基于大數(shù)據(jù)條件下現(xiàn)代檔案館建設(shè)思考

徐紅

摘要：在科技快速發(fā)展的時代，各行各業(yè)都開始建設(shè)信息化的管理模式與服務(wù)模式，這是因?yàn)槔糜?jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)可以管理、獲取和上傳大量的信息，既可以節(jié)約空間，又可以提升對這些信息的管理與調(diào)配效率。檔案館作為擁有大量的信息且需要對這些信息進(jìn)行管理的場所，必須要順應(yīng)時代的潮流，學(xué)會運(yùn)用信息技術(shù)，將這些檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，進(jìn)行存儲與管理，方便使用者在有需求的時候能夠快讀地獲取到信息。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，現(xiàn)代檔案館的建設(shè)必須考慮的信息化的建設(shè)，充分地融入科技元素，例如，人工智能與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，通過這些技術(shù)可以有效地提升對數(shù)據(jù)的管理水平與能力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);現(xiàn)代檔案館;建設(shè)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人類已經(jīng)開始將文字信息、圖片信息和音頻等各種信息以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行保存，從而減少了對紙張的需求，既能夠保護(hù)自然環(huán)境，又可以提升對這些信息的管理水平，因?yàn)檫\(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行快速地整理，比人力處理的效率要高出許多，并且可以有效地減少發(fā)生錯誤的情況，還能提升對這些信息保存的安全性。因此，本文針對大數(shù)據(jù)條件下現(xiàn)代檔案館建設(shè)進(jìn)行研究，首先分析了大數(shù)據(jù)條件下檔案館建設(shè)的重要特征，之后提出了當(dāng)前檔案館在信息化建設(shè)的過程中存在的問題，并且根據(jù)這些問題，提出了具體的解決方案。希望能夠幫助到我國的檔案館的信息建設(shè)工作，為其提供有用的思路，提升我國檔案館信息化建設(shè)的水平。

一、大數(shù)據(jù)條件下現(xiàn)代檔案館建設(shè)的重要特征

一是大容量資源化特點(diǎn)。隨著現(xiàn)代科技迅猛發(fā)展，信息化時代全面到來，云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，使檔案信息及數(shù)據(jù)形成無限龐大的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)集，大數(shù)據(jù)技術(shù)使海量的檔案資源分類以及利用成為客觀現(xiàn)實(shí)。二是高速度特征。現(xiàn)代檔案館必備的重要特征就是快速檢索、處理、查詢，這是提升檔案利用效率的顯著標(biāo)志。三是真實(shí)性與智能化特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)通過云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、分布式文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘、可擴(kuò)展存儲系統(tǒng)等構(gòu)成一個超大容量的數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)。現(xiàn)代檔案館借此根據(jù)真實(shí)可靠的檔案信息，通過建立專家決策支持系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供精準(zhǔn)預(yù)測和決策。四是數(shù)據(jù)多樣性特征。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)愈加多樣，內(nèi)容也更加龐大，大數(shù)據(jù)是處理海量數(shù)據(jù)的利器，更是處理來源不同、格式不同的多元化數(shù)據(jù)的高手。五是數(shù)據(jù)挖掘特征。未來檔案來源必將呈現(xiàn)出多元化和多樣性特點(diǎn)。龐大繁雜的大規(guī)模信息，也就必將伴隨著檔案產(chǎn)生的全過程，出現(xiàn)“價值密度低”的現(xiàn)象。現(xiàn)代檔案工作發(fā)展實(shí)踐中，由于大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用使檔案館具備了數(shù)據(jù)挖掘現(xiàn)代化特征，為檔案存儲帶來巨大的發(fā)展空間。

二、基于大數(shù)據(jù)條件下現(xiàn)代檔案館建設(shè)需要解決的問題

（一）檔案館服務(wù)的信息化水平有待提升

當(dāng)前，現(xiàn)代化的檔案館正在逐漸完善之中，但是從目前的情況來看，檔案館的服務(wù)信息化水平仍然有些不足。當(dāng)人們需要到檔案館調(diào)取信息的時候，很多時候仍然需要到檔案館現(xiàn)場對資料進(jìn)行調(diào)取，并且仍然需要一系列復(fù)雜的程序進(jìn)行登記等，這就導(dǎo)致一旦有人需要調(diào)取檔案，從產(chǎn)生需求開始，到獲取到檔案信息的那一刻，這期間所經(jīng)歷的時間過長，這主要是因?yàn)闄n案館的服務(wù)信息化的功能和范圍的設(shè)計(jì)有限。再者，當(dāng)人員來到檔案館調(diào)取信息之后，可能會需要在檔案館進(jìn)行查閱，但是如果過來查閱的人員較多，就有可能會出現(xiàn)坐位供應(yīng)不足的問題。同時，檔案館雖然在建設(shè)信息化的服務(wù)平臺，但是平臺上的功能非常有限，并不能完全滿足使用者的需求，因此當(dāng)前我國的檔案館的服務(wù)信息化水平仍然有很大的提升空間。

（二）檔案館工作人員的信息化的能力不足

由于我國大多數(shù)的檔案館的工作人員都是已經(jīng)從事了多年的檔案管理工作的老員工，而這些老員工對于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的掌握水平有限，學(xué)習(xí)的效率也不高，因此導(dǎo)致在建設(shè)現(xiàn)代化的檔案館的過程中，存在著檔案館工作人員的信息化能力不足的問題。如果檔案館的工作人員不具備較高的信息化能力水平，就沒有辦法良好地使用檔案館中這些新引進(jìn)的信息化設(shè)備與技術(shù)，所以也就沒有辦法體現(xiàn)出來信息化的檔案館高效的工作的效率。但是這些檔案館的老員工具備著豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，并且通過多年的辛勤工作為檔案館做出了許多的貢獻(xiàn)，所以不能因?yàn)檫@些人員的信息化能力不足就舍棄他們，因此就需要采取合理的方法努力提升檔案館管理人員的信息化能力水平。

（三）檔案館的管理信息化水平建設(shè)不足

在現(xiàn)代化的檔案館建設(shè)工作中，還存在著一個非常嚴(yán)重的問題，檔案館的信息化管理水平也存在著較大的問題。檔案館如果想要做好信息化的檔案管理工作，不僅僅需要做好服務(wù)信息化的建設(shè)工作，還需要做好管理信息化建設(shè)的工作。但是當(dāng)前，許多檔案館對于檔案的管理信息化水平不足，對于一些時間較久的檔案，沒有將其以數(shù)據(jù)化的形式整理到數(shù)據(jù)資源庫中，且在有新的檔案人庫之后，沒有及時地將這些檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)畫的信息進(jìn)行保存。再者，檔案館的信息化管理平臺的功能建設(shè)也仍然有待完善，檔案館的管理人員應(yīng)當(dāng)可以根據(jù)實(shí)際情況對管理信息平臺下的目錄分類進(jìn)行增加或減少的調(diào)整，但是當(dāng)前的許多檔案館的信息化管理平臺并不支持這一項(xiàng)功能，這就導(dǎo)致檔案館的信息分類存在著問題，有許多信息雖然轉(zhuǎn)變?yōu)榱藬?shù)據(jù)化的信息，但是由于分類不當(dāng)，導(dǎo)致在調(diào)取信息的時候難以找到這些信息。

三、基于大數(shù)據(jù)條件下現(xiàn)代檔案館建設(shè)的策略

（一）豐富檔案館的信息化服務(wù)內(nèi)容與范圍

為了能夠有效對提升我國的檔案館的服務(wù)信息化水平，就需要落實(shí)好檔案館的信息化服務(wù)工作的內(nèi)容與范圍。這就需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員對人們對檔案有查閱和使用需求的情況進(jìn)行總結(jié)分析，對人們所需要的檔案服務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分。之后，需要相關(guān)的技術(shù)人員在檔案館的信息化服務(wù)平臺的建設(shè)工作中將這些服務(wù)的內(nèi)容與范圍按照總結(jié)進(jìn)行擴(kuò)充，提供更加全面且周到的服務(wù)。需要強(qiáng)調(diào)的時，檔案館必須提供線上調(diào)取檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)，盡管這其中存在著一定的安全問題，但是對于基礎(chǔ)的、非保密性質(zhì)的檔案信息，可以允許用戶通過信息化的服務(wù)平臺的調(diào)取檔案信息。為了確保這些檔案信息的安全性，需要每一位用戶在調(diào)取檔案信息的時候，必須使用具有調(diào)取相關(guān)檔案權(quán)限的賬號與密碼登錄之后，才能對檔案進(jìn)行調(diào)取。這些調(diào)取信息的數(shù)據(jù)信息也會在服務(wù)終端被保存下來，如果后續(xù)出現(xiàn)了問題，可以根據(jù)賬號信息追究相關(guān)人員的責(zé)任。再者，對于到檔案館調(diào)取信息的人員，則需要檔案館的現(xiàn)場也做好信息化服務(wù)，可以放置支持自主查詢檔案的設(shè)備，并且安排專業(yè)的檔案管理人員向這些來訪者講解線上服務(wù)平臺的使用。對于來到現(xiàn)場調(diào)取的資料為機(jī)密資料的人員，則可以運(yùn)用科技技術(shù)，根據(jù)可以識別身份的證件識別其身份，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行識別，只有身份符合查閱資格的人才能獲取到檔案，并且采集其指紋，將指紋錄人到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中。

（二）為檔案館的工作人員提供信息化能力培訓(xùn)

首先，可以嘗試為檔案館中已經(jīng)具備一定年級的工作人員提供信息化能力提升的培訓(xùn)，可以不必深入地學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，只需要具備簡單的計(jì)算機(jī)的能力即可，考慮到其具備豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，可以將這些員工的工作從前臺服務(wù)調(diào)動到后臺管理與控制，對檔案館的管理工作進(jìn)行監(jiān)督。之后，考慮到檔案館的前臺服務(wù)空缺，且需要具備較高信息化素養(yǎng)的人員，因此檔案館應(yīng)當(dāng)及時地招納新的年輕的人才，在招聘的時候，必須對這些人員的信息化水平掌握的能力進(jìn)行考察，確保其具備較高的信息化水平，能夠快速地學(xué)習(xí)掌握檔案館中的各個信息化設(shè)備的操縱。之后，需要組織這些具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員對新招聘的人員進(jìn)行基礎(chǔ)的工作培訓(xùn)，確保這些新招聘的工作人員已經(jīng)完全地熟悉了檔案館之后，可以對這些新的員工進(jìn)行具有針對性的信息化崗位培訓(xùn)，幫助其深入地學(xué)習(xí)與了解圖書館中的各個信息化設(shè)備的功能與用法。最后，在培訓(xùn)結(jié)束之后需要對這些新的人員進(jìn)行考核，確保其具備合格的信息化水平和檔案管理常識之后，才能正式地進(jìn)入工作崗位。

（三）提升檔案館管理的信息化管理水平

檔案館必須提升管理的信息化水平，將檔案館中全部的資料都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)化的形式保存起來，對于新增加的檔案信息，也應(yīng)當(dāng)及時地將其錄人到數(shù)據(jù)信息資源庫中。其次，還需要檔案管理系統(tǒng)中開發(fā)設(shè)計(jì)出能夠供檔案管理人員對分類進(jìn)行調(diào)整的功能，從而實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)化的檔案信息進(jìn)行高效的管理。

四、結(jié)語

檔案管理工作是對于政府工作和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要工作，各個行業(yè)都需要進(jìn)行檔案管理，檔案的種類也非常豐富，根據(jù)不同的行業(yè)和企業(yè)的性質(zhì)，其所需要進(jìn)行管理的檔案的類別也有很大的區(qū)別。但是這些檔案管理工作都是萬變不離其宗，都是對大量的信息進(jìn)行分類和保存，確保這些信息不會有缺失的情況，保障信息的完整性。因此，面對數(shù)量眾多的信息，可以采用信息化的技術(shù)進(jìn)行高效地管理，能夠讓這些信息更好地服務(wù)于對其有需要的人。所以，在大數(shù)據(jù)時代，現(xiàn)代檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)成為擁有信息化管理水平的地方。當(dāng)前，在建設(shè)的過程中，需要解決的問題主要有，檔案館服務(wù)的信息化水平有待提升，檔案館工作人員的信息化的能力不足，以及檔案館的管理信息化水平建設(shè)不足。對此的解決方法為豐富檔案館的信息化服務(wù)內(nèi)容與范圍，為檔案館的工作人員提供信息化能力培訓(xùn)，以及提升檔案館管理的信息化管理水平。

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