《檔案著錄規則》（GB/T18—1999）的對比研究和修訂建議

孫洋洋

摘要：檔案著錄規則是推動檔案著錄工作標準化發展和檔案事業全面發展的基礎環節，也是彰顯檔案信息資源價值的重要前提。本文從我國現行檔案著錄標準《檔案著錄規則》的發展脈絡和內容介紹切入，在對國際檔案著錄標準概況進行簡介的基礎上，通過對比研究的方式，從邏輯起點、理論原則和著錄項目三方面查找《規則》存在的不足，并提出有針對性的修訂建議。

關鍵詞：檔案著錄 規則 差異 修訂建議

標準化是各項工作獲得良好秩序和提質增效的重要過程，而標準的制定和實施則是工作標準化的關鍵環節，標準的重要性因此可見一斑。檔案著錄工作中的主要標準是著錄規則，不僅直接關乎檔案著錄工作開展，對檔案的保管、檢索、共享和開發活動等也有重要影響。我國的《檔案著錄規則》（以下簡稱“規則”）自實施以來，有力推動了我國的檔案標準化工作和檔案事業的發展，但也暴露出許多問題，加之迄今未經修訂，呈現出正向效益遞減的現象，表現出較于國際標準的差異性以及與實踐要求的不適應性。為此，對《規則》的現存問題和修訂建議進行研究十分具有價值和現實意義。

一、《規則》發展概況

（一）《規則》發展脈絡

改革開放之后，我國經濟社會各項事業發展迅速，各行業對檔案的查詢利用需求不斷加大，與當時檔案檢索效率較低、手段滯后的客觀情況形成鮮明矛盾。1979年國務院頒布實施《中華人民共和國標準化管理條例》，國家檔案局于當年12月提出檔案檢索標準化的建議，后于1982年成立全國檔案工作標準化領導小組，下設檔案著錄小組研究制定《檔案著錄規則》。1985年5月國家標準局批準發布《中華人民共和國檔案著錄標準（GB/T3792.5—85）》，可謂檔案著錄工作標準化的開端。[1]該標準以《文獻著錄總則》為原則依據，內容包含引言、名詞術語、著錄項目、標識符號、著錄格式等，著錄項目含有10個大項和若干小項，有效提高了檔案檢索的規范性和實用性。

經過十幾年的推廣應用，我國檔案著錄工作標準化程度明顯提高，但一些問題也加速凸顯。因此，國家檔案局結合已有的工作實踐，參考引用國內相關標準中的條文，吸收借鑒國際標準《國際檔案著錄總則（ISAD）》的部分內容，對GB/T3792.5—85進行了修訂，并于1999年以行業標準形式發布《中華人民共和國檔案著錄標準》第二版即為GB/T18—1999并沿用至今，對于檔案工作的推進具有重要意義。

（二）《規則》的內容構成

從整體的內容構成來講，現行《規則》可劃分為三個模塊。第一模塊是導引性內容，包含范圍、引用標準、定義，對《規則》的適用范圍、功能定位、參考標準及相關術語定義進行了介紹。第二模塊是框架性內容，包含著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源，從宏觀上對著錄工作主體要素的構成、用法和限制性規定進行了介紹。第三模塊是闡釋性內容，包含著錄項目細則和附錄（示例），從微觀上對著錄項目（7大項和21小項）的定義、功能和規則進行了細致明確的介紹，并搭配生動案例以便于理解。[2]

相較于GB/T3792.5—85，新版《規則》更具實用性和科學性，主要體現在以下幾方面：一是在對象范圍上更加注重組合形式，明確了適用于以文件組合和案卷組合為單元的著錄。二是在著錄項目上更加注重合并優化，如將第一責任者和其他責任者合并至題名與責任者說明項的責任者項著錄單元，將稿本與文種項合并為文本項，將附注項與提要項合并為附注與提要項，將原“題名與責任者項”下的載體類型標識移至載體形態項。[3]三是在著錄格式上更加注重規范統一，如將段落符號式條目格式中每段落所含項目的順序、位置以及與標識符的搭配方式加以固化且注重齊頭著錄，將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統一格式，規定著錄所用漢字須為簡化漢字。四是在著錄內容上更加適應工作發展需要，如增加了電子文檔號，注意采用計算機鍵盤符號作為表識符，將密級劃分為6個等級并給出列表和代碼。五是在著錄方式上更加注重用戶利用需要，如規定機關團體責任者必須著錄全稱或不發生誤解的通用簡稱，在附注項增設“各著錄項目中需要說明的事項”以及“著錄項目以外需要注明的事項”。

二、國際檔案著錄標準簡介

國際檔案著錄體系代表了檔案著錄工作領域的前沿，是國際范圍內檔案著錄實踐經驗和研究成果的集中概括，對于各國著錄工作的開展具有普遍指導意義和借鑒意義。

就國際層面的檔案著錄標準而言，國際檔案理事會迄今共發布了四項檔案著錄標準，分別是《國際檔案著錄總則（ISAD（G）》[4]《國際檔案主體文件標準——公司、個人和家庭（ISAAR（CPF）》[5]《國際檔案職能著錄標準（ISDF）》[6]和《國際檔案保管機構著錄標準（ISDIAH）》[7]，發布時間跨度為1994年至2008年。此外，為了適應信息技術應用環境和電子文件管理需要，檔案置標標準應運而生，較為典型的有《檔案編碼著錄標準（EAD）》《檔案背景信息編碼著錄規則（EAC）》以及《檔案保管機構指南置標著錄（EAG）》，發布時間跨度為1998年至2008年[8]。

上述四個國際標準相互關聯，以三種密切關系共同推動國際檔案標準體系的構建。一是衍生關系，ISAD發布時間最早，對其它標準有引領作用，其著錄單元和項目基本涵蓋了對于檔案的全程、多級、全要素著錄，而ISAAR、ISDF、ISDIAH均參照ISDR的制定規則，在內容上側重背景信息單元的著錄，如形成者實體信息、形成者職能信息以及檔案保存機構信息。二是補充關系，ISAAR、ISDF、ISDIAH從文件形成者、職能活動和保管機構進行詳細著錄，是對ISDR背景信息單元的補充完善，增加了檢索點，使得信息描述更為準確。[9]三是映射關系，EAD基于ISDR建立，前者是后者在網絡環境下的結構化和形式化表達，提供了可供計算機讀取、存儲和交換的目錄信息檢索工具。相應地，EAC與ISAAR存在映射關系，EAG與IS？ DIH存在映射關系。可見，在上述關系脈絡中，ISDR居于引領地位，也是當前應用最廣的著錄標準，因此筆者在微觀層面將其作為與《規則》進行對比研究的主要對象。

三、《規則》與國際檔案著作標準的差異

（一）邏輯起點

對“著錄”的理解是檔案著錄工作實踐和研究的起點，ISDA在“術語”部分對“著錄”的定義是“通過捕獲、分析、組織和記錄用于識別、管理、定位和說明檔案本身、背景以及信息源系統的信息，以形成能夠準確描述（檔案）的著錄單元或分項”，在“引言”部分說明檔案著錄旨在通過識別和說明檔案背景和內容來增強其可獲取性，方式是以預定模型在文件生命周期內組織相關信息對檔案進行準確、合適的描述，從而通過可靠的、真實的、有意義的、可檢索的描述信息對檔案進行智力控制。而《規則》僅在“術語”部分將“著錄”定義為“在編制檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。”可見，我國對檔案的理解較為狹隘，在著錄范圍方面僅局限于檔案本身而忽略了其背景和來源信息，在時間跨度上局限于歸檔以后即文件生命周期后端而忽略了文件運動全程的連續性，在行為方式上局限于被動的后控式操作而缺乏前控式操作如“捕獲”，在行為目的上局限于編制檔案目錄而非把檔案作為智力資源進行控制。

（二）原則共識

在制定檔案著錄規則的過程中，具有共識性的原則既是理論指南也是基本遵循。以綜合性較強的IS？ DR和EDR為例，主要體現了以下原則：一是尊重全宗原則，即把一個獨立機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案作為一個有機整體進行組織和管理，反映在檔案著錄工作中就是從整體到部分（從一般到個別）的多級著錄原則，表現為全宗—（分全宗）—類別—（分類別）—案卷—文件的描述層級。二是來源原則。該原則發端于全宗理論，目的在于充分反映檔案的積累過程和原始秩序，以其來源可溯性確保原始性和可靠性，反映在檔案著錄工作中主要是對其背景信息（如信息來源、物理/邏輯環境、形成累積過程等）的著錄。[10]三是動態更新原則，ISDR強調著錄信息可以在每一個文件生命周期的每一個階段得以識別和創建，并且可能會由于文件內容或背景信息的豐富化而更改。四是與時俱進原則。ISDR發布以后，側重于背景信息著錄的配套標準ISAAR和相應的檢索工具編碼規則EAD先后發布，在使用過程中也根據實踐經驗及時修訂，以避免標準與實踐需求難以匹配的矛盾。反觀《規則》，只能進行文件級和卷宗級的兩級著錄，且著錄項目多限于內容和形式方面，結構背景信息較少，難以體現檔案資源的層級結構、有機聯系和潛在價值。此外，《規則》自1999年發布，迄今尚未修訂，難以適應電子文件管理需要，且與之配套的《中國檔案機讀目錄格式》中的字段也未能體現檔案的層級屬性。

（三）著錄項目

1.著錄單元

ISDR共含7個著錄單元，即特征說明項、背景信息項、內容與結構項、檢索和利用條件項、相關檔案項、著錄控制以及附注項；[11]ISAAR包含4個著錄單元，即特征說明項、描述項、關系項和控制項；[12]ISDF共含4個著錄單元，即特征說明項、背景信息項、關系項和控制項；[13]ISIAH共含6個著錄單元，即特征說明項、聯系方式項、描述項、利用項、服務項和控制項。[14]《規則》共含7個著錄單元，即題名與責任者說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注與提要項、排檢與編號項。[15]橫向對比來看，可以發現，每個檔案著錄標準雖側重點不同，但著錄信息都涵蓋了內容、背景、關聯實體和利用條件信息幾方面，不僅描述較為規范、準確和全面，而且提供了多層級、多維度的檢索點，有利于檔案信息的查找、利用和共享。而《規則》只設置了對檔案內容和少量背景進行描述的信息，造成描述功能較弱、檢索路徑單一且利用效率較低，難以實現對檔案的智力控制。

2.著錄細則（與ISDR對比）

要素完備性。ISDR針對7大單元的26個元素都制定了著錄細則，包含著錄元素名稱以及該元素的著錄目標、適用規定、相應示例，便于理解和應用。其次，ISDR對于每個元素要包含的構成內容提供了較為詳細的說明，如特征識別單元的題名著錄細則，明確規定了附加標題在較高層級需要包含形成者的名稱，在較低層級需包含文件負責人信息、術語以及能夠反映職能、機構、主題、地址的短語。[16]而《規則》中的著錄細則強調著錄元素的釋義、著錄方法、與標識符的搭配方式和相應示例，沒有針對元素構成給出較為明晰的規定，增加了能否表達檔案中心內容和形式特征的不確定性。

信息共享性。ISDR在引言部分指出為了著錄信息的國際交流需要，有一些著錄元素需要參照指定的國際標準，如參考代碼、日期和文件層級等元素.以參考代碼為例，規定其作為檔案的唯一標識符需要必須包含三個要素，即參照ISO3166的國家名稱代碼、參照國內檔案存儲機構代碼規定的存儲機構代碼以及獨特的本地參考代碼、控制編號或其它特殊標識。[17]而《規則》在編號項缺少國家代碼，對檔號和電子文檔號的規定是“一組（符號）代碼”而沒有明確其構成，在信息讀取、交流和共享方面容易造成障礙。

深度分析性。在ISDR的背景信息單元，組織/個人歷史沿革元素著錄細則中明確規定要參照ISAAF進行較為具體的著錄，如個人或者家族的全稱、出生和逝世的時間地點、重要住所、活動、職業/公司、別名以及重大成就等，檔案歷史沿革元素著錄細則規定要包含所有權轉讓信息、責任者信息以及有助于呈現其當前組織結構的檔案整理活動、檢索工具、數據遷移等信息。這些信息從縱向上反映了檔案的行程背景信息，體現了檔案著錄過概念中的分析過程，不僅有利于確保著錄對象的真實性和可靠性，也有利于用戶對檔案進行深度挖掘和充分利用。而《規則》未涉及對元素的縱深性描述，導致相關檔案信息資源的關聯性、可訪問度和利用程度較低。

資源關聯性。在ISDR的相關檔案單元設有四條細則，對著錄元素規定如下：原件的現存狀況、獲取地址和控制編號，復制件的現存狀況、獲取地址和控制編號，與之有同源或其它聯系的檔案資源的檢索信息（含簡單介紹和關系描述），以之為基礎進行使用、學習和分析而產生的出版物（含副本或手稿）的信息。這些相關檔案資源從橫向上提高了著錄對象的信息資源豐富程度，拓寬了用戶的檢索維度和利用渠道。而《規則》僅要求在“文本項”表明著錄對象的稿本和文種，對其關聯資源不做描述，導致檔案內容呈現較為單薄，查找利用途徑較為單一。

工作前瞻性。在ISDR的內容與結構單元中，增量元素相關細則規定對可預期的增量進行著錄并盡量給出增量規模或頻次；鑒定、銷毀和調度信息相關細則規定對計劃開展的檔案鑒定、銷毀和調度活動進行著錄。在ISDR的檢索和利用條件單元的政府性檢索條件相關細則中，要求對檔案的禁用期限以及未來可開放的時間進行著錄。通過這些內容，用戶可以清晰地了解檢索對象的可檢索程度以及預期可利用空間，能有效提高查找利用效率。而《規則》只提供了保管期限和密級，導致用戶局限于現有的檔案資源，不能充分根據檔案資源的預期變動合理安排自己的利用活動。

網絡適應性。就ISDR來講，其大量著錄元素都涉及保證電子文件真實性、可靠性和可用性所必須的結構、背景和信息系統項，如層級結構、形成者和檔案歷史沿革、獲取或移交的直接來源、組織體系以及相關版本和檔案信息等著錄元素，[18]其中，組織體系著錄細則中明確規定，對于電子文件，需要記錄相關系統設計信息。而《規則》鮮少體現檔案的結構和背景信息，很難反映電子文件的構成特征如信息生成系統、邏輯格式、文本類型、語言版本信息等，難以實現電子檔案的標準化管理，不利于檔案信息資源的共享、開發和利用。

四、對《規則》的修訂建議

（一）以檔案學基本理論為先導。理論是行動的先導。不管時代如何發展，做好檔案管理工作必須要以檔案學基本理論為指南，著錄工作也不例外。首先要以全宗理論為基礎改善著錄結構和內容。全宗理論是來源原則的起源，而來源原則又包含尊重來源、尊重全宗的完整性、尊重全宗內的原始秩序三點。[19]以此理論為基礎可從兩方面對《規則》進行改善：一方面從結構上實現從全宗到文件的多級著錄，體現檔案間的層級結構和有機聯系；另一方面是從內容上體現其實體來源和概念來源，即通過著錄其背景信息揭示檔案的形成者、形成過程和關聯資源等。其次，以文件生命周期理論為牽引強化著錄控制。文件生命周期理論主要強調文件運動的時間跨度，闡明文件從生成到最終銷毀或永久保存的整體過程。基于此理論，檔案著錄應注重文件運動全程描述信息的捕獲、分析、組織和保存，尤其是針對現代文件的前端控制，實現檔案著錄全程性和動態性的統一。再者，以檔案鑒定理論為依托優化著錄要素設置。檔案鑒定是鑒別和判定檔案價值的關鍵環節，檔案鑒定理論的發展呈現出從片面到全面、從具體到抽象的特點，鑒定標準主要涉及來源、內容、形式特征、相對價值和效益等方面。而著錄本身就是檔案價值與用戶利用需求匹配的直觀呈現，著錄元素的設置邏輯與價值鑒定標準的設置邏輯存在內在一致性，因此可以檔案價值的呈現為導向來保障設置要素的全面性。

（二）以國際專業標準為參照。如前文所述，以IS？ DR為典型的國際檔案著錄標準在專業領域的研究和實踐中長期處于引領地位，是各國制定或修訂檔案著錄規則的重要參照。于《規則》而言，主要應借鑒三方面內容。一是細化著錄項目的設置。根據國際標準增設著錄項目并進行科學劃分，如形成者歷史沿革、檔案運動過程、查閱利用條件、整理體系、檢索工具和相關檔案等，不僅要體現檔案的內容和特征信息，還要能反映其真實性、可靠性及可用性，并有利于提供多渠道、多維度的檢索途徑。二是推動形成檔案著錄標準體系。標準體系是內在關聯、結構合理、功能齊全并且能夠有效協同的標準的統一體。[20]現有的國際檔案著錄標準以衍生、補充和映射三種關系共同推動國際標準體系的構建和著錄工作的發展，《規則》的修訂工作也應注重配套標準和編碼規則的制定，在健全著錄項目的同時完善網絡環境下檔案著錄信息的形式化和結構化表達。[21]三是堅持與時俱進。動態做好《規則》的修訂工作，及時根據時代發展要求和工作實踐需求對其進行改進。

（三）以工作實踐經驗為基礎。實踐推動認識的發生并使認識成為現實，《規則》的有效改進必須立足于工作實踐，從以下兩方面發力。一方面要充分匹配檔案著錄實踐需求。首先要匹配用戶的查找利用需求，強化《規則》制定目標的利用導向，通過優化著錄單元、增設著錄元素，從縱向和橫向上為用戶提供更多有效的檢索點，并幫助用戶對檢索對象進行深度分析和充分利用。其次要匹配檔案工作者的工作需求，注重著錄元素的規范構成和表達形式對自動化設備的適用性，從而有效減少人力投入、提升工作效率。再者要匹配檔案信息資源的價值需求，科學設置國際性識別代碼和著錄格式，以數據信息的廣泛交流彰顯檔案信息資源的價值。另一方面，要堅持一般和個別的統一。《規則》主要應用于我國，還是要立足于我國國情和行業發展概況，將國際著錄標準中的元素著錄細則轉化為適用于我國檔案工作需要的條文或標識，同時也要考慮到《規則》應用于其它特殊載體檔案的特殊性。

（四）以相關領域發展前沿為方向。標準的滯后性是其不適用的主要原因，而其科學性往往體現于前瞻性，因此《規則》的修訂必須關注和關聯相關領域的發展前沿。就檔案著錄規則而言，國際檔案理事會（ICA）計劃委員會在2012年組建了檔案描述專家組（EGAD），負責在ISAD、ISAAR、ISDF、SDIAH四個現有標準的基礎上協調、集合并構建一個綜合的描述性標準（RECORDSINCONTEXTS—ACONCEPTUAL MODEL FOR ARCHIVAL DESCRIPTION，簡稱RIC），目前可查詢到的是于2016年發布的草稿版。該標準由概念模型（RiC-CM）和本體模型（RiC-O）兩部分構成。前者通過識別與記錄相關的實體（人/記錄/相關業務），它們的屬性以及它們之間的關系提供檔案描述的通用視圖；RiC-O基于一種正式的Web本體語言（OWL），以實用性，靈活性，功能性和可擴展性為原則，使符合RiC要求的元數據存檔技術成為可能，也將使檔案著錄信息在互聯的開放的在線域中完全可見。《規則》可在適用性和繼承性的基礎上，以此標準為方向進行修訂，有利于在概念構造和編碼規則方面與國際接軌，推動我國檔案著錄工作大幅發展，并在可預見的很長一段時間內得以適用。[22]

五、結語

檔案著錄標準是檔案著錄工作標準化的關鍵環節，是檔案事業發展的題中之義，也是激發檔案信息資源豐富價值的重要前提。但我們應該清醒地認識到，其發展是理論和實踐相結合的過程，是在摸索中不斷前進的過程。我們應在積極適應信息化發展潮流的同時不偏離檔案學基本理論，在積極與國際接軌的同時不偏離本國實際，在積極走在前列的同時不偏離做好檔案收管存用這些基礎性工作的初衷，從而在相關的實踐和研究中不斷推動檔案著錄標準的完善、檔案著錄工作的進步以及檔案事業的全面發展。

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作者單位：《求是》雜志社辦公室秘書處