建筑工程檔案管理的重要性分析及科學化管理對策

房小明

【摘要】隨著社會經濟的發展，我國的建筑工程建設有了很大進展，建筑工程檔案管理工作也越來越受到重視。建筑工程管理中比較重要的一項工作內容就是做好檔案的管理工作，文章主要介紹了檔案管理的重要性，并且進一步探討了如何更好的進行管理方面的優化，最終達成提升管理質量的目標。

【關鍵詞】建筑工程;檔案管理;重要性;管理對策

在建筑企業的管理中，檔案管理是非常重要的組成部分。檔案管理要對建筑工程所有文件和數據進行歸檔，實施妥善管理，這項管理工作涉及的內容較多，程序較繁，極具復雜性，要想真正做好檔案管理工作并不是一件容易的事情。隨著信息技術的快速發展，大數據被廣泛應用在社會的各行業當中，發揮了巨大的優勢，推動了社會的更快發展。工程建筑檔案管理工作也要順應時代的發展變化，樹立起現代化的管理理念，及時開展檔案管理的信息化建設，發揮出數字技術和網絡技術的優勢，切實提升建筑工程檔案管理的效率和質量。

1、建筑工程檔案資料管理的重要性

建筑工程工序復雜，建筑面積較大且時間較長，在涉及知識面較廣的長期工程施工中，會產生相當大量的與建筑工程相關的檔案資料，而一般相關資料管理工作是對施工信息的保存，是保證施工質量的基礎。因此，在專門的檔案保管制度建立過程中，有很多相關的問題需要注意，一個完整的檔案保管部門能夠通過完整的保管制度對檔案資料進行總結，幫助企業提升運行水平與管理質量，從而提升工程質量，最終達到創造經濟效益、增強企業競爭力的目的。

2、當前的建筑工程在實際開展檔案管理過程中暴露的缺陷

目前進行建筑工程檔案管理人員的整體素養比較低，他們缺乏更加專業和系統的技能培訓，而且并不具備較為豐富的管理工作經歷，所以整體的檔案管理質量差強人意。其次，缺失較為科學合理的建筑工程檔案管理體系，雖然隨著時代的進步，我國在建筑工程檔案管理方面投入了更多的關注力，但是依舊缺失更加全面合理的檔案管理體系和制度，這就不利于解決管理中暴露的缺陷和問題。而且很多的建筑施工企業并不具備科學有效的管理制度，不利于后續開展建筑工程檔案管理工作。最后，建筑企業中的管理工作人員沒有在思想上對檔案管理工作有一個足夠的重視，缺乏專業的管理思維和意識。所以，總的來說，建筑企業在進行檔案管理方面更需要投入足夠多的人力和物力，為檔案管理工作的順利開展打下堅實可靠的基礎，這樣才能夠不斷的提升建筑的建設質量。

3、如何更好的在建筑工程中進行檔案管理

3.1及時更新信息化設備

在傳統的檔案管理工作中，最常用到的是紙質檔案，這種檔案形式具有一定的劣勢，例如，紙質的檔案隨著使用頻率的增多，很容易造成損壞;容易受到蟲蛀，發生霉變等，將嚴重影響檔案保存的穩定性和長久性。對于檔案管理中的落后的信息化設備，建筑企業要及時的進行更新和升級，推動檔案管理的信息化發展，提升檔案管理工作的效果和質量。

3.2優化管理人員配置

首先，基于信息安全的前提下，對管理人員進行第一道篩選，進入公司時間較短的不在考慮范圍。企業應該基于對員工信任度和工作方面的基礎上對員工進行選擇。其次，因為檔案資料設計方面較廣，涉及時間較長，工作量較大，相關數據和文本內容都十分復雜，因此需要在精細化管理的基礎管理之上對于相關工作進行配置優化，在內部管理人員中以責任心和工作經驗為前提進行選拔，對于之前從事各種崗位的內部人員（例如從事施工管理崗位），讓其留在施工崗位進行施工進度相關數據的收集，同時可以定期外聘相關專業人才開展培訓，提升管理人員的整體水平，并且進行定期的多方面綜合考核，使其在相關管理工作過程中更加得心應手。

3.3強化和各方溝通交流，做好組織協調工作

保證工程技術資料的完整性、真實性、精準性的前提就是施工企業在項目施工前就需要加大和企業外部的第三方監管人員、小區業主、設計師等相關人員的溝通交流，合理完成組織協調工作。同時企業高層決策者要在企業內部明確告知各部門要一致配合管理部門的工作，提高資源管理人員收集和整理工作的效率。同時項目施工管理人員要結合實際施工流程和施工環節合理安排施工人員，并記錄好施工環節或施工內容提前或延后的原因，以免出現記錄工程資料與實際施工情況不統一，造成工程資料填寫錯誤。

3.4不斷豐富檔案信息服務的形式

其一，利用微縮技術服務。在工程檔案管理中，必然會有一些非常重要或者非常珍貴的檔案資料，對這些資料的保管要非常謹慎，既要防止損壞，也要防止丟失或者被盜。這時可以利用微縮技術，將這些資料進行縮減，進而妥善保管。另外，在工程檔案管理中，資料信息非常多，而且繁雜，加強信息化建設，利用信息技術的強大功能，能夠極大的提升檔案管理的效率和質量。

3.5做好檔案管理人才的培養

隨著信息化技術的普及，建筑工程的檔案管理更應該緊隨時代的腳步，慢慢的實現信息化和網絡化的管理，在新的時代背景下，建筑工程也迎來了新的機遇，與此同時，也帶來了更多的挑戰，這就對相關的管理工作人員提出了更高的要求，需要不斷的學習新型的技術和掌握更多的技能，而且也要積極的解決管理中的各種問題。所以，在未來的管理工作中，企業要做好管理人才的培養，不斷的提升管理人員的綜合素養，確保掌握更多先進的技術和專業的知識，提升個人的創新水平。

結語：

綜上所述，在實際建筑工程建設的進程中，通過建筑檔案可以更好的反映出實際的狀況，這也是進行工程質量分析的重要途徑。所以，建筑工程的檔案管理工作在實際的企業管理和發揮中都占據著十分重要的作用。為了確保企業的可持續發展和進步，企業一定要做好對于檔案的管理工作，要緊隨時代的發展腳步，結合現代化的信息技術實現信息化管理，進而更好的保障建筑檔案管理的指令，確保其具備更強的科學性、合理性、完善性，為建筑行業的可持續發展奠定基礎，這也有助于企業的可持續發展和進步，以便在激烈的市場競爭中占據一席之地。

參考文獻：

[1]尉寧.建筑工程檔案科學化管理的實現路徑[J].城建檔案，2018（09）：47-48.

[2]史瑞.建筑工程企業檔案的科學化管理策略研究[J].居舍，2018（19）：219+185.