強化辦公室協調職能高效服務電力企業管理的研究

申洲

摘 要：電力企業辦公室是溝通與協調企業各項活動的重要橋梁，為了促進企業發展，需要強化辦公室協調服務能力。基于此，本文針對辦公室協調工作特征與基本內容進行分析，同時提出了以內控管理為核心理念的辦公室協調職能發展策略，并且使用有效措施來強化辦公室的協調職能，推進電力企業綜合實力的提升。

關鍵詞：電力企業;協調職能;辦公室管理

1 電力企業辦公室協調的核心要求

現階段企業管理當中，辦公時之間的相互協調，其所表現出的是部門之間的溝通和協作能力，用以提高企業內部的實際運轉效率，最終達到企業發展和企業創新的目的，切實提高企業服務能力水平。與一般企業不同，我國電力企業作為國有能源企業和民生企業，在構建管理機制與服務模式時，應當充分認識到市場需求和企業內部機制建立之間的相互影響作用特征，因此筆者認為，電力企業在管理制度建設和創新當中，所提出的辦公室職能協調需要政策、關系、部署以及社會、經濟等方面作為重點的協調內容，開展協調以及交流工作。在具體的劃分當中，則可以將幾種關系的協調和交流作為內部協調和外部協調進行關系構建，從而打造符合電力企業內部深化、外部服務需求滿足的管理新模式。

2 電力企業管理改革創新的內控理念

內部控制理念制度建設，是當前階段企業在開展管理工作過程中的主要管理理念之一，企業通過內部控制方式，加強企業內部的部門交流和部門協調，從而實現企業管理能力和發展潛力等多方面的提升。因此筆者在進行電力企業管理創新和服務模式深化的研究過程中，將電力企業內部的辦公室職能協調工作與現代企業管理理念當中所提倡的內部控制機制相互結合，從而構建新形勢下電力企業的發展重點，幫助各部門辦公室能夠在企業發展過程中正確認識自身的定位和職能，并積極進行職能的構建和完善，為企業的服務水平提升和創新發展服務。

基于勝任力模型建設方式進行辦公室職能評價，并將勝任力評價引入到內部控制實現當中，是本文所提出的主要創新要點。眾所周知，電力企業辦公室職能的劃分，需要以電力企業的實際市場化服務需要為前提，構建不同的部門功能。部門間功能的有效達成，是企業基礎層面“一加一大于二”的創新滿足前提，只有在部門辦公室職能滿足的基礎之上，電力企業才能夠談到發展和高效服務。因此部門辦公室成為了核心關鍵。勝任力模型的建設能夠有效評價辦公室在其職能范疇內的實際工作情況，并完成對其是否能夠取得成績的預判。滿足勝任要求的辦公室單位，能夠在職能滿足的基礎上，實現突破;而缺少勝任能力的辦公室單位，對于企業發展則可能存在阻礙、“拖后腿”等負面效應。因此在進行辦公室職能協調之前，應當加強辦公室內部的職能完善和溝通交流，最終形成完善的勝任力內控機制。

結合以往的企業管理經驗能夠了解到，電力企業內部辦公室是否具有職能勝任水平，將成為企業發展成敗的關鍵因素。內部控制機制當中，借助單位部門行為評價和專家指標模式等策略，能夠有效地進行辦公室職能完成度的劃分，并以此為出發點，對辦公室職能效率和協調性進行充分評價，形成完善的內控機制。

3 強化辦公室協調職能有效措施

3.1 強化辦公室綜合協調

作為電力企業內員工與領導之間溝通的橋梁，企業辦公室應當立足于企業發展現狀，明確自身建設的目標，不斷強化辦公室的綜合協調。電力企業領導應當充分了解辦公室職能，充分信任辦公室成員。領導對于辦公室的工作具有引導作用，但同時也應尊重辦公室成員的工作方式。辦公室需要將領導的決策進行落實，把指令文件轉化為具體活動。強化辦公室綜合協調功能，必須要全方位提升辦公室工作能力，不能出現短板，一旦發現短板要及時彌補，保證辦公室綜合協調能力符合電力企業發展的需求。

3.2 堅持遵從辦公室協調工作特征

電力企業辦公室工作事項較為繁重，只要總體上堅持以下幾點特征，就會有效提升辦公室協調職能應用質量。第一點在于從屬性，辦公室內部擁有完整的等級制度，任何工作都需要聽從負責人的指令，并且辦公室內部人員執行。辦公室內部協調工作受到范圍的局限，必須要堅守企業內部的規定，在領導指導思想下開展工作，不可以越過領導者限定的權力范圍。在具體工作過程中，如果遭受了突發事件或者是外界力量的干擾，工作方向不得不和領導者意見出現不同，也需及時上報領導，讓領導了解辦公室協調工作的實時動態。第二點在于磋商性，辦公室活動的磋商性能夠幫助提升協調工作的準確性，并提升各方滿意程度。在協調工作開始之前應建立磋商思想，推動辦公室內部工作過人員圍繞每一個問題開展交流和討論，確立最終方案。第三點是服務性，辦公室的本質是服務部門，企業內部各個職能部門之間的關系都需要辦公室進行協調，辦公室需要為各方提供高質量服務，才能夠展示出自身價值。第四點在于全局性，辦公室協調工作應立足于企業的發展全局，又落實到企業的每一個生產環節。

3.3 樹立辦公室協調工作權威

電力企業在以往很長一段時間都實行政企不分家的經營理念，導致企業內部出現了領導權威過大，壓制其他人話語權的現象。這種現象長久發展下來，不僅在企業內部形成了一言堂的現象，還導致內部員工工作積極性越來越低，無法發揮自身創造性。電力企業辦公室應該樹立起工作權威，既尊重領導的決定，又要發揮自身作用，堅定不移地堅持民主意識以及協調意識。在傳統學術思想影響下，很多工作人員自身不會主動參與協調工作，一味習慣按照規定章程辦事，導致辦公室內部氛圍較差，無法隨著企業的發展而不斷進步。企業應當增強對辦公室工作現狀的認知，轉變觀點，理解辦公室工作的內容與特征，認識到只有加強溝通與交流，才可以推進企業進步。

3.4 提升辦公室人員協調工作能力

辦公室人員協調工作的能力直接影響到辦公室工作效率，還會影響到領導對辦公室的滿意程度。為了有效提升辦公室人員協調工作能力，需要從三個方面入手：

（1）辦公室人員招聘環節，目前我國高校教育事業發展良好，企業在招聘時應該注重應聘者的學歷以及工作經驗，將二者共同列入重點考慮范圍。招聘時還應該設立一些常見的工作情景，讓應聘者臨場發揮做出判斷。選擇個人能力優異者進入到辦公室工作體系中，并不能一味以學歷或是工作經歷為評判標準。（2）針對已經入職的員工，也可以開展定期培訓工作。在職員工對企業業務較為熟練，但同時也受到工作環境的限制而很難與提升個人的文化素質水平，企業可以邀請對企業辦公室協調工作研究較為深入的專家學者，來到企業進行公開課演講，開拓辦公室員工的視野。在職員工也要熟練應用網絡資源，通過網絡獲取最新的行業動態，以知識武裝自己，提升個人能力。

（3）企業還應該建立起嚴格的辦公室內部獎懲機制，將獎勵與懲罰都和辦公室員工的工作成果掛鉤，督促員工不斷提升個人能力，為企業創造更大的價值。獎懲機制具體內容需要按照公司實力以及業內規范制定，獎勵的內容可以分為物質獎勵、精神獎勵，對季度表現優異的員工，發放獎金，當同一位員工連續幾個季度保持端正工作態度與優秀工作成果，可以適當進行職位晉升。而對一些工作態度較差的員工，先開展口頭警告，督促其轉變工作態度，再觀察其后續表現，引導員工改正惡習，走上工作正途。

4 結論

綜上所述，電力企業發展過程中辦公室協調職能起到了重要的作用。電力企業由多個部門構成，辦公室協調職能有助于提升電力企業管理水平，集中企業內部權力，促進電力企業實現綜合平衡發展，快速處理各類業務，推動企業不斷轉型升級，獲得廣闊的發展前景。