做好基層檔案管理工作的思考

賀芬

摘 要：在現如今經濟社會迅速發展的時代背景之下，我國城市化進程也在不斷加快，鄉鎮建設也成為了現今城市化建設與發展的重要構成。在鄉鎮建設過程中，逐漸開始形成了大量能夠體現出鄉鎮經濟社會發展面貌的圖表、文字、聲像、電子等各式各樣的文件資料，而這些具有存儲價值的文件材料在經過系統化的整理、立卷與歸檔之后自然也就形成了基層檔案，而如何有效做好基層檔案管理工作，充分發揮出這些檔案的價值也成為現如今時代發展的重要問題，筆者也是基于此進行了如下分析。

關鍵詞：基層;檔案管理;工作

1基層檔案管理存在的問題

1. 1基層檔案工作基礎建設水平不高。（1）管理人員身份的復雜性。村級檔案管理人員都是身兼多職，業務素質不高。農村合村并鎮之后，精簡了機構和人員，鄉、鎮、村的規模比原來大一倍以上。一些行政村的檔案人員是兼職的，大部分規模較小的村鎮中檔案工作往往由書記、村長或會計兼任。他們分擔著村里生產、民政、治安、教育、文化、衛生等各種工作，每天接受上級和村民的來訪、來信，工作忙得團團轉，沒有精力靜下心來收集、整理檔案。同時農村干部三年一改選，檔案工作人員變動頻繁也同樣存在問題。（2）檔案工作條件差。規模較大、經濟條件好的村有專用檔案室，但不少村在辦公室中放置檔案柜，檔案收集多了就存放不下。一些村的檔案裝具數量不多，還有木質不能加鎖的。檔案保護用品有的僅有窗簾、殺蟲劑，有的無任何設施。計算機少，檔案經費也很緊張。

1.2檔案管理水平不高。現有檔案多是原來檔案人員收集、整理的。由于鄉村檔案人員兼職多，沒有精力收集、整理檔案，除了會計、文書檔案外，收集不齊全、不完整是普遍現象。如村民檔案是了解本村情況的基本依據，通過村民檔案可以統計出該村戶數、人數，不同性別、年齡、民族、文化、專業等人員數量，以便在經濟、科技、民政、文化、衛生、計劃生育等工作中利用。但是很多村在幾年前填制過一次村民檔案之后，再也沒有隨時間和情況變動而建立新的村民檔案。現在通過檔案是不能掌握本村的基本情況了。現在的村已不是原來的自然村屯，人數多、變化快、地域廣，村干部也不能完全憑記憶掌握本村基本情況了。有的村委會換屆后原來村干部不依法移交土地臺賬、會計檔案。收集上來的檔案質量不高，如土地承包合同面積不實、方位未標明。承包合同與土地臺賬數據不一致。村務公開的檔案多數沒有歸檔。鄉鎮為村代管財務檔案，移交手續不完備，中途有遺失和損毀問題。檔案整理不及時、不規范的現象也比較普遍。檔案鑒定不全面、不準確，還有的沒有開展鑒定工作。有的檔案缺少簽名、蓋章、日期，無法定憑證效力。多數檔案室僅有一種目錄，檔案管理制度不健全、不嚴格執行的問題也比較普遍。

1.3檔案信息開發工作尚未開展，檔案利用效率不高。村級檔案人員沒有精力，也不會編制檔案信息開發資料，更談不上向村民介紹檔案室保管檔案的情況了。檔案利用多是為承包土地而利用臺賬，為發放糧食補貼用會計檔案，為處理村民糾紛查閱相關文書，其他檔案幾乎沒有利用。村干部多數憑記憶辦事。如果不是公安派出所，縣、鄉民政部門、計劃生育部門等專門機構保存戶籍等準確的。

2做好基層檔案管理工作的措施

2.1領會基層檔案建設相關法律依據。要想真正做好基層檔案管理工作，一定要深刻領悟檔案建設與管理工作開展的相關法律依據，這也是基層檔案管理工作質量得以提升的基礎與保障。我國《中華人民共和國檔案法》 是從事檔案管理工作最為基礎的法律制度，所以相關工作人員一定要對其形成良好的認識與把握，真正對其深意形成深刻領悟。《建設工程質量管理條例》則對施工建設過程中相關單位的職責進行了明確，同時，還對相關檔案規定進行了明確，因此鄉鎮檔案管理人員可以將其作為檔案管理工作重要法律依據之一。同時，還需要按照《城市建設檔案管理規定》之中的相關依據來展開相關工作。

2.2加強組織落實。基層檔案管理工作質量要想真正得以保障，首先，相關政府部門一定要加強重視與支持，因為只有人力、財力、物力等組織落實到位，這一項工作才能順利展開，否則自然也是空談。其次，在這一過程中，鄉鎮政府一定要先提高重視，積極組織由鎮長作為組長、分管黨委副書記作為副組長的鄉鎮檔案管理與建設工作領導小組，然后抽取相應的人員擔任檔案員職務，這樣才能為鄉鎮檔案管理工作的順利實施奠定基礎。

2.3加大業務指導力度。為加大業務指導力度，可從《基層檔案工作管理規范》的出臺入手，檔案管理部門需出臺該規范作為檔案工作的依據標準。基于規范選擇檔案管理水平較高的鄉鎮作為試點，即可在探索中形成檔案工作標準化模板，為鄉鎮檔案管理工作規范化開展提供支持。具體實踐還需要重點開展鄉鎮檔案員的業務培訓工作，以此采取隨機培訓與年度計劃培訓相結合辦法，對于新任檔案員，為保證其較好融入工作中，需隨時開展檔案局小班授課，以此徹底消滅未經業務培訓直接上崗問題。具體培訓需將鄉鎮檔案分管領導納入范圍，以此提升其依法治檔意識與檔案意識，保證分管領導積極作為、主動盡責，鄉鎮檔案工作的良性發展可由此獲得有力支持。

2.4加大投資力度，完善基礎設施。提高基層檔案管理工作質量與效率，注重對基礎設施的建設，需要有大量的資金費用，提前做好財政的預算工作，加大對基層鄉鎮的投資力度，無論是硬件設施，還是軟件設施，都能夠滿足基層鄉鎮的檔案管理需求。完善基層行鄉鎮檔案管理設施，也為相關工作人員管理工作提供了方便與快捷。對選擇的相關工作人員，在上崗前要進行專業化的崗位培訓，明確具體的培訓內容，把各項工作內容、職責全面地落實到各項工作中，對具體的工作內容與職責明確地劃分，此項工作會被列入到考核工作中。對基礎設施的完善，不但是對檔案管理室與硬件、軟件設施的建設，還需要相關工作人員熟練地操作，把紙質文件詳細地記錄到電腦中，一旦紙質文件出現了丟失、損壞等情況，還有電子文件可供使用與查閱，逐漸地促進基層鄉鎮檔案管理工作的信息化、智能化發展。

2.5提高基層鄉鎮檔案管理力度，豐富檔案管理類別。從基層檔案管理工作的角度分析，其所涉及的管理內容與范圍都比較廣闊，因此，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅要具備專業的管理水平，而且還有豐富的工作經驗，在日常管理工作中，具有較強的綜合性管理能力，具有針對性地對檔案種類合理地分開管理。構建完善的管理體系，全面落實到基層鄉鎮檔案管理工作中，確保各項工作嚴格地按照相關制度標準規范性進行，不斷提升基層鄉鎮檔案管理工作的有效性與安全性。加大基層鄉鎮檔案管理力度，豐富檔案管理類別，都會對基層鄉鎮檔案管理工作的效率產生不同程度的影響，根據實際情況，加強對設立檔案室的建設，能夠根據各部門的檔案信息數據，對檔案信息數據進行分類管理，由專業檔案管理人員進行詳細收集、整理、儲存等，確保信息數據的完整性。而對檔案信息數據的分類管理，主要是為后續的查閱工作提供有利的幫助，只需要說出信息數據的具體類別，就能夠準確地找出相關檔案，從而提升基層鄉鎮檔案管理工作效率。

總之，加強對基層鄉鎮檔案工作的管理力度，注重對專業人才的培訓與管理，定期組織專業培訓活動，提升檔案管理工作人員的專業水平與綜合能力，加大資金的投資力度，加強對硬件、硬件設施的完善，對各項工作內容與職責明確地劃分，提升檔案管理人員的自我意識，在自身的崗位工作中本著恪盡職守、認真負責的態度，全面提升基層檔案管理工作質量與效率。

參考文獻

[1] 蔡遇反.關于體制改革中農村檔案工作幾個問題的探討[J].檔案工作，1984（2）：51-52.

[2] 金福成.村級檔案管理中的問題及其對策[J].檔案與建設，1996（1）：41-44+40

[3] 劉玉成.農業和農村檔案工作中存在的問題與對策[J].檔案天地，2006（2）：42-43.