提高國有企業(yè)辦公室文秘工作效率的策略分析

劉軍

摘要：國有企業(yè)辦公室工作的開展是非常重要的，主要負責(zé)文稿起草、公文交流、后勤保障等工作，其中文秘在工作中的實際效率對辦公室整體工作進度產(chǎn)生直接影響，隨著社會的不斷發(fā)展，辦公室文秘人員在工作的范圍上得到明顯提高，并且加強了工作的難度，當(dāng)今社會文秘工作的整體質(zhì)量提高有助于推動國有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，因此需要加強重視。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);辦公室文秘;工作效率;策略分析

國有企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室文秘工作整體效率的提高非常重要，有助于國有企業(yè)的進一步發(fā)展，因此需要加強文秘工作的重視力度，通過培訓(xùn)、輪崗等形式提高綜合素質(zhì)，并構(gòu)建針對性的考核制度。本文將對國有企業(yè)辦公室文秘工作的整體提高策略進行分析。

一、國有企業(yè)文秘工作開展的原則

一是，國有企業(yè)的辦公室工作中，文秘人員需要充分發(fā)揮自身的助手用，為工作的開展做好服務(wù)保障，并且通過自身的能力對各個部門之間的工作進行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，及時傳達企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的指示，在工作期間嚴格要求自己，需要為自己制定一個標準，嚴格落實，主動地參與到企業(yè)政務(wù)和事務(wù)當(dāng)中，為國有企業(yè)的發(fā)展做好服務(wù)，能夠在第一時間和企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)匯報工作以及細節(jié)，繼而實現(xiàn)上情下達的目的，還要主動對上級以及部門間的關(guān)系進行有效協(xié)調(diào)，有助于在第一時間發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并且對方案進行更改;二是，促文秘人員辦文能力提高。在這一方面，需要加強審核，并且急件急辦，文秘要及時有效地處理好文件，確保公文本身的權(quán)威性以及嚴肅性，在此基礎(chǔ)上，使得文件的制定可以做到融匯貫徹，還要有效地指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營工作的開展;三是，促進工作預(yù)見性提高，需要在工作中預(yù)設(shè)一些問題，展現(xiàn)全面性，通過工作超前性和預(yù)見性促進主動性提高，進而保障工作的開展不會出現(xiàn)任何問題;四是，促進督辦職能提高，并且嚴格落實。要嚴格落實重要的工作，做好監(jiān)督，提前為重點工作和復(fù)雜工作做好預(yù)判，利用電話等方式在第一時間進行提醒，繼而保障工作的正常開展。在國有企業(yè)辦公室工作的開展中，文秘發(fā)揮著非常重要的作用，對于相關(guān)人員來說，需要通過一些措施讓文秘工作者全面掌握工作開展的原則，進而很好地開展工作。

二、提高國有企業(yè)辦公室文秘工作效率的策略分析

（一）加強工作思想的創(chuàng)新

現(xiàn)階段國有企業(yè)的發(fā)展中，辦公會文秘工作的開展需要及時對工作思想進行轉(zhuǎn)變，加強創(chuàng)新，從以往的服從意識向現(xiàn)階段的發(fā)展所轉(zhuǎn)化，開展工作的過程中，不但要及時有效地完成領(lǐng)導(dǎo)制定的任務(wù)，同時，還需要在工作開展的過程中融入創(chuàng)新意識，可以幫助國有企業(yè)的發(fā)展形成新的思路。在很多國有企業(yè)的發(fā)展過程中，想要更好地滿足市場化需求，并且制定針對性的政策，就需要辦公室的文秘人員全面掌握社會信息，同時和企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀進行結(jié)合，為國有企業(yè)的發(fā)展制定針對性的路線。辦公室工作的開展過程中，必須全面掌握辦公的具體程序和流程，利用這一流程促進工作效率提高，并且需要融合創(chuàng)新發(fā)展的理念，利用不同階段的特征推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

（二）強化文秘培訓(xùn)

國有企業(yè)辦公室文秘工作的開展，必須具備專業(yè)能力和應(yīng)急能力，需要主動地獲得當(dāng)今市場發(fā)展的信息，及時了解社會新聞，做到與時俱進，明確概括企業(yè)發(fā)展過程中的內(nèi)部需求，在此基礎(chǔ)上，推動企業(yè)的進一步發(fā)展。因此必須努力強化文秘培訓(xùn)的工作?，F(xiàn)階段國有企業(yè)得發(fā)展過程中，辦公室文秘的專業(yè)能力不足，有一些文秘并不是專業(yè)院校畢業(yè)的，而是從其他崗位中轉(zhuǎn)過來的，因此，使得這部分人員在具體工作中非常地吃力，難以服務(wù)好企業(yè)的決策者。國有企業(yè)需要加強辦公室文秘工作的培訓(xùn)力度，通過這一方式，促進文秘人員知識儲備量提高，并且促進其工作能力提高，為國有企業(yè)的發(fā)展盡力，還要在國有企業(yè)發(fā)展過程中建立培訓(xùn)班，還有知識課堂，進而使得文秘全面了解自身工作任務(wù)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)和工作效率，有助于文秘工作者形成一定的服務(wù)意識，為國有企業(yè)的發(fā)展盡一份力。

（三）提高文秘工作者的工作能力

首先工作人員需要具備較高的職業(yè)道德，充分意識到文秘工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，在實際的工作中，能夠端正工作態(tài)度、不驕不躁、全面細致地完成各項工作任務(wù)。其次工作人員需要掌握一定的技能。文秘工作需要與文字打交道，還需要與各個方面進行溝通交流，因此提高自身的口語表達能力文字表達能力是非常重要的。要求工作人員在溝通交流時要言簡意賅、口語表達清晰、準確傳達領(lǐng)導(dǎo)的意思。在撰寫過程中需要保證行文流暢、內(nèi)容精簡得當(dāng)，具有較強的說服力。其次文秘工作人員需要具備較強的行動能力，文秘工作者在企業(yè)中起到承上啟下的作用，是領(lǐng)導(dǎo)方針政策的傳達者，因此需要具備敏銳的觀察力，能夠為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，出謀劃策，充分發(fā)揮自身的輔助作用，在領(lǐng)導(dǎo)下達命令后，需要及時準確地傳達領(lǐng)導(dǎo)的意思，快速處理自己的業(yè)務(wù)。最后文秘工作者需要具備較強的計算機操作能力，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)中都得到廣泛的應(yīng)用?，F(xiàn)代企業(yè)的文秘工作大多采用信息化的工作方式，信息設(shè)備和電子辦公產(chǎn)品的使用也越來越廣泛，這就要求文秘工作者能夠掌握電子信息技術(shù)的使用方法，能夠熟練地使用各項電子設(shè)備操作技術(shù)，從而有效提高文秘工作效率和工作水平。

（四）提高文秘工作者的溝通能力

文秘工作者在實際的工作中需要做好領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間的雙向溝通，向下屬清晰明確地傳達領(lǐng)導(dǎo)的意圖，保證領(lǐng)導(dǎo)各項方針政策的順利實施，同時需要及時地向領(lǐng)導(dǎo)反饋下屬的意見和需求，使領(lǐng)導(dǎo)在制定政策的過程中能夠更加人性化和合理化。除了做好領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的溝通橋梁外，文秘工作者還需要做好各個部門的協(xié)調(diào)工作。一方面文秘工作者需要對各個部門的工作業(yè)務(wù)情況進行了解，方便后期對各個部門事務(wù)進行有效的協(xié)調(diào)。另一方面針對不同的部門文秘工作者需要采取不同的溝通聯(lián)系方式，需要學(xué)會變通，而不是全部使用同一種方式進行溝通，避免受到各部門的排斥，利于文秘工作的順利開展。

（五）建立一個健全的考核制度

國有企業(yè)辦公室文秘工作的開展，有助于企業(yè)的進一步發(fā)展，并且能夠很好地協(xié)調(diào)各部門工作的開展，因此，在國有企業(yè)的發(fā)展過程中需要構(gòu)建一個專業(yè)的獎罰制度，對工作認真、工作效率的文秘給予物質(zhì)和精神方面的獎勵，如果在工作中不用心、三心二意，那么負責(zé)人就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，通過這一方式，使得國有企業(yè)的文秘工作者可以促進工作熱情提高，就辦公室文秘來說，需要構(gòu)建一個針對性的考核制度，相關(guān)人員在招聘文秘的時候，需要制定相應(yīng)的觀察期，根據(jù)文秘的工作質(zhì)量和現(xiàn)狀，還要對國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)情況給予針對性考核，之后企業(yè)的人事部門需要綜合評估考核的實際結(jié)果，進而能夠根據(jù)考核的成績評價員工，給予一定的提拔，如果是考核水平比較差的文秘，就要給予懲罰，嚴重的話，就要開除處分，表現(xiàn)比較好的工作人員，將這些工作者單獨羅列出來，給予獎勵和提拔，激發(fā)員工工作的積極性，為企業(yè)的發(fā)展做好服務(wù)工作。完成考核之后，需要利用獎懲制度提升文秘的工作效率，激發(fā)員工在實際工作中的主動性和積極性，如果表現(xiàn)不好，就要及時調(diào)整工作崗位，避免在現(xiàn)任崗位上出現(xiàn)工作問題，影響國有企業(yè)的進一步發(fā)展。

三、結(jié)論與認識

國有企業(yè)的文秘工作開展過程中，想要促進文秘工作整體質(zhì)量提高，就需要按照辦公室的文秘工作開展的原則，制定獎懲制度，通過這一方式促進文秘工作者的創(chuàng)新意識提高，同時還要強化文秘工作者的綜合素質(zhì)，促進其職業(yè)素養(yǎng)提高，推動國有企業(yè)的進一步發(fā)展。

參考文獻

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