淺析如何通過檔案信息化建設(shè)提高人事檔案管理工作效率

簡思華

摘 要：檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，是檔案管理的發(fā)展趨勢、是真正實現(xiàn)信息資源共享的通道。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能使人事檔案工作更加高效便捷，使檔案事業(yè)更加全方面發(fā)展。本文從檔案信息化建設(shè)對人事檔案管理工作的意義和現(xiàn)狀兩方面進行了分析，并對如何提高人事檔案管理效率提出了具體措施，希望對通過檔案信息化建設(shè)提高人事檔案管理工作效率提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化;人事檔案;管理工作

檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，是檔案工作的新標(biāo)志、是信息改革的新需求、是檔案管理的發(fā)展趨勢、是真正實現(xiàn)信息資源共享的通道。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，并融合發(fā)展成為一種新的創(chuàng)新型管理方式，使人事檔案工作更加高效便捷，使檔案事業(yè)全方面發(fā)展，進而提高企業(yè)的社會效益和經(jīng)濟效益。由此可見，檔案信息化建設(shè)對提高人事檔案管理工作效率能產(chǎn)生直接的影響。在新時代背景下，研究如何通過檔案信息化建設(shè)提高人事檔案管理工作效率顯得尤為重要。

一、檔案信息化建設(shè)對人事檔案管理工作的意義

（一）為紙質(zhì)檔案提供安全保障，有效延長檔案壽命

紙質(zhì)人事檔案是有說服力的原始憑證、是歷史性的標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)、是法律依據(jù)的重要載體。檔案信息化建設(shè)是加強檔案安全保護、防止檔案磨損丟失、實現(xiàn)檔案無損管理的重要技術(shù)手段。建立人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，能有效維護紙質(zhì)檔案的完整、安全，有效延長紙質(zhì)檔案壽命。

（二）為查閱檔案信息提供便利，發(fā)揮檔案使用價值

紙質(zhì)人事檔案在查閱時通常會受到時間、場地、人員等各種限制，通過檔案信息化建設(shè)，將檔案材料掃描、錄入到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，并按需設(shè)置相應(yīng)的審批及查閱權(quán)限，查閱人員可以在局域網(wǎng)上進行搜索，信息能在最快時間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出檔案的使用價值，實現(xiàn)檔案資源共享，而且能有效地遵循檔案“保持原貌”原則，為延長檔案壽命提供有力的保護條件。

（三）人員信息實現(xiàn)動態(tài)管理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

檔案信息化建設(shè)是開發(fā)檔案信息資源、更新維護人員信息、實現(xiàn)動態(tài)化管理的技術(shù)基礎(chǔ)。在信息化環(huán)境下，借助計算機的高速處理能力，對各種信息進行集成處理，簡化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)。檔案信息化建設(shè)不僅能節(jié)約人員管理成本、節(jié)省打印紙張耗費，更能使人員現(xiàn)狀、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、合同期限等信息一目了然，為領(lǐng)導(dǎo)的決策工作提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

二、人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）重視程度不足，缺乏人事檔案信息化工作機制

在信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面深入推廣之前，人事檔案基本都是以紙質(zhì)材料的形式保存的，記錄、收集、歸檔、管理都是靠人手進行，人力需求大、工作量大、管理繁瑣、查找困難。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段的不斷滲透，在轉(zhuǎn)型過程中，由于管理方式、管理機制、管理流程、人員觀念等方面的差異性，對人事檔案信息化工作機制的建立形成了阻礙，使人事檔案材料存在著不規(guī)范、不統(tǒng)一、不詳細(xì)、不齊全等問題。

（二）資金投入不夠，缺少人事檔案信息化管理系統(tǒng)

目前，大部分單位認(rèn)為在工作中用到檔案時，直接來到檔案管理部門進行操作即可，認(rèn)為人事檔案信息化只是單純地將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子材料，多將資金應(yīng)用于“看得見、摸得著”的經(jīng)營效益，而忽略了能產(chǎn)生間接經(jīng)濟效益的檔案管理業(yè)務(wù)，資金投入不夠，沒配備大容量信息化設(shè)施，缺少人事檔案信息化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息化工作難以開展。

（三）工作隊伍不健全，檔案意識薄弱、業(yè)務(wù)能力不強

一項事業(yè)的興衰，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵，檔案事業(yè)也不例外。領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，上級檢查就抓一抓、不檢查就松一松，沒有把檔案工作作為一項長期的基礎(chǔ)工作給予必要的支持和關(guān)心;領(lǐng)導(dǎo)不重視，對檔案工作人員引起了連鎖反應(yīng)，部分檔案工作人員長期的機械化工作，組織紀(jì)律松散，對自己要求不高，對本職工作能推就推、一拖再拖，缺乏工作熱情和工作進取心，理論功底和業(yè)務(wù)能力也一直在原地停留。

三、提高人事檔案管理效率的措施

（一）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息化工作機制

一是檔案室建設(shè)，根據(jù)工作實際需要，設(shè)立檔案工作保管機構(gòu)，配備檔案工作人員，做好單位的文件收集、整理、歸檔工作;二是遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”原則，明確分工、各司其職、密切配合，形成各部門共同參與的工作格局;三是把檔案信息化納入單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，并進行全程監(jiān)督指導(dǎo);四是從“統(tǒng)一、效能”原則出發(fā)，對有條件的檔案管理機構(gòu)和人員進行資源整合，進一步協(xié)同銜接、提高效能。通過完善機制，深入推進規(guī)范化管理，促進檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

（二）加大投入，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)

一是開發(fā)和應(yīng)用人事檔案信息化管理系統(tǒng)，購置大容量載體實現(xiàn)檔案材料電子化、人員信息標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作現(xiàn)代化，滿足快速增長的業(yè)務(wù)要求和利用需求。二是靈活變通，盤活資源，提高檔案信息、人事信息的精細(xì)度、專業(yè)度和資源的系統(tǒng)度，促進內(nèi)部人事檔案信息資源整合，日益向信息化的新興領(lǐng)域邁進。三是信息系統(tǒng)實現(xiàn)逐步覆蓋到集團及直屬各單位，使信息共享、互聯(lián)互通，形成檔案規(guī)范統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、信息展示方式統(tǒng)一的信息化管理體系。通過技術(shù)管理創(chuàng)新，充分發(fā)揮計算機功能，實現(xiàn)檔案信息電子化，提高企業(yè)社會效益。

（三）健全隊伍，提高檔案隊伍綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

一是加強檔案宣傳貫徹，強化單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重視程度，促進檔案事業(yè)向上發(fā)展;二是強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識，加強檔案機構(gòu)管理者的管檔意識，使其看重檔案工作，確保單位檔案業(yè)務(wù)順利開展;三是加強職業(yè)道德建設(shè)，全面培養(yǎng)檔案工作人員政治素質(zhì)、服務(wù)觀念、業(yè)務(wù)能力，做到勇挑重?fù)?dān)、敢負(fù)責(zé)任、嚴(yán)于律己、不計得失;四是確保人員隊伍穩(wěn)定，可以利用職業(yè)指導(dǎo)、教育培訓(xùn)、技能與薪酬掛鉤機制、提拔晉升、納入年度考核等，激勵檔案工作人員不斷提升自身專業(yè)技能水平及綜合素質(zhì);五是努力為檔案工作人員提供業(yè)務(wù)交流、學(xué)習(xí)參觀機會，開拓視野，鼓勵其勇于接受新事物、進一步提高其計算機系統(tǒng)操作能力。通過以上措施，提高檔案全員意識，努力打造一支政治堅定、業(yè)務(wù)精良、機構(gòu)合理、相對穩(wěn)定的高素質(zhì)檔案管理隊伍。

參考文獻

[1] 劉志強.關(guān)于干部人事檔案信息化管理機制的構(gòu)建[J].檔苑論壇.2017（05）：97