對事業單位檔案管理的創新思路的探究

劉霞

摘 要：事業單位中一項關鍵工作是檔案管理，傳統管理以人為主，效率低且容易出現失誤。信息技術發展對檔案管理影響大，建立電子檔案，運用信息系統管理，已經成為主要方式。本文針對事業單位檔案管理展開研究，介紹現有管理問題基礎上，提出了檔案管理創新思路，僅供事業單位參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;具有問題;創新思路

引 言

事業單位在運行中會產生大量信息，需要建立檔案，以確保各項工作有據可查，對于這類單位發展具有促進性。但是，事業單位卻往往忽視這項管理工作，不注重管理方式創新，導致檔案管理成效差，利用率低。信息技術發展對檔案管理影響大，建立電子檔案，對其進行高效管理，成為主流趨勢。下面主要針對這個進行探討，提供了管理的創新思路。

一、檔案管理具有問題

事業單位對于檔案管理認識不足，認為其就是整理和保留資料，沒有太大的意義。在這種觀念主導下，檔案管理投入少，硬件和軟件建設不完善，阻礙了這項管理數字化發展。信息化時代檔案管理以電子方式為主，基礎設施建設不足，導致信息化管理問題較多，從而影響事業單位檔案管理成果。事業利用檔案資源意識低，建立電子檔案，運用計算機管理能力有限，一些單位仍然以紙質檔案為主，給檔案的查找和運用帶來較大難度。檔案管理不受重視，相關制度不全，而且實際執行的制度與現實需要有較大出入，致使檔案管理成果差。另外，檔案管理人員業務能力低，事業單位中這個部分管理人員，大多是一些年齡大的人員，還存在關系戶的問題，未系統學習過檔案管理，實際管理問題多。事業單位很少為檔案管理人員安排技能培訓，亦或者外出交流學習機會，相關人員信息化管理能力有限，不利于檔案資源有效運用，同時也會使得檔案處于安全風險之中，阻礙事業單位發展。

二、檔案管理創新思路

（一）重視檔案管理

事業單位檔案管理要提升效率，推動創新發展，首先就要讓全體人員認識到這項管理工作極其重要。事業單位領導在平時工作中，應強調檔案管理重要性，做好宣傳，使所有部門支持這項管理工作，并強化利用檔案資源的意識。加大檔案管理資金投入，主要包括相關設備和人員業務能力培訓方面。

（二）完善管理制度

這項管理工作中需依據實際需求，確定檔案管理制度，規范管理行為。檔案管理部門分工明確，職責清晰，在實際管理中執行制度。操作中發現制度存在弊端，應進行完善，確保檔案管理的先進性，與實際需要契合，提高管理質量。檔案管理應強化監督，對工作情況進行績效考核，將其與管理人員晉升，以及工資掛鉤，促使其更加盡心盡力完成檔案管理工作，并尋求業務能力提升[1]。利用價值不大的檔案建立電子檔案，做好記錄就可以，重要的檔案需要雙重保障，既要建立電子檔案，做好備份，還要手寫備份。

（三）完善基礎建設

事業單位要建立檔案室，既要有保存紙質檔案設施，又要做好信息化管理設施建設。事業單位為檔案管理部門購置計算機，完善硬件和軟件，為電子檔案建立與管理奠定基礎。事業單位開發屬于自己的檔案管理系統，相關人員按照要求錄入電子檔案，并依據不同菜單進行分類管理。檔案數字化管理系統提供查詢、檢索、提取等功能，當需要查找某個檔案時，通過關鍵詞快速檢索，提高檔案的利用率和價值。檔案管理系統具有實用性和兼容性，自動且高效率幫助管理人員完成電子檔案建設，避免人工錄入錯誤出現[2]。定期升級管理系統，并要不斷學習，優化管理工具和方式，提高數字檔案管理能力。

（四）提高管理人員業務能力

事業單位紙質檔案管理和電子檔案管理，從本質上看都需要人去完成操作，所有檔案管理人員業務能力影響管理成效。故而，事業單位應加強人員培訓，一方面組織其學習檔案管理專業知識，對這項管理工作形成系統認知，具有一定的管理能力;另外一方面在信息化背景下，應提高管理人員技術水平。通過信息技術培訓，使其熟練運用各種現代化工具和設備，完成電子檔案建立和管理。另外，電子檔案管理具有一定風險，需提升管理人員識別能力。電子檔案加密處理，強化防火墻，防止非法人員入侵到檔案管理系統中，破壞或者是盜取機密檔案。平時做好病毒查殺，以及做好補丁升級，規避管理風險。檔案管理人機固定，一旦離開要關閉系統，再次登錄需要賬號和密碼[3]。所有檔案進行備份，責任到人，防止由于操作失誤或者外部攻擊，導致檔案丟失或不完整，保證檔案具有良好應用價值。

三、結束語

綜上所述，檔案管理與事業單位發展密切相關，所以需要依據檔案管理需求，不斷改進管理方法。當前檔案管理要完善硬件與軟件建設，提升管理技術水平，建立電子檔案，并運用信息系統做好數字化檔案管理。

參考文獻

[1] 魏國莉. 新形勢下行政事業單位檔案管理工作創新思路的探索[J]. 環球市場信息導報， 2015（3期）：58-59.

[2] 許莉莉. 探究事業單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J]. 科學技術創新， 2016， 000（008）：173-173.

[3] 田爽. 新時期事業單位檔案管理的創新思路探究[J]. 科技傳播， 2016.