探討人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施

徐瑩

摘?要：在人社局之中檔案管理是整理信息的基礎工作，主要是收集、整理、統計和儲存各類信息，并向社會或是個人提供相關信息服務。但現階段在個人檔案管理之中還有很多問題和不足存在著，這將在一定程度上影響工作效果，從而需要采取有效的措施來解決，將管理水平提高，充分發揮出個人檔案管理的作用。基于此，本文主要針對鎮江市人社檔案管理中心檔案管理展開分析，首先分析加強個人檔案管理的意義，提出管理中存在的問題，最后提出有效開展個人檔案管理的措施。

關鍵詞：人力資源;社會保障局;個人檔案管理

【中圖分類號】G275??【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）18-0290-01

在檔案管理中心中其開展的個人檔案管理工作會比較繁雜，因此檔案管理者為有效進行檔案管理，應該端正態度，創新自身思想，探索出更合理、有效的管理方法，保證順利開展個人檔案管理工作。根據現階段檔案管理中心管理工作來講，其中個人檔案管理還有一些問題存在著，若是沒有及時解決這些問題，將會在一定程度上影響檔案管理工作，并且也會對檔案管理中心開展的其他工作造成影響，所以需要應用合理的措施加強檔案管理中心個人檔案管理。

1?加強個人檔案管理的意義

檔案管理中心所開展的個人檔案管理主要內容是收集、統計和保管個人檔案。這一工作的開展緊密聯系著社會各層次合理統籌管理人力資源，對失去勞動力后的社會群眾生活保障、構建和諧社會有一定影響，所以需要加強個人檔案管理，將管理水平提升，將這一工作的作用充分發揮出來，使企事業單位合理了解并掌握不同人才信息，以此來優化人才結構，提升市場競爭力，促進各行業可持續發展。

2?個人檔案管理現存問題

2.1?檔案管理未實現電子化

目前我國網絡技術發展速度較快，人們生產生活中廣泛應用計算機技術，其能促進社會進一步發展。目前一些企業、事業單位、學校圖書館等實現了檔案管理的電子化，能夠將辦公效率大幅提升[1]。目前檔案管理中心開展檔案管理工作中不斷探索電子化檔案，但是還沒有完全掌握現代技術和電子信息化設備，從而難以共享信息，無法及時核實相關信息，辦公效率隨之降低，無法及時完成大量工作。

2.2?管理人員需進一步提升業務素質和水平

個人檔案管理屬于具有較高系統性的工作，有著較大的工作量并且比較繁瑣。因此，檔案管理人員應熟練了解和應用先進管理技術，并且掌握檔案管理專業知識，具備較強責任感、良好職業素養和嚴謹工作態度及思維。除此之外，應該加強檔案管理人員在思想道德方面的建設，使其認識到檔案管理對于保障社會的重要性。檔案管理人員也需要熟練應用計算機技術，掌握更多信息化和數字化的先進技術，使其具備較高業務素質和水平。

3?個人檔案管理的措施

3.1?優化檔案管理理念

為了有效開展人社檔案管理工作，應該積極宣傳和推廣檔案管理工作，并與相關機構合作，在管理中投入各項資源，建設基礎性檔案管理的設施。人力資源社會保障檔案管理中心在整理檔案工作做好，并對現有檔案進行完善，所以需要完善構建人社檔案管理綜合性的服務，以保證有規范、完整的檔案。除此之外，需要轉變管理觀念，通過這一途徑，加強管理人員以及領導人員的檔案管理理念，以此在日常檔案管理工作中合理處理相關檔案管理難題。加強檔案管理綜合服務，對職責進行有效協調，從而有序開展檔案管理整體事務[2]。

3.2?有效開展宣傳教育工作

進行個人檔案管理時，檔案管理中心領導層應從不同層次把握這一工作，應提高自身的思想認識，認識到個人檔案管理的重要性。領導者可應用現代化宣傳以及教育載體，對管理人員進行管理相關知識的教育，根據崗位職工具體情況，進行系統、有層次的教育，使其在相關知識學習中認識自身工作重要性，從而將個人檔案管理意識提高，并積極投入到管理工作中，從而有效管理個人檔案資源，為單位或是個人提供良好檔案服務，以此在根本上提升利用檔案資源的效率。

3.3?提升管理人員的綜合素養

管理人員是開展檔案管理工作的主體，管理人員管理能力以及專業素養對于檔案管理合理開展具有重要意義，因此需要提高工作人員綜合素質。人力資源社會保障檔案管理中心應該在檔案管理方面對管理人員進行合理培訓，其不僅要掌握管理知識和技能，也需創新管理觀念，掌握新型檔案管理制度法規[3]。在培訓和教育過程中，需要注重培養檔案管理人員的職業素質，以此順利開展檔案管理工作。除此之外，可通過理論結合實際的方式來培訓檔案管理人員，管理人員在掌握新理念后需要應用到實際管理工作中，提高檔案管理工作效率。人社管理機構應優化選人機制，合理聘用專門檔案管理的人才，加強管理效率和質量。

3.4?完善個人檔案管理制度

為保證個人檔案管理具有良好效果，應該完善相關管理制度體系，以此來指導和規范管理工作，這要求管理制度實踐性較強，并在不同層面來分析個人檔案管理中存在的問題以及制度存在的漏洞，根據這些問題制定有效措施來規范制度。從而可在協調統一中細化管理制度，在工作中落實管理制度，在個人檔案管理中提供依據，將制度作為中心，以政務公開為基礎來優化管理流程，監管過程中需要對內部管理情況進行定期檢查，以有關規定為基礎，懲處違反法律以及紀律的行為，將制度作用充分發揮出來，進而提升管理權威性，并及時更新檔案信息，保證其質量[3]。

3.5?強化個人檔案管理信息化

目前信息技術持續發展，檔案管理中心可應用信息化設備進行管理，以此提升工作質量和效率，用電子檔案逐漸取代紙質文件。例如，應用掃描儀，能夠快速實現紙質檔案電子化，其具有主動糾偏、校對和去黑邊等優勢，可實現檔案電子化，方便信息的共享和查閱，并且能夠保障檔案信息的安全性。在個人檔案管理實現信息電子化是必然的發展趨勢，加強信息化建設，滿足個人檔案管理要求，并配備管理信息化技術和基礎設備，實現電子檔案管理，避免損壞檔案原件。

結束語

檔案管理中心檔案管理緊密聯系著民生，而目前檔案管理中心開展檔案管理工作具有一定難度。因此需加強個人檔案管理，應用良好的信息技術，優化建設平臺，合理開展管理工作，促進社會進一步發展。

參考文獻

[1]胡娟.人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施研究[J].辦公室業務，2020，（5）：144，146.

[2]韓輝.人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施研究[J].卷宗，2019，（24）：8.

[3]李在江.探討人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施[J].西部皮革，2016，38（2）：153.