基于大數據思維的電子檔案管理策略分析

李小春

摘要：當前，隨著我國電子信息技術的迅猛發展，大數據思維已經越來越多被運用到電子檔案管理工作過程中。本文在分析大數據思維下企業電子檔案管理的顯著特征的基礎上，針對性地提出大數據思維下電子檔案管理的具體策略。

關鍵詞：大數據思維;電子檔案管理;策略分析

當前，信息技術的迅猛發展為企業的管理活動帶來了巨大的便利。并且，隨著電子信息技術應用范圍的迅速擴大，企業在進行內部管理活動時愈發意識到電子信息技術發展的成果之一——大數據的重要性。檔案管理是保障企業日常生產經營活動順利開展的重要保障，并且檔案管理工作中包含大量各個方面的薪資搜集、整理及歸檔保存活動，通過大數據思維科學合理的引導，檔案管理過程中產生的信息流能夠更為流暢地傳遞，檔案管理電子化也能夠使得企業內部檔案資料的整理及利用過程更為安全。一方面這能夠有效提升企業科學合理的檔案管理水平，另一方面能夠在大數據思維指導下使得企業的整體管理水平得到大幅度提高。因此，企業應在日益復雜的生產經營環境下秉承大數據思維，實現以電子檔案管理新模式代替傳統意義上的檔案管理。

一、大數據思維下企業電子檔案管理的顯著特征

（一）檔案信息的共享開放程度進一步提升

大數據應用的一大特點是能夠實現組織內部所有信息資源的科學合理高效整合，而在企業的電子檔案管理工作中，通過秉承大數據思維，能夠在較短的時間內快速改變企業傳統意義上的檔案管理模式。通過運用大數據思維，企業內部也能夠科學合理高效地建立并完善自身電子檔案管理制度，保障檔案管理部門內部的具體工作能夠得到順利推進。同時，在大數據思維指導下展開的電子檔案管理工作能夠利用好大數據技術所具有的共享性等特性，開放性地高效完成電子檔案管理工作。

（二）檔案管理思想觀念得到進一步變革

企業內部電子檔案管理思想觀念要想得到迅速的變革，改變傳統企業中長期形成的較為落后的檔案管理觀念是重要前提與手段。大數據思維能夠使得企業內部各個管理層級對于電子檔案管理工作的巨大價值采取科學合理的認識，使得內部電子檔案管理工作得到各個管理層級的充分重視。此外，在大數據思維時代，企業電子檔案管理模式改變了以往傳統檔案管理只是簡單整理儲存各種實體檔案信息資料的工作模式，大數據思維下的電子檔案管理能夠從檔案信息的源頭資料搜集環節著手，在搜集到相關信息及資料后，能夠對檔案資料進一步整合處理，同時改變以往檔案管理相對封閉的弊端，使得電子檔案管理工作在開放性的特點下更加系統化，檔案管理的效率也極大提升。

（三）電子檔案管理過程安全性進一步提高

在大數據思維下，電子檔案管理工作能夠利用更多的信息技術，如安全認證、訪問控制、安全審計、可查詢加密等技術極大程度上減少企業檔案管理中出現信息泄露等安全問題的可能。雖然電子檔案管理模式在信息載體的安全性方面較傳統實物載體有所欠缺，但是大數據的應用可以用大數據的手段解決大數據安全，提供安全的信息防護技術，進而構建以可靠數據中心為核心的數字檔案資源安全管理體系。

二、大數據思維下電子檔案管理的具體策略

（一）進一步強化電子檔案管理工作過程中的共享意識及服務意識

電子檔案管理工作不僅僅是一項獨立的工作，該項工作更多的是為企業整體管理及生產經營活動服務的。因此，在大數據思維的指導下，企業內部的管理者及電子檔案管理工作人員必須進一步增強服務意識及共享意識。在具體的電子檔案管理工作過程中，不僅秉承大數據思維，更要利用好大數據相關技術，使得企業各個部門在檔案使用時更加高效便捷，檔案信息的提取、分析過程更加直觀，為企業各個層級管理者的相關決策提供科學合理的依據。并且，大數據思維的一個重要特征就是共享性，電子檔案管理部門要在保證檔案信息不會被不當使用的情況下做到最大限度上的共享，使得各個部門能夠高效便捷地獲得所需要的檔案信息，提升電子檔案信息的管理效率。

（二）優化大數據思維下的電子檔案管理生態

在大數據思維下要實現企業電子檔案管理模式的創新，必須改變以往企業內部檔案管理的生態環境，實現電子檔案管理過程中的檔案信息共享化程度及用戶參與度的提升。在經濟新常態背景下，企業內部的電子檔案管理模式由于在大數據思維的指導下，實現了管理主體與檔案信息使用主體間新型關系的建立，企業內部原有的電子檔案信息使用者只能被動接受信息的情況已經轉變。在大數據思維下，電子檔案管理工作所涉及的信息量將進一步增大，檔案信息之間的聯系將更為復雜，這就需求企業內部管理者的思維相關性要進一步提高。企業內部各個管理層級要加強對于電子檔案管理工作的多元聯系性的認識，充分把握大數據思維下的電子檔案管理特點，優化大數據思維下的電子檔案管理生態。

（三）制定完善大數據思維下檔案大數據管理的標準規范

在大數據背景環境下，對當前企業檔案管理工作的特點進行充分研究并制定科學合理的標準規范，能夠很大程度上保障企業電子檔案大數據的有效管理工作順利開展。目前，國家已頒布了《中華人民共和國電子簽名法》，且最新施行的《檔案法》也對當前運用頻率日益加快的電子檔案的法律效力做出了肯定，部分省市也在以上法律的基礎上制定了各種規范與辦法，從社會整體層面看電子文件信息的安全可靠性已經能夠得到相當強的保障。然而，要清楚地認識到在大數據環境下，企業如何更好地實現檔案管理仍是一項較新的問題。因此，對于大數據環境下的檔案管理標準規范制定可以由三方面著手：第一，充分借鑒現有電子檔案管理規范中的優勢，并充分考慮當前新發展，進一步完善對大數據管理的內容;第二，進一步開拓思路，對當前國內外的探索成果中適合自身情況的內容進行有效借鑒;第三，對整體規范的制定可以由具體事務的業務流程做起，做到層層有效推進。

（四）加快大數據思維下電子檔案管理模式的轉變

隨著大數據時代的到來，傳統意義上的檔案管理工作出現了一些與當前發展一些不適應的情況，特別是對于電子文件實行的“雙套制”管理模式亟待變革，可以嘗試確立電子版的效力，將其作為最終的歸檔版本。以“單套制”管理為主要特征的檔案管理數字化轉型升級，就是從以紙質管理為主導的模式全面向以數字檔案信息管理為主導的模式轉變，其范圍涵蓋文件整個生命周期全過程，包括形成、捕獲、利用、處置及保存等各個階段。大數據環境下檔案管理涉及多個信息系統，多個流程節點，需要深入分析研發一套適合檔案管理的穩定的電子檔案管理系統。只有基于文件生命周期管理，實現檔案管理系統與其他應用信息系統的無縫集成，增強系統的自動化處理功能，實時地通過網絡在線接收各立檔單位的電子文件和電子檔案，才能更好地保證電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。才能適應新形勢，實現大數據思維下電子檔案管理模式的轉變。

（五）建立大數據思維下電子檔案數據安全機制

大數據環境下，電子檔案、電子數據的大量產生，給檔案部門傳統的數據接收與管理方式帶來巨大挑戰。需要從一個完整的信息網絡系統體系結構出發，全方位、多層次地綜合考慮信息網絡的各種實體和各個環節，逐步提高和完善信息網絡系統安全性建設。

對于數據安全的保障過程，需要將安全技術措施與安全管理措施進行科學合理的有機結合。無論哪一種信息網絡系統，其根本要素都包括最終產品、運行過程以及人員等，在制定盡可能可靠的技術解決方案的基礎上，必須嚴格考慮到社會發展過程中的法律法規、管理制度等方面的作用。在解決電子文件的歸檔以及該過程的安全漏洞彌補等問題時，要做到先進技術手段與合理管理策略相結合。電子檔案的管理工作一定程度上依賴計算機系統，因此電子檔案管理工作的安全性能否得到充分保障，與計算機系統及其子系統的安全性密切相關。對于大數據管理工作中存在的各種不可預測風險，較為傳統的各種安全技術，如信息加密技術、防火墻技術以及安全隔離與交換技術與大數據環境下的新型云安全技術合理搭配運用，能夠最大程度上抵擋各種來自外界的非法攻擊，最終保障數據生成及運行環節的安全性。因此，在科學合理使用多種安全措施的前提下，電子檔案管理系統的穩定性能夠最大程度上得到提高，檔案安全與備災機制也能夠得到有效的建立及完善。

三、結語

綜上所述，大數據思維充分變革了傳統意義上的檔案管理模式，使得電子檔案管理這種新模式在企業內部的推進過程更為順利，現代企業中相關部門應該進一步加強大數據技術的學習與應用，最大限度上發揮大數據思維的指導作用，進一步在企業內部的電子檔案管理過程中摸索新方法，提升企業電子檔案管理工作科學性及實用性。

參考文獻

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