作熱情和工作效率。

三、信息時代事業單位檔案管理的創新策略

（一）檔案錄入和保存的創新

隨著市場經濟的發展與科技的進步，各個單位引入并開始使用信息化技術與設備，事業單位的檔案也可以由原來的紙質檔案逐漸轉化為現在的信息化資源，在檔案管理中加入網絡，讓檔案資源能夠實時進行網絡信息化互通。同時，信息技術的使用可以實現檔案的信息化管理。把檔案信息的錄入權力交到事業單位員工的手中，在一定的期限內，讓他們自己完善檔案的錄入，通過網站或者云平臺的方式上傳檔案，然后檔案管理人員通過信息化手段為他們進行再次核實，核實無誤后進行后臺信息化保存，這樣既可以節省人工錄入的時間，還可以減少資源的消耗。在云端存儲的檔案信息可以長時間無損耗的保存，節省了存放紙質檔案的實際空間。在云平臺上保存檔案也可以使得檔案的調動更加方便快捷，簡單的復制拷貝就可以原封不動地查詢與提取檔案。在檔案管理過程中，工作人員只需定期規整檢測存儲硬盤。這樣的信息化管理使得檔案的錄入與保存的消耗與損壞率降到最低，還提高了檔案的使用效率。

（二）檔案管理制度的創新

事業單位檔案管理的工作量較大，工作內容也比較繁雜，所以要創新管理制度。要建立完善的檔案管理工作制度，加強管理的規范性與權威性，對所有的檔案進行統一管理，建立獨立的檔案管理系統，對檔案進行編制歸檔，建立相關檔案之間的關系鏈。此外，要加強檔案平臺的搜索功能與高級搜索能力，添加相應的關鍵詞和條件搜索等字條，致力于檔案快捷方便地使用和調動。事業單位的公開檔案要放開調查權限，在平臺設置為所有人可看。事業單位的員工個人檔案要約束調查權限，在平臺設置為僅本人可看或者密碼驗證可看。對事業單位的檔案設置權限，可以有效防止員工的個人信息泄露。信息化時代，信息傳播的速度遠超過人們的想象，所以保護相關的信息資源很重要，這是對自己工作負責，也是對其他員工負責。一定要嚴格要求檔案管理人員，創設獨立的監督部門，監督與考核每個管理工作人員的工作。同時，把工作責任下發到個人，實施個人承包責任制，以免發生信息泄露事件。一旦發生信息泄露事件，將責任具體到個人。目前為止，我國的信息化建設對于個人信息的保護很好，外賣、快遞、運營商都有泄露客戶信息的情況，所以，事業單位檔案管理制度創新的過程中也要加強對管理工作人員的約束，防止重要工作資源與檔案泄露，以免給事業單位的工作人員造成不必要的影響。

（三）檔案管理服務的創新

要想提高在信息化時代創新事業單位的檔案管理服務，就要實現檔案管理一體化。第一，引進先進的專業化人才，提高整體檔案管理隊伍的專業素養。加強對工作人員的專業培訓，讓工作人員具備相應的專業知識、信息技術水平和掌握正確的管理方式。在培訓過程中，加大考核力度，對表現良好的員工進行獎勵，激發員工的學習積極性。此外，要培養檔案管理工作人員的溝通管理能力，讓他們能夠與其他部門人員進行良好的溝通與交流，更好地開展檔案管理工作。

第二，檔案管理人員要在專業化的基礎上進行創新性的實踐活動。學會使用相關管理工具，開發相關管理手段，梳理繁雜的檔案，構建檔案信息之間的聯系，提高檔案信息的利用率。通過對檔案信息的整理，將零散的信息化資源進行整合，這樣會使員工或其他人員調動檔案時得到更加全面的信息，一定程度上提高檔案信息的使用效率。在事業單位，檔案涉及很多人的利益，所以進行檔案管理時一定要細化管理。要對檔案進行規整的分類整理，體現檔案的價值，從而提升檔案管理服務水平。還要積極聽取各方的意見與建議，及時改進檔案的信息化管理服務，提升資源的利用率。

四、結語

對于信息化時代的事業單位發展來說，檔案管理工作的創新至關重要。相關部門要加強對檔案管理工作的創新，引進先進的專業化管理人員，做好老員工的培訓，培養檔案管理工作人員的創新意識與專業素質，做好檔案的錄入與保存，對員工個人檔案進行加密處理，維護好相關存儲平臺的建設。相關部門要制定完善的檔案管理制度，約束與監督檔案管理工作人員，保護好個人檔案，防止泄露，同時建立獨立的管理系統，完善系統設置，提升信息化檔案資源的使用和調動率。只有更好地體現檔案的價值，提升管理服務水平，對檔案進行細化管理，運用信息化手段對檔案進行信息化處理與分類，才能實現檔案管理一體化，進而通過一系列的創新促進事業單位檔案管理工作的發展與完善。

參考文獻：

[1]潘亞麗.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務，2015，（7）：35-36.

[2]胡文娟.淺析信息技術時代下的事業單位檔案管理工作[J].中小企業管理與科技，2017，（6）：30-31.

[3]李婷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].黑龍江科技信息，2017，（7）：153.

[4]吳鵬.淺析信息時代事業單位檔案管理工作的創新[J].人才資源開發，2017，（8）：9-10.

[5]周欣.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].卷宗，2017，（17）：95.

[6]崔強.淺談信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務，2018，（3）：71.

[7]王玉墁.淺析事業單位檔案管理工作的方法[J].現代農業研究，2018，（3）：116-117.

[8]朱雁.淺談如何加強事業單位檔案信息化建設[J].人力資源管理，2018，（3）：189-190.

[9]王鋒.淺析事業單位檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2019，（4）：114.

[10]李冬梅.新時期事業單位檔案管理創新思路分析[J].辦公室業務，2019，（8）：108.