公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理強(qiáng)化措施

劉世強(qiáng)

摘 要：目前我國(guó)的圖書(shū)館主要是各高校圖書(shū)館、研究所圖書(shū)館、地區(qū)公共圖書(shū)館以及部分企業(yè)私有的圖書(shū)館，其中公共圖書(shū)館是國(guó)家為了提升國(guó)民知識(shí)水平而建立的面向廣大群眾的公共場(chǎng)所。檔案管理是圖書(shū)館業(yè)務(wù)中最重要的業(yè)務(wù)之一，直接關(guān)系到了圖書(shū)館的館藏運(yùn)營(yíng)情況，而我國(guó)擁有的圖書(shū)館數(shù)量基數(shù)大，廣大圖書(shū)館應(yīng)注意檔案管理業(yè)務(wù)的加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：公共圖書(shū)館;檔案管理;強(qiáng)化措施

公共圖書(shū)館存在的意義宗旨是為人民服務(wù)，主要是通過(guò)向廣大人民群眾提供無(wú)償?shù)臅?shū)籍、檔案、報(bào)紙等資料，提升人民群眾的知識(shí)水平，為文明和諧社會(huì)的建設(shè)奠基基礎(chǔ)。因此，公共圖書(shū)館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)館藏資源的管理，提升大眾的閱讀興趣。筆者分析總結(jié)了近年來(lái)圖書(shū)館在檔案管理時(shí)存在的問(wèn)題，以及相對(duì)應(yīng)的有效的處理措施，就公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理的強(qiáng)化措施進(jìn)行綜述。

一、公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理的意義

（一）有利于提高圖書(shū)館的檔案管理的規(guī)范性和工作效率

21世紀(jì)是信息技術(shù)的時(shí)代，這一點(diǎn)在圖書(shū)館管理上也有很明顯的體現(xiàn)。信息數(shù)字化管理引入圖書(shū)館檔案管理業(yè)務(wù)中，即減少了繁復(fù)冗余工作量，節(jié)約了人力資源，又提升了檔案管理的秩序，使圖書(shū)館能有條不紊的運(yùn)行，增強(qiáng)的檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范性。圖書(shū)館資源信息化還有利于各館之間的資源共享，將電子數(shù)字化圖書(shū)、檔案等資源上傳，共同構(gòu)建一個(gè)依托于線上網(wǎng)絡(luò)電子圖書(shū)館，使珍貴的資料發(fā)揮更大的作用。信息化的檔案管理能使圖書(shū)館的管理工作變得更具規(guī)范性和操作性，能提升管理人員的工作效率和讀者的使用體驗(yàn)感。

（二）為圖書(shū)館后續(xù)發(fā)展提供參考意見(jiàn)

在解決問(wèn)題時(shí)，問(wèn)題分析總結(jié)是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系到未來(lái)的發(fā)展方向。圖書(shū)館的管理工作也是如此，檔案管理的定期分析總結(jié)有利于管理者發(fā)現(xiàn)管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行修改，避免問(wèn)題的擴(kuò)大。總結(jié)問(wèn)題所得出的結(jié)論規(guī)律，能為檔案管理工作后續(xù)調(diào)整方向提供參考意見(jiàn)。此外，一個(gè)整潔、有秩序、查找方便的圖書(shū)館更受讀者們的喜愛(ài)，這也有利于提高公共圖書(shū)館在人民群眾心目中的地位，營(yíng)造良好的社會(huì)形象，推動(dòng)圖書(shū)館事業(yè)的良好發(fā)展。

（三）有利于圖書(shū)館館藏資源的保護(hù)

建立良好的檔案管理秩序，能更好的保護(hù)圖書(shū)館中的資源。相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化的圖書(shū)館檔案管理工作能減少圖書(shū)來(lái)回搬移、翻找造成的磨損，有利于資源的保護(hù)。檔案管理的工作記錄也是對(duì)整個(gè)圖書(shū)館資源的整理，是一筆寶貴的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)圖書(shū)館管理學(xué)的研究者具有重要實(shí)踐意義。它能給研究者提供更專業(yè)、真實(shí)的圖書(shū)館管理一線數(shù)據(jù)，而研究者得出的理論結(jié)果，能反饋回圖書(shū)館，加強(qiáng)圖書(shū)館管理工作的理論基礎(chǔ)。

二、公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)設(shè)施落后，檔案管理業(yè)務(wù)更新艱難

目前，全國(guó)各地的公共圖書(shū)館都在推行數(shù)字化、信息化檔案管理，但部分地區(qū)由于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的限制，能給圖書(shū)館的財(cái)政經(jīng)費(fèi)較少。圖書(shū)館能購(gòu)買的數(shù)字信息化相關(guān)設(shè)備有限，雖然大部分圖書(shū)館都配置了檔案室、計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，但在自動(dòng)化方面還是和高校圖書(shū)館存在一定的差距。此外，圖書(shū)館資源共享的程度也有限，目前較先進(jìn)的圖書(shū)館管內(nèi)局域網(wǎng)建設(shè)在大部分公共圖書(shū)館內(nèi)還未推行，這導(dǎo)致了公共圖書(shū)館現(xiàn)代化管理程度和資源共享程度滯后問(wèn)題嚴(yán)重。

（二）公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理制度不完善，管理方式陳舊

據(jù)調(diào)查，目前在我國(guó)部分經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，部分公共圖書(shū)館仍未建立起一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范的管理制度。人員的安排以及工作的分配存在不合理的地方，如檔案資料要經(jīng)多人、多層手續(xù)，沒(méi)有專職的人員來(lái)管理，若這個(gè)環(huán)節(jié)中的人員出現(xiàn)的問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案資料管理暫停，還可能引發(fā)重要文件資料的丟失和圖書(shū)堆積;有些圖書(shū)館檔案資料沒(méi)有分類存放，導(dǎo)致資源混亂;人員安排不合理，因?yàn)閳D書(shū)館的大部分工作是機(jī)械性、重復(fù)性的工作，安排的時(shí)間和工作量沒(méi)有彈性，容易讓管理人員出現(xiàn)消極工作情緒。

（三）檔案管理人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不充分，安全問(wèn)題成隱患

圖書(shū)館的人員是根據(jù)國(guó)家相關(guān)職業(yè)規(guī)定進(jìn)行招聘的，在專業(yè)知識(shí)上不能進(jìn)行特別的挑選，不能找出在某個(gè)領(lǐng)域具有突出能力的人員。再加之圖書(shū)館工作看似簡(jiǎn)單實(shí)則復(fù)雜瑣碎，很多人員都是身兼數(shù)職，這就導(dǎo)致了管理人員不能完全集中，全心全力的投入到檔案管理工作中去，容易在工作中存在疏忽。此外，圖書(shū)館的管理系統(tǒng)較為簡(jiǎn)單，這就容易使圖書(shū)館的信息化資源、電子資源數(shù)據(jù)等容易丟失，給信息化檔案管理工作增加難度。

三、公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理強(qiáng)化措施

（一）加強(qiáng)公共圖書(shū)館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

為適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，更好的融入21世紀(jì)這個(gè)信息時(shí)代，公共圖書(shū)館管理員應(yīng)向?qū)I(yè)人員請(qǐng)教，加強(qiáng)自身的數(shù)字化信息化建設(shè)，完善信息檔案管理系統(tǒng)，更好的為人民群眾服務(wù)。加強(qiáng)現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，完善資源共享平臺(tái)的建設(shè)，讓圖書(shū)館跟上時(shí)代的步伐，這不僅僅是一個(gè)圖書(shū)館進(jìn)步，這是整個(gè)圖書(shū)館管理行業(yè)的進(jìn)步。在推進(jìn)信息化的同時(shí)，也要注意信息安全化的問(wèn)題，管理人員實(shí)行專人專職專責(zé)，每次登入系統(tǒng)是要進(jìn)行身份驗(yàn)證，每次信息更新時(shí)要進(jìn)行異地?cái)?shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失。檔案也要更加詳細(xì)仔細(xì)的進(jìn)行分類，每分檔案可擁有多個(gè)身份標(biāo)簽，減小圖書(shū)檢索時(shí)的難度。這些措施都是為了促進(jìn)圖書(shū)館管理工作的進(jìn)步，讓檔案管理完整、清晰、規(guī)范、易查找，更好的滿足社會(huì)全方面的需要。

（二）完善公共圖書(shū)館檔案管理工作的制度

工作管理制度對(duì)于一個(gè)公司、一個(gè)集體來(lái)說(shuō)是非常重要的。俗語(yǔ)說(shuō)“磨刀不誤砍柴工”，當(dāng)擁有一個(gè)良好、健全的管理制度時(shí)，管理工作變得井井有條，各個(gè)環(huán)節(jié)清晰明了，當(dāng)發(fā)生問(wèn)題時(shí)能及時(shí)察覺(jué)并改正。除此外，要建立統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，首先要明確人員的部署、分工。將傳統(tǒng)的分散制度改為專人專職，以檔案分類為界限進(jìn)行工作分配，并落實(shí)好責(zé)任的劃分以及獎(jiǎng)懲條件，減少未來(lái)員工間的矛盾。職位晉升與實(shí)際管理成果掛鉤，促進(jìn)管理人員的積極性，讓他們能放更多的注意力到檔案管理上，只有與切身利益相關(guān)了，才會(huì)積極主動(dòng)的去提升自己。并且，有基層崗位工作的經(jīng)歷，在領(lǐng)導(dǎo)指揮時(shí)才能更加準(zhǔn)確、切實(shí)的選擇發(fā)展方向，真正意義上的促進(jìn)圖書(shū)館的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)公共圖書(shū)館檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)定期聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)圖書(shū)館管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的計(jì)算機(jī)技能、信息化系統(tǒng)使用、檔案管理等職業(yè)技能培訓(xùn)，能對(duì)相關(guān)儀器設(shè)備有深入的了解，保證儀器設(shè)備日常的正常工作和定期的維護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能積極參與解決問(wèn)題。定期開(kāi)展講座，加強(qiáng)檔案管理人員圖書(shū)館學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，再與實(shí)際相結(jié)合，聯(lián)合運(yùn)用。與其他圖書(shū)館開(kāi)展檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，向優(yōu)秀的人學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。積極接納圖書(shū)管理專業(yè)學(xué)生實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)檔案管理是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的工作，公共圖書(shū)館檔案管理不僅僅是管理圖書(shū)資料的收集，還有更深層次的安排和管理。且圖書(shū)館日常工作任務(wù)龐大，事情瑣碎，需要有統(tǒng)一的管理制度和良好的秩序，工作任務(wù)交接到位，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)信息等。時(shí)代在進(jìn)步，檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)公共圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理信息化，對(duì)多方面都是有利的，因?yàn)楣矆D書(shū)館存在的目的與意義就是為人民服務(wù)，提升國(guó)民知識(shí)水平。因此，對(duì)檔案管理員的專業(yè)知識(shí)水平和職業(yè)技能有較高的要求，需要他們不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，提高職業(yè)素養(yǎng)，提升圖書(shū)館的工作秩序。

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