大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理分析

王婷 遲元春

摘 要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的涌現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案管理面臨新的機(jī)遇。相比企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)工作方法存在效率低下，難以實(shí)現(xiàn)快速查詢和輔助決策的問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)為辦公室檔案管理模式優(yōu)化提供了先進(jìn)的條件和手段。如何利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，積極創(chuàng)新公室檔案管理的思路和和工作手段，從而提升辦公室檔案管理的工作效率和服務(wù)能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;辦公室;大數(shù)據(jù);對策;問題

一、大數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)涵

什么是大數(shù)據(jù)？ 大數(shù)據(jù)是指通過精準(zhǔn)地發(fā)掘、采集與分析，在海量類型數(shù)據(jù)中快速獲得更有價值的信息的能力。大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于數(shù)據(jù)多、效率高、價值大。其中涵蓋的數(shù)據(jù)類型多種多樣，又能在一定時間內(nèi)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選與分析，精確地提煉出所需要的信息，在短時間內(nèi)生成與傳播，節(jié)省了大量人力和物力[1]。

大數(shù)據(jù)檔案與大數(shù)據(jù)大致相同，其不同之處在于數(shù)據(jù)不夠集中，但更為真實(shí)與精確。具體說來就是，傳統(tǒng)檔案漸漸在向信息化檔案靠攏，所以電子檔案的數(shù)量時刻都在增長。另外，檔案的類型多種多樣，在形成上可以劃分為國家機(jī)關(guān)、黨組織、事業(yè)單位、企業(yè)等。又根據(jù)記錄信息的方式分為紙質(zhì)版與電子版。電子檔案打破了傳統(tǒng)檔案的局限性，在繼承傳統(tǒng)檔案的圖文記錄形式的基礎(chǔ)上，添加了視頻、音頻等形式。因此，數(shù)據(jù)量日益劇增[2]。如今，信息技術(shù)帶動了各個領(lǐng)域的發(fā)展，將信息技術(shù)融入檔案管理系統(tǒng)，要求在有效的時間內(nèi)，系統(tǒng)完成對數(shù)據(jù)的采集、歸類、分析、整理和生成一系列流程，才能為檔案管理人員提供便利的條件。檔案的實(shí)際意義在于為人們提供更權(quán)威、精確的信息，所具有的價值意義明顯，由于信息分布較為零散，需要進(jìn)行集中整理與歸納。

二、大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理中存在的問題

（一）電子檔案管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化

電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

（二）電子檔案管理設(shè)備有待更新

電子檔案管理中，檔案調(diào)取速度、儲存速度以及檔案分析速度的主要影響因素就是電子檔案管理的設(shè)備，而現(xiàn)階段部分行業(yè)的電子檔案管理中，存在設(shè)備老化情況嚴(yán)重、硬件設(shè)備質(zhì)量不足和軟件系統(tǒng)搭載速度不足的現(xiàn)實(shí)問題，因此造成電子檔案管理的優(yōu)勢難以體現(xiàn)。陳舊的電子設(shè)備容易在檔案管理過程中出現(xiàn)死機(jī)的情況，造成檔案數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理工作的開展帶來嚴(yán)重的不利影響。

（三）電子檔案管理中大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)不足

電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的永久儲存以及對檔案數(shù)據(jù)的全面分析，便于行業(yè)進(jìn)行檔案對比，以實(shí)現(xiàn)行業(yè)的最優(yōu)化選擇[3]。而在現(xiàn)階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數(shù)據(jù)平臺構(gòu)建不足的現(xiàn)實(shí)問題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設(shè)備損壞而發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無法發(fā)揮，沒有辦法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對比，因此給檔案管理工作的發(fā)展帶來了嚴(yán)重的不利影響。

（四）電子檔案管理中安全防護(hù)機(jī)制有待完善

電子檔案管理作為依托于現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，雖然大幅提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但與此同時，也面臨互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題的威脅，因此落實(shí)安全防護(hù)機(jī)制有著重要意義。而現(xiàn)階段的電子檔案管理中，安全防護(hù)機(jī)制的建設(shè)還有待完善，使電子數(shù)據(jù)檔案面臨著信息泄漏的威脅，給行業(yè)發(fā)展埋下了安全隱患。

三、大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理的有效對策

（一）落實(shí)培訓(xùn)計劃，強(qiáng)化電子檔案管理人員的綜合能力

管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓(xùn)計劃，通過高質(zhì)量的培訓(xùn)工作落實(shí)，對電子檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機(jī)設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動電子檔案管理工作的落實(shí)。

（二）更新電子設(shè)備，保證硬件系統(tǒng)的質(zhì)量

在電子檔案管理中，重要的管理工具就是現(xiàn)代電子設(shè)備以及其硬件設(shè)施，電子設(shè)備和硬件系統(tǒng)的質(zhì)量也決定了電子檔案管理的整體質(zhì)量。因此，在電子檔案管理工作開展時，要對電子設(shè)備進(jìn)行革新，保證電子設(shè)備及其硬件系統(tǒng)能夠滿足電子檔案管理的需求，保證軟件系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，避免因?yàn)檐浖到y(tǒng)搭載問題造成檔案數(shù)據(jù)的損失，影響電子檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）建立檔案大數(shù)據(jù)平臺，保證電子檔案管理的功能得以完全發(fā)揮

大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)是現(xiàn)代電子檔案管理的重要特征體現(xiàn)，是電子檔案管理功能完全發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行平臺數(shù)據(jù)的云端儲存，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長久保存。同時，也能夠通過大數(shù)據(jù)平臺對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行篩選對比，為行業(yè)決策的落實(shí)提供數(shù)據(jù)分析保障，推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）落實(shí)安全防護(hù)機(jī)制，避免檔案數(shù)據(jù)信息的泄漏

大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)據(jù)的重要性不言而喻，一旦發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息泄漏的情況，不僅會給行業(yè)發(fā)展帶來麻煩，甚至還會給行業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此在電子檔案管理中，必須建立安全防護(hù)機(jī)制，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密保存，避免出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)泄漏的情況。并建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)防火墻，避免不法分子通過網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)竊取的方式，將檔案信息數(shù)據(jù)盜走，給行業(yè)發(fā)展帶來隱患。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代來臨，企業(yè)檔案管理人員要跟上步伐，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)思維，全面提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，尤其是讓檔案信息真正為企業(yè)帶來增值服務(wù)和價值，發(fā)揮應(yīng)有的效用。具體實(shí)施上，首先，依托大數(shù)據(jù)平臺集成現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步明確辦公檔案數(shù)據(jù)管理的日常職責(zé)分工;其次，需要根據(jù)大數(shù)據(jù)平臺管理的特點(diǎn)，完善數(shù)據(jù)使用審批規(guī)范;最后，在日常工作中利用好大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，熟練掌握插入、修改、檢索、查找、刪除等基本數(shù)據(jù)功能，提高檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]魏東奎.大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2020（16）：98+100.

[2]王輝.大數(shù)據(jù)視角下檔案信息化管理的有效途徑探究[J].科技風(fēng)，2020（16）：104.

[3]李永萍.大數(shù)據(jù)下的檔案數(shù)字化淺析[J].內(nèi)蒙古水利，2020（05）：72-73.