淺談企業(yè)公文的規(guī)范化管理

摘 要：在現(xiàn)代企業(yè)管理中，公文規(guī)范化管理顯得越來(lái)越重要。做好企業(yè)公文規(guī)范化管理，建立健全公文管理制度，可以解決企業(yè)上通下達(dá)問(wèn)題，規(guī)范企業(yè)運(yùn)作秩序，統(tǒng)一企業(yè)管理語(yǔ)言，提高企業(yè)管理效率，讓企業(yè)運(yùn)行更加通暢，信息傳遞更加準(zhǔn)確。

[分 類][管理]> 企業(yè)管理 > 企業(yè)公文 > 企業(yè)公文管理

關(guān)鍵詞：企業(yè)公文;規(guī)范化;管理

公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)在行政管理的過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。企業(yè)在自身的建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中也得使用這個(gè)工具，它不但承載了企業(yè)的各種規(guī)章制度，還記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各種信息、資料和數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程和經(jīng)營(yíng)決策都具有非常重要的價(jià)值。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，公文規(guī)范化管理顯得越來(lái)越重要。

一、企業(yè)公文規(guī)范化管理的價(jià)值

隨著公司規(guī)模的發(fā)展，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不可避免要產(chǎn)生一些管理需要的文件和資料，這些文件和資料往往以企業(yè)公文的形式呈現(xiàn)，如何對(duì)這些文件和資料進(jìn)行規(guī)范化管理成為現(xiàn)代企業(yè)必須面臨的問(wèn)題，做好企業(yè)公文規(guī)范化管理，可以理順企業(yè)運(yùn)作秩序，解決企業(yè)上通下達(dá)問(wèn)題，讓企業(yè)運(yùn)行更加通暢，信息傳遞更加準(zhǔn)確。

1、規(guī)范企業(yè)運(yùn)作秩序。企業(yè)公文規(guī)范化管理是企業(yè)管理的一部分，通過(guò)建立公文規(guī)范化管理規(guī)章制度，可以讓企業(yè)內(nèi)部公文處理流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范企業(yè)運(yùn)作秩序，做到工作有章可循，文件處理有法可依，避免企業(yè)管理秩序混亂，讓企業(yè)管理模板化、規(guī)范化。

2、統(tǒng)一企業(yè)管理語(yǔ)言。公文要求言簡(jiǎn)意賅，避免歧義。加強(qiáng)企業(yè)公文管理，尤其是對(duì)企業(yè)公文處理進(jìn)行規(guī)范化要求，相當(dāng)于統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部的管理語(yǔ)言，讓大家按照標(biāo)準(zhǔn)的方法輸出內(nèi)容，用簡(jiǎn)潔的方式進(jìn)行表達(dá)，讓企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間溝通無(wú)障礙，企業(yè)管理信息在傳遞過(guò)程中不產(chǎn)生失真現(xiàn)象，可以有效減少企業(yè)內(nèi)部之間的推諉扯皮和相互抱怨問(wèn)題。

3、提高企業(yè)管理效率。作為企業(yè)管理的有效工具，企業(yè)公文規(guī)范化管理可以提高企業(yè)生產(chǎn)效率。首先是企業(yè)的各種規(guī)章制度可以通過(guò)企業(yè)公文的形式有效傳達(dá)給全體員工，這是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，也是員工工作必須遵循的基本章程;其次是企業(yè)公文規(guī)范化可以提高信息傳遞效率，讓信息內(nèi)容更準(zhǔn)確，信息處理更規(guī)范，信息反饋更及時(shí);第三是各種不同的公文形式可以保證公司上下互通，不同的公文形式對(duì)應(yīng)不同的管理要求;第四是公文規(guī)范化管理可以為實(shí)行辦公系統(tǒng)自動(dòng)化奠定基礎(chǔ)。

二、企業(yè)公文管理規(guī)范化要點(diǎn)

企業(yè)公文涉及到企業(yè)管理的方方面面，既有公司內(nèi)部的各種規(guī)章、制度、決定、公告、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要，也包括公司和其他外部組織之間的文件往來(lái)和函件，因此企業(yè)公文管理規(guī)范化內(nèi)容繁雜，我們主要從企業(yè)內(nèi)部公文管理的角度來(lái)談一下公文規(guī)范化管理的要點(diǎn)。

1、明確企業(yè)組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)。企業(yè)公文作為企業(yè)日常管理的一部分，貫穿于企業(yè)組織的方方面面，要規(guī)范企業(yè)公文管理，就要明確企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和工作分工，把公文管理職責(zé)落實(shí)到相關(guān)部門(mén)，在部門(mén)設(shè)置專兼職公文處理崗位，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、監(jiān)督和考核。

2、建立健全公文管理制度。要想對(duì)企業(yè)公文進(jìn)行規(guī)范化管理，就必須要建立健全公文管理制度，明確各類公文的功能和屬性，對(duì)公文進(jìn)行有效鑒別，根據(jù)重要性、緊急程度、保密要求等多個(gè)維度對(duì)公文進(jìn)行分類，重要文件必須傳達(dá)到位，緊急文件必須限時(shí)處理，保密文件要控制知悉范圍，這些都需要通過(guò)制定公文管理制度進(jìn)行規(guī)范、固化，明確處理人員和時(shí)限，做好相關(guān)記錄和留痕，確保文件能夠有效傳達(dá)、執(zhí)行和落實(shí)，并在文件歸檔時(shí)確認(rèn)。

3、規(guī)范公文處理流程。公文處理一般包括簽發(fā)、分送、閱處、反饋、歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)，既要保證環(huán)環(huán)相扣，還要做到并行和串行相結(jié)合，要按文件要求傳達(dá)和落實(shí)到執(zhí)行部門(mén)。不同的文件要求也不一樣，比如有的文件需要單線閱處，有的文件需要多部門(mén)并行辦理，只有對(duì)文件處理流程進(jìn)行規(guī)范，才能保證文件處理效率，避免因?yàn)橐粋€(gè)環(huán)節(jié)中斷造成文件流轉(zhuǎn)不暢，或者因?yàn)橐粋€(gè)部門(mén)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)效率降低。

4、進(jìn)行公文規(guī)范寫(xiě)作培訓(xùn)。企業(yè)公文種類繁多，每種公文的格式要求也不一樣，工作中的使用頻度差異較大，比如紅頭文件主要用于印發(fā)制度、規(guī)定、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部人事任免等等;會(huì)議紀(jì)要主要用于記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)與重要工作會(huì)議的內(nèi)容和決議;工作報(bào)告適用于下級(jí)機(jī)構(gòu)向上級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作情況和工作計(jì)劃建議的匯報(bào)。要做好公文規(guī)范化管理，就需要相關(guān)人員熟悉各類公文的格式和寫(xiě)作規(guī)范，對(duì)公司文秘人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。

5、明確公文處理時(shí)限。任何公文都有時(shí)效性要求，因此公文處理過(guò)程中必須要重視公文處理時(shí)限。通常要根據(jù)公文時(shí)限要求把公文分為平件，急件，特急三個(gè)類別。對(duì)于一般平件來(lái)說(shuō)，可在1--3個(gè)工作日內(nèi)處理，對(duì)于急件文件來(lái)說(shuō)，處理時(shí)限通常要限定在一個(gè)工作日內(nèi)，特急文件則要求要在4個(gè)小時(shí)內(nèi)進(jìn)行處理。當(dāng)然，不同企業(yè)可以根據(jù)自己的管理規(guī)模進(jìn)行修改，但是必須要明確處理時(shí)限要求，確保公文傳遞的信息有效傳達(dá)。

三、企業(yè)公文規(guī)范化管理過(guò)程中常見(jiàn)問(wèn)題和解決辦法

企業(yè)公文規(guī)范化管理過(guò)程中，由于大家的理解存在偏差，在執(zhí)行時(shí)候往往會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。比如文件分發(fā)不到位造成信息傳達(dá)失誤，文件傳遞過(guò)程中出現(xiàn)漏洞造成企業(yè)重要信息泄露等等，甚至有的管理者認(rèn)為只要做好公文管理就不用進(jìn)行企業(yè)管理，這些都是規(guī)范化管理過(guò)程中常見(jiàn)的，需要注意并加以糾正。

1、避免規(guī)范化管理造成公文不能上通下達(dá)。公文規(guī)范化管理主要目的是為了讓公文傳遞更有效率，而不是限制公文的傳遞范圍，更不是把公文作為企業(yè)權(quán)力的進(jìn)行控制，所以在規(guī)范化過(guò)程中必須要以公文傳遞效率為主線，注意文件處理過(guò)程中的分發(fā)范圍和時(shí)限要求，在規(guī)定的時(shí)間傳遞到規(guī)定的范圍，確保公文能夠上通下達(dá)，盡量做到傳遞流程可視，傳遞范圍可知，傳遞過(guò)程可控，處理結(jié)果可追溯。

2、避免規(guī)范化管理不當(dāng)造成企業(yè)秘密泄露。由于企業(yè)公文包含了企業(yè)管理的重要信息和內(nèi)容，是企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的重要資料，具有非常高的價(jià)值。在公文規(guī)范化管理過(guò)程中，如果處置不當(dāng)有可能會(huì)造成企業(yè)秘密泄露，讓企業(yè)蒙受重大經(jīng)濟(jì)損失。由于公文流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，泄露之后往往很難進(jìn)行追溯，因此要加強(qiáng)企業(yè)密級(jí)文件的管理，文件分發(fā)要進(jìn)行編號(hào)，重要文件不允許復(fù)印或打印，密級(jí)文件閱后要立即收回，通過(guò)辦公自動(dòng)化處理的文件要添加處理者的水印。

3、避免用文件取代管理。雖然公文管理也是企業(yè)管理的重要組成部分，對(duì)企業(yè)公文管理規(guī)范化可以提高企業(yè)運(yùn)作效率，在一定程度上可以替代管理者履行管理職責(zé)，但是絕不能把公文管理當(dāng)做企業(yè)管理。在企業(yè)管理過(guò)程中會(huì)形成各種文件、決議、信息和經(jīng)驗(yàn)，這些會(huì)以公文的形式進(jìn)行總結(jié)和固化，可以用來(lái)指導(dǎo)企業(yè)當(dāng)前的工作，但是這些內(nèi)容是一些靜態(tài)的，也是已經(jīng)過(guò)去的，管理者不能停留在以往的文件上，用文件取代管理，而是要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展工作，通過(guò)公文規(guī)范化協(xié)助自己進(jìn)行管理創(chuàng)新。

總之，企業(yè)公文管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中重要的組成部分，企業(yè)的公文既包含了企業(yè)運(yùn)行的基本規(guī)章制度和生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，也有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的信息、數(shù)據(jù)和資源，還有涉及到員工切身利益的職級(jí)晉升和薪酬福利政策。每個(gè)企業(yè)，每個(gè)部門(mén)，甚至每名員工都應(yīng)該了解企業(yè)公文的處理基本常識(shí)，只有對(duì)企業(yè)公文進(jìn)行規(guī)范化管理，才能夠統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部的交流語(yǔ)言，規(guī)范員工的行為標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)企業(yè)的向心力和凝聚力，建設(shè)優(yōu)秀的企業(yè)文化，讓企業(yè)發(fā)展再上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1] 裴顯生.公文寫(xiě)作概論[M].南京：南京大學(xué)出版社，1991

[2] 張保忠.公文寫(xiě)作格式與技巧[M].廣東：廣東經(jīng)濟(jì)出版社2002

作者簡(jiǎn)介：狄燕：女（1970——），漢族，山東濟(jì)南人，萊蕪職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，碩士學(xué)位，研究方向漢語(yǔ)言文學(xué)教學(xué)。