論工程項目竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔的趨勢

計艷菊

摘 要：系統(tǒng)建立科學、規(guī)范的竣工資料全數(shù)字化移交工作管理模式，使建設項目檔案資料由分散、紙質向集中、數(shù)字化跨越，全面實現(xiàn)竣工資料數(shù)字化歸檔，減少人員工作強度，提升智能化管理能力，保證歸檔資料的準確性。本文對工程項目竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔進行了探討分析。

關鍵詞：工程項目;竣工資料;數(shù)字化移交;在線歸檔

引 言

工程建設檔案是指在企業(yè)工程建設過程及管理活動中直接形成的對企業(yè)具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。竣工資料全數(shù)字化移交和在線歸檔是建設項目數(shù)字化交付的基礎工作和重要組成部分，是保證竣工資料真實性、完整性及歸檔后竣工檔案完整準確的重要舉措，是信息化條件下提高項目管理質量的必然要求。

1、項目目標

竣工資料全數(shù)字化移交工作建設的總體目標是實現(xiàn)竣工資料形成、流轉、歸檔的全過程電子化管理，建立科學、規(guī)范的竣工資料全數(shù)字化移交工作管理模式，提高竣工資料的信息化管理水平，使建設項目檔案資料由分散、紙質向集中、電子化轉變，全面實現(xiàn)竣工資料數(shù)字化、自動歸檔。

2、需求分析

對于大型工程，往往建設周期長，新技術應用多，設計的結構和過程復雜，設計和施工變更頻繁; 同時，涉及施工和管理單位人員眾多，各部門相互間關系交錯復雜。在工程設計和施工整個過程中，如何確保工程設計、材料、設備、施工、變更的整個決策和執(zhí)行過程的及時和準確性;如何確保海量信息記錄、檢索、保存的及時和準確性;如何確保各項工程（尤其是隱閉工程）監(jiān)督的有效與后期維護有據(jù)可查;如何確保工程參與各方職責明確、執(zhí)行有效、利益明晰;是擺在工程投資和建設各方的嚴峻挑戰(zhàn)與任務。

2.1規(guī)劃設計階段。在規(guī)劃設計階段，很多工作都需要和相關專業(yè)的單位或設備供應商配合完成，將會接觸到很多的圖紙和文件的往來，每個文件隨著設計的推進又會產生很多版本。傳統(tǒng)的做法是使用文件服務器和郵件并行的方式，即由IT部門架設一個網絡樹狀目錄，然后把登錄名和密碼發(fā)給其他單位如設計院等，交由他們進行文件的上傳，對于互相溝通的指令則通過郵件系統(tǒng)來完成。

采用這種方式帶來的困擾在于：1）項目參與方比較多，辦公地分布又比較散，傳統(tǒng)的溝通方式效率很低下。單位互相之間傳遞文件不可能通過任意一方的內部系統(tǒng)來傳遞。2）日常工作中需要開啟不同的程序，如EDCM、QQ、Outlook等。由于每個人有不同的工作習慣，這樣做十分容易造成信息的遺漏、信息反饋的不及時;更重要的是使用免費工具無法保障信息安全。3）FTP雖然預設好了文件目錄，但是每家單位都按照自己的規(guī)范給文件命名和編號，經常會發(fā)生找文件找不到的情況。如果遇到人員離職，接手的人更是無從下手。4）FTP只能對賬號規(guī)定文件目錄的權限，給一個公司配備多個賬號又不是很現(xiàn)實，所以是誰進行的文件上傳、下載不得而知。5）由于大家都用的是不同的工具，經常會產生諸如我發(fā)出去了他沒收到的爭議，彼此之間有沒有依據(jù)，結果到了規(guī)定的時間節(jié)點對方沒交出東西，甲方也沒有任何處理的辦法，造成了與在外地或國外的單位溝通非常低效。6）信息不同步、不對稱造成的延誤和差錯經常發(fā)生。據(jù)很多項目參與人員反映，發(fā)生過很多次開會的時候大家討論到一半，發(fā)現(xiàn)討論的不是同一個版本。7）文件和流程無法對應。往往在會議上回溯之前為什么會更改圖紙的某個地方，大家都記不清楚為什么了，因為文件版本實在太多，存放的地方也不確定，去查找收發(fā)文記錄也經常找不到對應的根據(jù)。

2.2施工階段。1）所有的來往文件全部要靠文員一份一份手動歸檔，工作量很大，而且查找仍然是個大問題。2）施工階段的變更或簽證往往找不到全面的依據(jù)，后期再追蹤難度高。雖然每個公司有內部流程，文件在公司內部流轉是基本可控的，但一旦涉及到顧問、監(jiān)理等利益相關者的審批意見，涉及到工程中錯綜復雜的流程，甲方對時間節(jié)點的控制就容易失控。3）工程周期長，人員變動和工作交接會產生潛在風險。工程行業(yè)人員流動率是比較高的，時常發(fā)生對接工作的單位換了個人，就一問三不知，將之前的發(fā)生的事情理順很浪費時間和精力。4）發(fā)現(xiàn)問題很難追蹤到責任人，即使知道也很難有證據(jù)支撐。工程項目中的變更和返工發(fā)生的幾率是很高的，而且據(jù)統(tǒng)計這部分的額外開支是十分驚人的，尤其是軌道交通這類基礎建設工程，一個變更或返工動輒幾十萬，甚至上百萬。在工期的壓力下，很多事情都不了了之，責任人的認定和賠償事宜往往無據(jù)可依只好作罷。5）工程聯(lián)系單等信函格式、編號無法統(tǒng)一，無法有效歸檔。即使上傳到內部系統(tǒng)，歸檔的工作量和難度也是很大的。每個單位遞過來的東西都是自己的格式、自己的編號，靠人工去記錄和檢索是幾乎不可行的。6）現(xiàn)有系統(tǒng)無法滿足移動辦公需要。在工地辦公室常常網絡環(huán)境不是十分穩(wěn)定，工程人員在去工地巡查的時候常常要調看圖紙，只能回到辦公室打印再返回現(xiàn)場，十分耗費時間和精力。

2.3運營階段。1）基礎建設項目的回報主要來自于后期的運營。施工單位完工后資料移交不完整，會為后期運營時帶來潛在的風險。比如當涉及到改造、裝修的時候，試想去翻查之前隱蔽工程的圖紙，或者某個設備的使用維護說明，怎么知道當時有沒有移交呢？2）即使竣工材料齊全，又如何在數(shù)以萬計的文件中找到想要的那一份呢？

3、工程項目竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔的趨勢

正是由于上述挑戰(zhàn)，在大型工程項目中搭建一套為項目量身定制的協(xié)同管理系統(tǒng)是十分必要的，優(yōu)勢如下：1）實現(xiàn)部分竣工資料與工程建設的同步管理——即時采集數(shù)據(jù)，減少時間成本。2）實現(xiàn)系統(tǒng)文件的功能歸檔——避免線下采集，減少人工成本。3）實現(xiàn)項目文件由分散向集中、由紙質向數(shù)字化管理轉變——打破傳統(tǒng)管理，推動檔案的信息化發(fā)展。

4、竣工資料形成

竣工資料數(shù)字化移交和在線歸檔系統(tǒng)具備工程項目數(shù)據(jù)管理、工程項目數(shù)據(jù)交付、基礎數(shù)據(jù)采集、施工現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)應用等主要內容：1）基礎數(shù)據(jù)采集：通過系統(tǒng)集成或工具可以從項目管理系統(tǒng)、其他系統(tǒng)等采集工程項目的管理、運行的基礎數(shù)據(jù)，為工程項目數(shù)據(jù)的數(shù)字化移交、在線預歸檔的各種報表提供數(shù)據(jù)源;2）施工現(xiàn)場數(shù)據(jù)采集：支持通過手機APP在施工現(xiàn)場采集實際施工數(shù)據(jù)，可以在現(xiàn)場拍照、填寫等方式增加施工數(shù)據(jù)記錄表單;3）工程項目數(shù)據(jù)管理：可以管理工程項目規(guī)劃數(shù)據(jù)、設計數(shù)據(jù)、施工數(shù)據(jù)、監(jiān)理數(shù)據(jù)、試運行數(shù)據(jù)，使得建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、EPC、分包商、設備供應商可以在統(tǒng)一平臺上進行共享和數(shù)據(jù)交互、共享;4）工程項目數(shù)據(jù)交付：系統(tǒng)提供項目各參與單位按照工程項目驗收標準的各種數(shù)據(jù)的數(shù)字化移交服務;在系統(tǒng)中提供在線預歸檔模塊，按照工程項目檔案管理標準規(guī)范對各種數(shù)據(jù)進行整編梳理，通過與檔案系統(tǒng)的集成，可以直接將項目歸檔文件歸檔到檔案系統(tǒng);5）工程項目數(shù)據(jù)應用：項目各參與單位可以通過PC瀏覽器、移動端訪問系統(tǒng)，方便工程項目過程數(shù)據(jù)的實時采集與協(xié)同共享，提高工程項目數(shù)據(jù)的管理質量，為工程項目數(shù)據(jù)的交付提供基礎。

5、竣工資料歸檔

項目管理系統(tǒng)同時會將項目過程中產生的結構化數(shù)據(jù)通過與數(shù)字工廠的接口進行集成交互，實現(xiàn)項目過程關鍵結構化數(shù)據(jù)的共享，數(shù)字工廠將結構化數(shù)據(jù)配合最終項目竣工圖形成數(shù)字工廠模型，在關鍵點記錄項目建設過程中的主要數(shù)據(jù)，作為后期項目檢維修的有力依據(jù)。

結 語

綜上，系統(tǒng)建立科學、規(guī)范的竣工資料全數(shù)字化移交工作管理模式，減少人員工作強度，提升智能化管理能力，保證歸檔資料的準確性。通過系統(tǒng)化管理工程項目，符合當下項目檔案管理需求，是信息化檔案發(fā)展的方向。

參考文獻

[1] 張明春.項目檔案資料數(shù)字化歸檔和利用分析[J].數(shù)碼設計（上），2018（2）：129-130.