淺談管理職能的流程創建

（華北油田公司培訓中心（渤海石油職業學院），河北 任丘 062550）

引言：傳統的職能管理是以體系文件或法律法規為依據進行規范化操作。將可重復的管理業務活動分解為一系列標準化和次序化的任務，執行部門在辦理一個審批事項時，需要跑多個部門進行簽字、蓋章，辦事效率低下。

一、職能管理向流程管理轉變的必要性

由管理層來監督執行部門有效地完成既定任務，這種科層式的組織結構反映了生產社會化過程中，短缺的市場環境下追求大量產品生產的實際，近年來，過去以供給為導向的市場已轉變為以需求為導向的市場，所以企業面對以消費者為主導的市場環境的今天，流程管理必將成為主導的管理方式。因為職能管理是一種縱向的管理模式，造成上層管理理念或指令在傳遞、執行過程中反饋緩慢甚至走樣；其次職能劃分時常出現空白或重疊；又或是職能部門因過分糾結部門利益而產生信息壁壘。所有這些問題造成了管理職能不能有效發揮。

二、流程管理的方法原理

流程管理是一種橫向貫通、多部門密切協作的管理方式，旨在通過業務管理信息化，破除部門壁壘，建立起包括行政審批、人力資源管理、財務審批、物資采購等流程在內的，分類清晰、界面分明、權責匹配、相互融合的在線運行模式，進而實現管理業務的高效運轉。

通過創建管理流程，建立標準的工作程序，讓員工規范地進行作業，減少不必要的重復性動作，從而提高工作效率；并且減少不必要的人力物力消耗，縮短業務的周期，從而降低運營成本；同時流程推送過程加強了團隊之間的協作，避免流程的每個節點出現互相推諉等現象，降低運行風險。

三、管理流程的創建

創建任何一項管理流程，都應以相關的法律法規或所屬部門的體系規章為依據，缺乏以制度作支撐的管理流程，如同嬌艷的花朵一般，很難長久的生存下去，最終會在眾多的管理中銷聲匿跡，因此，創建管理流程，制度是根基，在這個基礎上，進行流程梳理，并借助一系列技術手段創建業務流程，讓管理制度落地。經過多年的實踐，認為通過以下步驟創建起來的管理流程是有效的。

第一步，明確流程所對應的相關管理制度。因為流程最終是為制度服務的，在各個管理線條上，都會有相應的管理制度，制度的適用范圍對應著流程的適用范圍，制度的管理邊界對應著流程的管理邊界。沒有明確的管理制度的情況下，進行流程創建是沒有意義的。所以在識別流程信息時要盡量做到準確詳盡，但是，也要避免因枝節過多而產生不必要的工作環節。

第二步，確定流程的輸出。創建一個流程，首先要做的是什么？是要考慮這個流程是用來解決什么問題的，然后確定這個流程是屬于決策流程還是執行流程，或者是決策執行流程，有了明確的流程輸出，也就有了明確的流程管理目標。

第三步，確定流程的輸入。輸入是流程的前置環節，是在啟動流程之前，需要提前完成的準備工作。比如，你要提交一個物資采購申請，就需要事先弄清楚采購物品的型號數量單價等。又比如，要提交一個用章申請，你需要事先提交用章的事由或附件。流程輸入的內容是流程處理人或決策人執行操作的依據，把所有需要的信息編入流程，最后得到一個完整的流程申請表單。

第四步，確定流程的處理過程。流程從發起到結束所有環節，都是預設好的，可以是一個環也可以是多個環節，各環節之間，存在有序和依存關系。而且每個環節又對應一個具體的崗位或職務，以及工作授權，而規定這些操作環節的依據，就是相關體系文件和法律法規制度。

第五步，流程辦公自動化。各類申請表單或流程圖設計完成以后，下面就是要利用互聯網和編程技術，將已成型的表單或流程圖添加到流程模板中，經過試運行順暢后，就完成了流程由線下到線上的轉變，從而實現流程管理的無紙化、自動化、移動化。一個做好的線上流程圖，如下圖：

四、流程運行反饋

線上流程運行為管理者提供清晰而真實的決策數據，高效推進質量體系建設，有效保障了機關職能部門管理的有序規范運行，使管理得到快速提升。但是在執行過程中，也出現了一些問題，比如：流程設計過程中流程承擔部門為了分擔責任，使流程過于復雜化，造成運行的不通暢不便捷。只注重結果而不注重過程的流程不是好的流程。

五、結語

創建適用的管理流程，使部門間的管理職責更加清晰、明確，能夠提升員工的主人翁意識，增強員工的工作責任感，提高員工的的業務執行力，豐富管理者的管理方式，為整個企業的發展提供強有力的高效率支持。

創建管理流程，更能夠倒逼職能部門要根據市場變化，不斷優化內部流程管理，進行流程再造，分析流程中的關鍵節點，促使管理者們抓住瞬息萬變的市場機遇，不斷開拓創新、迭代管理理念，掌握信息科學技術，從而保持企業旺盛的生命力。