關于行政事務管理信息系統的設計研究

馮松

摘 要：本文選擇就行政事務管理信息系統設計這一論點進行分析和研究，為了確保分析和研究的全面性，設計了如下研究框架。首先，闡述了行政事務管理工作的內涵，了解行政管理工作廣義以及狹義的定義，利于為后續的分析奠定理論基礎。其次，分析了行政事務管理的主要工作內容，了解行政管理的不同方面。最后探索了行政事務管理信息系統設計的有效舉措，力求為相關單位以及工作人員提供理論參考依據，設計更加科學和滿足實際需求的行政事務管理信息系統，降低事務管理工作的難度，保證行政事務管理工作更加高效的落實。

關鍵詞：行政事務;管理信息系統;設計

前言

社會的發展，科學技術的進步帶動了我國經濟的發展，使得人們的生活以及工作節奏加快。在此背景下，行政事務管理此項工作的任務量也不斷增加，為了尋求更加科學高效和實用的行政事務管理方法，成為當下社會發展的迫切需求。總的來說，企業要想更加高效地落實此項工作，必須設計一套滿足實際需求的行政事務管理信息系統。這樣才能降低行政事務管理工作更加高效落實此項工作。

1.行政事務管理工作概述

從廣義的角度來說，行政管理事務，主要是主要包括對行政事務的管理以及辦公事務的管理。從狹義的角度來說，行政事務管理主要是把行把行政放在主要位置，對行政事務以及辦公事務有效結合，但更注重行政管理工作。行政事務管理工作的職責要求相關工作人員在日常工作期間，做好計劃安排工作，明確崗各崗位的職責，注重橫向溝通以及縱向溝通，有效的和各個主體進行聯系，做好各部門的協調工作。

此外，也要注重信息的收集與整理，及時把所收集到的重要信息提供給管理者。利于帶動企業單位的發展，只有這樣才能更加高效地落實好行政事務管理工作[1]。

2.行政事務管理工作主要內容

2.1物品管理與會議組織工作

行政事務管理工作需要負責物品的管理以及會議的組織工作，首先要其負責對公司全部辦公用品以及辦公設備的采購、登記和核查管理等工作，負責對物品的調配和保管等工作，此項工作要求工作人員做到賬務的相符。其次，負責企業文化的建設，組織各類企業活動，宣傳企業的文化理念。

2.2環境衛生與安全保衛工作

環境衛生與安全保衛工作主要是對辦公秩序以及環境的監督環境的監管工作，負責安全保衛工作，結合實際制定完善的安全防火管理制度，保證公司處于穩定的運行狀態[2]。

2.3各項事務與設備管理工作

各項事務的管理，包括企業、企業和客戶之間各類相關事務，以及企業發展期間的各類事務等工作。此外，行政事務管理工作人員也要發揮自身的職責，完成領導臨時所交代的各類任務，為企業發展貢獻自身的力量。

3.行政事務管理信息系統的設計舉措

首先，在系統設計期間，應了解系統設計的需求，明確業務目標，讓系統參與者來進行設計，首先，對于企業來說，其行政事務工作的有效開展屬于企業內部的工作，因此，企業需要在內部建設系統化的數據信息共享平臺，以此來協助行政部門兒以及各個部門之間的各項工作，利于各個部門及時交流、高效管理，確保行政事務管理工作的高效落實。保證行政事務管理的便捷性、公開性以及高效性，實現企業數據信息平臺的備份以及查詢，企業管理者以及工作人員可利用系統中存儲的數據信息來判斷企業當下發展的情況，并為企業未來的發展做指引。

企業信息系統參與者應包括總經理、行政主管、行政專員和部門主管、各部門助理以及系統的管理工作人員，對于總經理來說，其可以進行一些申請和審批的操作;行政主管則可以負責全部行政事務的管理;審批以及考核行政專員對行政事務相關基礎工作進行負責;部門主管以及部門助理需要做好部門事務相關工作的審核以及監督[3]。普通工作人員可通過系統平臺獲取滿足自身工作需求的數據信息，保證自身工作的高效落實，系統管理工作人員具備所有的系統操作權限。

此外，在系統設計期間，也要確保系統設計的安全性，了解系統安全性的需求，如加密解密的需求數據存儲以及安全需求身份認證與日志的需求等，做好安全防護設計工作，這樣才能保證存儲到數據庫的信息被有效被保密，避免重要信息的泄露[4]。

結束語

綜上所述可以看出，行政管理行政事務管理工作主要包括以下幾個方面：包括行政物品、會議組織的管理工作環境衛生、安全保衛工作以及各項事務和設備管理工作，基于行政事務管理工作的繁雜性以及重要性，企業在管理期間需要構建行政事務管理信息系統，做好系統的設計，利用系統來落實各方面的工作。總的來說，企業在行政事務管理信息系統設計期間，應明確業務的目標，考慮到系統參與者來進行設計，如考慮到總經理、行政主管以行政專員和部門主管的工作需求，以此來開發和設計系統，利于更加便捷的應用系統平臺，確保信息數據的有效傳遞，通過系統提供重要信息，科學決策，更加高效地落實行政事務管理工作。

參考文獻

[1]蘇藍天，魏寶林.行政辦公實物管理信息系統的實現與應用[J].大科技，2018，000（033）：302-304.

[2]李東旭.綜合行政事務管理信息系統的設計與實現[J].科學與財富，2018，000（022）：211-212.

[3]王星月.新時期辦公室行政事務管理分析[J].數碼世界，2019，000（007）：175.

[4]山東國子軟件股份有限公司.推動信息化建設助力國有資產管理——對行政事業資產管理信息系統改造的思考[J].行政事業資產與財務，2018（15）：25-26.