重大科技項目歸檔工作挑戰與對策

孫琛輝

摘要：重大科技項目由于實施周期長、參與機構多、涉及專業廣，對歸檔工作帶來了很大挑戰。本文分析了影響重大科技項目檔案完整性與真實性的原因，并從建立檔案工作責任體系、落實同步跟蹤機制、制定統一的歸檔制度三方面提出了建議。

關鍵詞：重大科技項目 歸檔 檔案工作責任體系同步跟蹤機制

當前，我國正處于建設創新型國家的關鍵時期，國家發改委、財政部、科技部和中科院等部門圍繞國家目標，篩選出若干重大戰略產品、重大工程和重大基礎設施進行建設，取得了一批標志性成果。重大科技項目檔案，對于完整記錄這些重大科技項目部署和實施的全過程，留存珍貴科研記錄和關鍵數據，以及為后續科學研究提供知識儲備，都具有重要意義。

重大科技項目檔案是指重大科技項目在預研、立項、建設實施、驗收、運行等各階段直接形成的，且具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體和形態的原始記錄。可以說，一套完整的重大科技項目檔案，就是一部科技項目建設史。做好重大科技項目歸檔工作意義重大。

但是，由于重大科技項目投資規模大、實施周期長，通常具有工程和科研的雙重性，再加上參與機構和人員多，具有跨學科、跨領域、跨機構、多目標等特點，重大科技項目歸檔工作面臨很大挑戰。每套重大科技項目檔案，幾乎涵蓋一個全宗所涉檔案，涉及的專業多、門類廣、載體復雜。重大科技項目建檔周期長，責任主體多，建檔難度大。

筆者以參與過的部分“國家重大科技專項”“重大科技基礎設施”“戰略性先導科技”檔案工作為例，談談歸檔過程中要面對的問題以及改進建議。

一、重大科技項目檔案管理現狀

隨著國家對重大科技項目投入經費越來越多，重大科技項目檔案管理也越來越受到相關管理部門的重視。在重大科技項目管理辦法中都有專門針對檔案管理的要求，并且相關部門明確下發了檔案管理的具體規定。例如，國家檔案局、發展改革委制定了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發〔2006〕2號）；科技部、發展改革委、財政部三部門制定了《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》（國科發專〔2017〕348號）。目前幾乎所有重大科技項目驗收時都有檔案專項驗收，而且檔案驗收是項目驗收的必經環節，通過了檔案驗收才能申請項目驗收。

但是，實際建檔過程中，仍存在一些問題，具體包括：（1）歸檔責任不明確，科研、管理等一線人員主動歸檔的意識不強，還有不少人認為檔案工作是檔案人員的事情，或者僅僅是為應付驗收不得不做的一項工作，在檔案驗收時隨意提供一些手頭資料，突擊歸檔。（2）實驗數據、關鍵技術文件等過程資料收集不全，甚至有些人認為關鍵的數據是個人的勞動成果，不愿意歸檔，更不愿意分享給其他人或其他項目組。實際上，利用國家投資的經費進行的科研活動，其成果歸國家所有。這里的成果不僅僅指勞動成果，在研究過程中形成的信息資產同樣歸屬于國家，同樣應歸檔。（3）檔案重后期驗收、輕前期管理的現象依然存在，驗收前檔案管理人員工作量激增，檔案驗收執行標準也不統一。有的重大科技項目持續十幾年甚至幾十年，其間形成的大量材料在檔案驗收前才整理、移交，給檔案管理人員帶來了巨大的工作量。若檔案材料質量不合要求，比如缺少簽字蓋章、不是原件等，還需要查找、補充、完善，而這些工作又會耽誤歸檔的時間，使完成歸檔的時間延后。（4）跨部門的檔案管理標準有些不統一，且項目研制期間建檔規范可能會有新的調整，這都給后期的歸檔工作帶來了困難。

這些問題的存在，影響了整套項目檔案的完整性與真實性，降低了檔案的使用價值，制約了后期科研項目成果的開發和利用。

二、重大科技項目歸檔問題產生的原因

上述問題的存在，主要是因為項目主管部門、參與人員的歸檔意識不強、重視不夠。具體原因則是檔案管理組織體系不夠完善、歸檔工作未隨項目實施同步推進、各參與單位的歸檔標準尚未統一。

（一）檔案管理組織體系不夠完善

重大科技項目參與單位眾多，任務層級復雜，需要跨單位、跨部門協調配合，參與人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參與人員以及相關管理人員。其檔案收集的主體，除了檔案管理人員和兼職檔案人員，還包括參與項目的每個人，即人人都是建檔責任人。重大科技項目檔案收集工作需要各單位、各部門人員職責明確、相互配合，因此必須建立完善的檔案管理組織體系，明確參與人員的歸檔責任，設計科學合理的歸檔流程，并以檔案管理制度的形式下發、明確。

然而，目前一些重大科技項目的檔案組織管理體系不夠完善，歸檔收集工作缺少溝通機制，人員職責不夠明確，參與人員歸檔的主動意識不強，檔案人員只能被動接收項目參與人員移交的歸檔材料，參與人員對歸檔過程中的材料質量審核把關不嚴，項目負責人也沒有履行對所承擔項目形成檔案的完整性、真實性、準確性進行檢查的義務。待檔案管理人員審核發現問題時，往往找不到工作對接人，處于“無人應答”狀態。這導致檔案管理人員往往不得不承擔大量本該由前期項目參與人員完成的歸檔工作，成為影響檔案工作效率的一個重要制約因素。

（二）歸檔工作未隨項目實施同步推進

按照檔案管理要求，必須將檔案工作納入項目管理計劃和建設流程，重大科技項目管理層要自上而下地推動，在向各參與單位下達任務書的同時，必須將檔案工作的內容和要求明確寫入任務書中，保證歸檔工作與科技工作同步進行，并將檔案工作的完成作為判斷研制任務完成的重要依據。

目前，雖然很多重大科技項目的參與人都意識到重大科技項目檔案的重要性，項目負責人也經常提醒大家注意歸檔，但是由于缺乏強有力的監督管理以及同步歸檔的流程設計和節點控制，使得同步歸檔大多流于口號，很難落到實處，大多數項目在立項、年度檢查、中期驗收等關鍵節點未同步開展檔案工作檢查。加上檔案工作本身處于項目的末端環節，各參與單位在完成繁重的科研任務過程中，如果不能有意識地進行階段性歸檔和檔案監督檢查，那么檔案工作在項目進行過程中必然很大程度上被忽視，導致很多重要的研究過程文件丟失。

（三）各參與單位的歸檔標準尚未統一

重大科技項目的參與單位眾多，涉及研究機構、企業和高校，這些單位都有各自的檔案管理標準、業務規范和工作流程且不相一致，各個單位的檔案管理水平參差不齊。重大科技項目檔案管理水平通常取決于各個參與單位的檔案管理水平。

因此，每個重大科技項目均需根據項目特點和管理實際，制定一套完整統一的建檔規范。各參與單位的檔案管理部門需依據統一的建檔規范進行檔案工作的監督、檢查和指導。

三、重大科技項目歸檔相關建議

（一）建立“自上而下、協同合作”的檔案工作責任體系

重大科技項目歸檔工作需要構建工作網絡，堅持統一領導、分級管理的原則，由項目牽頭單位負責向有關單位和參與人員明確建檔責任，建立自上而下、協同合作的檔案工作責任體系。基本原則包括：重大科技項目管理辦公室負責檔案工作的各方溝通協調；各任務層級（項目、課題、子課題）負責人是檔案工作的直接責任人，在任務層級內下達建檔任務，負責組織、協調和檢查建檔工作；各任務層級（項目、課題、子課題）設兼職檔案員，收集科研技術人員形成的歸檔材料并初步整理，同時負責審核歸檔材料是否符合質量要求，將符合要求的歸檔材料按時移交上一層級兼職檔案員或本單位檔案部門；科研技術人員是歸檔材料的實際形成人，需對所形成的材料按照歸檔范圍和學術價值做歸檔價值判斷，并按照歸檔要求及時將有歸檔價值的材料移交兼職檔案員。

在項目實施過程中，各級重大科技項目組織實施管理部門要從立項時就把檔案管理工作納入重大專項整體工作，切實加強對重大專項檔案的管理。項目參與各方要理清各自的歸檔職責并做好接口管理，依據項目管理價值，建立檔案管理組織體系，明確各個層級的歸檔責任；要通過領導推動、檔案業務培訓等方式，利用項目例會、驗收會等機會宣傳檔案工作的重要性，培養全員的歸檔意識，尤其是科研技術人員。科研技術人員是一手資料的形成者，要讓他們真正意識到歸檔工作的重要性和必要性，而不能僅僅將目標設定為應對檔案和項目驗收。

（二）落實檔案工作的同步跟蹤機制

通過制度保障，真正將科技檔案管理制度的傳統經驗落到實處，實現檔案管理與項目管理的深度融合，以最大程度保障歸檔材料的完整性、準確性、系統性。

1.檔案工作管理部門應通過參加重大科技項目工作例會、設備驗收會、課題驗收會等活動了解項目進展，監督、指導并推動相關制度的實施。

2.應針對不同的項目階段，明確相應的文件材料歸檔范圍和管理責任主體，體現“誰擁有、誰負責”，構建清晰、完善的文件材料歸檔范圍體系和文件材料管理責任體系，減少漏歸檔、誤歸檔現象，做到應歸盡歸。

歸檔的過程并非只發生在項目開展的后期或項目結題后，在項目進行的任何階段，都有需要歸檔的文件材料。重大科技項目一立項，檔案工作即需同步啟動。項目牽頭單位或管理部門在下達科研任務的同時，即需下達建檔任務，并任命一名主管領導主管檔案工作。項目管理辦公室需全面組織和協調開展建檔工作，將檔案工作納入項目管理計劃和建設流程。在向各參與單位下達任務書的同時，將檔案工作的內容和要求明確寫入任務書中，并將檔案工作的完成作為判斷研制任務完成的重要依據。檔案工作還要被納入各任務層級的工作例會，作為常規議事議題，相關單位根據項目進展及時布置、檢查和推進。各任務層級負責人在分配研制任務、建設任務的同時，就應布置建檔任務，讓各級責任人注意文件材料的收集，待研制工作階段結束或通過鑒定驗收后，向兼職檔案員移交積累的文件材料。檔案工作還要被納入各任務層級比如設備開箱驗收、鑒定驗收、入庫報銷等流程，與業務程序捆綁，實行節點控制，使文件材料全程受控。

3.要將重大科技項目檔案與參與人員的職稱考評、崗位職責、離職交接掛鉤，通過節點控制強化項目文件管理，實現從項目文件形成、流轉到歸檔管理的全過程控制。

（三）制定統一的歸檔制度和規范標準

各重大科技項目需根據項目特點，制定統一的歸檔制度和規范標準。可以由項目牽頭單位檔案管理部門依據主管部門歸檔要求，研究并初步設計報告和任務書，依據項目內容及批復情況，搭建建檔責任人體系，草擬檔案一級、二級分類方案和具體歸檔范圍，并與檔案管理部門、項目管理部門和各層級項目負責人、科研技術人員溝通討論，探討每個研究階段可能產生的文件材料以及應歸檔文件材料，以此確定正式的歸檔分類方案、歸檔范圍和歸檔責任人，形成文件下發執行。各參與單位的檔案管理人員原則上必須遵照執行，如果因為與本單位實施的檔案管理標準有較大差異導致無法完全遵照，必須報告主管部門檔案機構，在項目實施前進行協調統一。

此外，由于重大科技項目實施周期長，在實施過程中有相關的檔案管理規范出臺，與之前的檔案規范不符的，要隨時調整，并告知全體歸檔責任人。

總之，重大科技項目完善的工程管理體系為重大科技項目檔案管理工作的開展創造了條件，重大科技項目檔案的嚴格把關也促進了重大科技項目工程的規范管理。只有真正將科技檔案工作納入科技項目管理，才能確保兩者互相促進、相得益彰。

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作者單位：中國科學院微電子研究所