淺談企業檔案管理風險防控

季小楠

摘 要：檔案管理是企業管理工作中較為重要的一項工作，記錄了企業職工的工作情況、各部門重要信息、用戶信息等等，如果管理不善，出現丟失、錯誤等，不僅會影響到企業各部門的正常運營，更會影響企業的整體運營，還會降低企業的權威性與社會影響力等，所以檔案管理對企業經營十分重要，但隨著信息化技術在企業檔案管理中的應用程度不斷加深，當前很多企業已經構建起了認識檔案信息化管理機制，但信息化技術在檔案管理中的應用，在加上從業隊伍能力素質等原因，使得企業檔案管理風險一直存在，困擾著企業檔案管理工作發展，為此，企業必須要做好檔案風險防控工作。

關鍵詞：企業;檔案管理;風險防控

前 言

檔案對任何企業來說都非常重要，檔案中詳細記錄了企業的工作記錄、員工信息、項目信息等等，可以說檔案纖細記錄了一企業的生長與發展，對企業的經營管理有重要的意義。企業檔案中可以分為很多類型，有人事檔案、部門檔案、生產檔案等等，檔案不僅對企業發展意義重大，對員工職稱評定、崗位晉升、社保等都是重要的參考依據和憑證，所以必須要妥善保管好檔案。雖然檔案在原則上都是紙質文件，但隨著科學技術的發展，檔案資料可以通過利用計算機保存到電腦當中，這樣既可以節省空間，又可以提高檔案管理效率。但即便這樣，企業檔案管理中仍然存在很多風險，歸檔、傳遞、保管等過程中稍有不注意，都可能造成檔案信息丟失、資料損壞等，所以檔案管理必須要引起企業的高度重視。

1 淺談企業檔案管理中存在的常見風險

1.1企業檔案管理歸檔過程中的風險

檔案歸檔就是檔案整理，這是企業檔案管理最基本的一個環節，也是必須要有的一個環節，是其他檔案環節工作開展的前提基礎。按照原則，企業檔案歸檔是需要專業的檔案管理人員來操作的，但是在很多企業中由于實力、成本等原因影響，造成專業化的檔案管理人員比較少，往往檔案管理交由人事人員來兼職完成，這種不專業的檔案歸檔行為，極易造成檔案歸檔不及時、信息資料整理不完整、檔案丟失未及時察覺等問題，不僅影響檔案歸檔質量，還容易造成檔案管理風險，即便不造成企業損失，也可能造成企業員工的損失。如：在一些企業中，需要為員工辦理社保繳納，就需要使用檔案，在辦理過程中發現某個員工的檔案丟失了，從而影響到員工個人的利益與發展。

1.2企業檔案管理傳遞過程中的風險

正如上文所分析的，企業檔案資料具有很高的使用價值和流通價值，檔案資料并不是一直存放在檔案室的，當需要用到檔案資料時，就需要涉及到檔案資料的傳遞了。如：當企業中對某位員工需要進行提干時，企業領導可能就會審閱該員工的檔案資料，檔案管理人員需要從檔案室將該名員工的檔案資料移交到企業領導手中，進行查閱，待領導查閱完成之后，檔案管理人員需要將檔案歸檔，在這個過程中，由于一些檔案管理人員或者兼職人員，疏忽大意，很容易造成檔案未及時送回，隨手一放，在工作中又比較疏忽，造成檔案丟失的現象，從而形成檔案管理風險。今年在退休人員檔案集中移交過程中，各種問題凸顯出來。

1.3企業檔案管理保管過程中的風險

平日里，企業的各種檔案資料都是存放在檔案室里的，檔案管理人員需要對檔案資料進行分類，然后進行存放，但是在保管過程中也是存在一定風險的。如：檔案資料作為紙質文件，對光照、濕度等都有一定的要求，如果檔案管理人員在檔案資料保管過程中，忽視了這些影響因素，將檔案資料長期存放在陰暗潮濕的位置，就會導致檔案受潮，造成檔案無法使用的情況等。

1.4企業檔案管理的信息化風險

隨著信息技術的不斷發展，信息化檔案管理逐漸被現代企業所接受，信息化檔案管理只需要將檔案資料轉換成信息數據，然后存儲在計算機當中便可，所以非常方便和實用，但信息化檔案管理風險也是存在的，這是信息技術無法避免的，有些企業在信息化檔案管理過程中信息化風險意識比較單薄，計算機系統中相關殺毒軟件、防御軟件等比較落后，就極易中毒或者被入侵，從而造成檔案管理風險。

2 淺談企業檔案管理風險防控手段

2.1 提高責任心，依法依規管理

企業想要做好檔案管理工作，必須要提高對檔案管理工作的認識與重視。首先：企業領導，作為單位發展的領頭人，其一舉一動、一言一行，都會影響到企業職工工作態度與工作表現，所以企業領導要從自身做起，加強對檔案管理工作的重視，積極引領企業各部門職工參與到檔案管理工作建設中去。其次：建立良好的發展氛圍與溝通機制，這就要求企業要多組織在職職工學習檔案管理知識、培養在職職工檔案意識，讓企業的各個部門職工都能夠有效的參與到檔案知識交流、學習當中，提高企業整體的檔案管理意識與氛圍。

3.2 夯實企業檔案管理隊伍，培養更多的人才

首先，企業要根據檔案管理的需要，進一步完善檔案管理培訓機制，制定符合企業檔案管理需要及信息化發展需要的培訓計劃，增強培訓的針對性與效率性，從而不斷提高企業檔案管理隊伍的能力水平，尤其要注重對其的信息化運用能力培訓。其次，企業檔案管理人員一定要建立科學的工作態度與工作認識，剔除不好的工作理念與行為，積極投身到人事檔案管理的各項工作建設中去，在實踐中不斷提高自身的信息化水平與檔案管理水平。

3.3 構建完備的企業人事檔案管理信息化體系

首先：落實信息化檔案管理工作，肯定信息化檔案管理對企業建設的重要性與價值，積極促成企業檔案信息化管理平臺的落成，要組織專人嚴抓此項工作，必須要發揚先進骨干分子帶頭精神、實踐精神、落實檔案信息化體系搭建工作。其次：信息化技術的運用雖然有很多益處，但風險卻是無法回避的一個話題，要客觀的對待信息化風險，加強檔案信息系統中的安全防御能力，對各種殺毒軟件、攔截軟件等要定期的及時更新，做好系統的維護，從而提高企業檔案信息系統的安全性，防止檔案信息丟失。

結 語

鑒于檔案管理對企業發展的重要性，企業必須要加強檔案風險管理，提高檔案管理水平，從而更好地保障企業的發展。

參考文獻

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