關于機械企業檔案管理工作探討

劉娜

摘 要：機械行業發展到現在，已經成為我國經濟的重要支柱產業，作為國民經濟的支柱主體，在行業快速發展的同時，企業內部的檔案工作卻沒有得到更多的重視，出現了一系列關于檔案管理工作的問題。文章針對機械行業檔案管理現狀，總結出企業檔案管理工作的相關問題，并根據這些問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞：機械企業;檔案管理;解決對策

在國家經濟發展的初期，機械行業以使用，修理和配件生產為主，隨著國家經濟的百廢待興，60世紀年代初，我國邁入了機械行業形成發展的初步階段，從此機械行業有了新的提升。在這一計劃發展階段，相關的機械研究所業相繼建立，為機械企業發展提供了相應的開發基地和科學研究支持，如今的機械行業蓬勃發展，成為我國經濟的支柱產業打破了國際市場。然而在不斷發展的行業中，忽略了一個重要問題，未能對行業的檔案管理工作進行重視，導致檔案管理缺乏秩序，甚至有的檔案被遺棄丟失，這些無形的財富未能發揮作用，推動行業進一步發展，因此必須加強對機械企業檔案管理工作的重視，才能夠更好的幫助企業在未來的發展中變得更加規范。

一、機械企業檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理間接指導工作開展

企業工作中形成的文件和資料，對企業而言具有重要作用，如果能夠重視檔案管理工作，那么文件資料及圖紙就會向企業的“眼睛”，指導著企業更好的發展，提升企業的工作效益。

（二）檔案是一種無形資產

企業的檔案資料，不僅僅是企業的無形資產，也是企業的寶貴財富。對檔案資料的合理利用，會在行業未來的發展和生產中，發揮每一張圖紙和文件的作用。因此檔案管理工作，應該從圖紙，文件和每一項技術抓起，才能夠更好的實現檔案的無形價值，機械型企業檔案管理工作的重要性由此可見[1]。

（三）檔案資料是機械企業歷史發展的記憶憑證

檔案所承載和展現的信息十分重要，是最原始的固化信息，也是第一手的信息資料。企業在發展的過程中，檔案能夠最真實完備的記錄和反映企業的發展過程，是沒有經過任何加工修改裝飾的信息源。因此，不僅僅是企業逐步完備過程中有所記錄的第一手資料，也是企業整個歷史發展過程中的原始資料。

（四）檔案保存管理工作的法律意義

檔案工作必須堅持圍繞中心，服務大局的理論，在我國的《檔案法》中也明確規定，“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案，應歸本企業所有”。這些規定對于檔案的保管工作賦予了企業責任和法律意義，也使機械企業發展的過程中更好的關注檔案管理工作的作用。

二、機械企業檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作機制不完善，制度不規范

對于目前的機械企業進行調查，發現大多數的檔案管理工作尚未真正落實，甚至未能列入到企業的整體工作之中，而檔案管理工作的組織原則和管理體制也不夠統一。有的企業單位中未能設置相應的管理檔案部門，有的企業設置了檔案部門，卻沒有進行統一領導，導致文件歸檔范圍和分類方法上存在不完善的地方。機制不夠完備，制度規范不夠健全，都影響著機械企業檔案管理工作的正常運行。

（二）檔案管理工作基礎薄弱，工作人員業務素質缺乏

受到地域環境的差異影響，以西北地區為例，這部分地區的機械企業在經費上資金補助不夠平衡，導致這一部分地區的機械企業，將企業運營的重點投產于生產和研發，忽略了對檔案管理工作的費用投入，造成了檔案管理工作的基礎過于薄弱。同時，檔案管理工作的人員缺乏結構合理，科學有效地建設體系，大多數檔案管理人員是企業內部人員，檔案管理工作也是專職人員進行兼職，沒能進行有效的，系統的學習與培訓，使管理人員所需的業務素質水平影響著企業檔案管理工作的運行[2]。

（三）檔案利用率低，檔案編研工作被忽視

由于企業對檔案管理不夠重視，因此在對檔案的利用中，也未能達到充分挖掘檔案價值的作用。企業中各個部門單位所形成的檔案文件不能實行分級管理，使其分散于各個部門，在借閱利用時增加了難度，也讓檔案工作沒有被大家充分了解和認可。同時企業忽略檔案的編研工作，不注重檔案資源的二次開發，這一行為必將影響到企業經濟效益和社會效益的產生。

三、機械企業檔案管理工作的解決對策

（一）建立完備的工作機機制與制度規范

檔案管理工作中應嚴格遵守統一領導，分級管理的組織原則，在這一管理體質下，將檔案管理工作納入企業整體工作之中。使企業領導以及下屬人員都能夠對檔案工作進行重視，從而讓檔案主管部門對檔案工作加強宏觀管理，才能夠幫助機械企業根據《檔案法》的相關制度和標準，修訂有關檔案管理工作的制度規章，結合企業的實際情況，對檔案進行分類大綱，鑒定標準，歸檔范圍等具體工作設立相應的規章制度和管理辦法。

（二）加強資金投入，夯實檔案管理人員隊伍素質

對檔案管理工作進行相應的經費投入，同時對經費進行合理分配，才能夠在檔案的管理過程中以信息化，網絡化的開發和管理夯實檔案管理工作的基礎。為檔案管理工作的后續展開，配備必要的基礎設施，同時調整企業內部的招聘計劃，全面提高整體人員素質，為檔案管理工作設置相應的專職人員，使管理工作人員的培訓工作能夠在良好的環境中進行專業素質培訓，提升檔案人員的綜合素質和知識結構[3]。

（三）重視檔案利用和宣傳工作

加強對檔案管理工作的重視，加大檔案利用工作力度，能夠根據檔案所提供的信息，發揮檔案保管的目的，使檔案保持活力和良性循環，避免出現檔案利用率低的現象，同時加大檔案的宣傳工作，才能讓檔案這一寶貴財富和無形資產發揮作用，被人們充分的認識和了解，將其作為一種信息源，使檔案發揮產生經濟效益的作用。同時。熟悉檔案內容，根據企業的實際情況對檔案文集進行編研，才能使檔案價值和增加值達到最優。

四、結束語

綜上所述，對于機械企業而言，在經濟發展的現在，不斷提高企業內部經濟效益的過程中，應該重視對企業內部檔案管理工作的運用。為其建立完善的工作機制，提高相應的專業人才素質，使檔案管理工作發揮出其應有的價值，保證機械企業在未來發展的過程中能夠更加全面，讓企業的前端生產和后勤保障更加完善。

參考文獻

[1] 張微.關于做好企業電子檔案管理工作的探討[J].赤子，2019，000（016）：148.

[2] 王海藍，胡瑩瑩.關于強化企業檔案規范化管理的探討[J].辦公室業務，2019（16）.

[3] 陳立香.對工程機械企業檔案管理系統功能需求的思考[J].當代旅游，2018，000（003）：89，98.